Votre guide ultime pour la gestion des métadonnées d'entreprise 

Qu'il s'agisse de documents uniques ou de bibliothèques de ressources étendues, les métadonnées sont partout dans l'entreprise. Elles comprennent toutes les informations qui fournissent le contexte, la signification et la structure de vos données, ce qui facilite leur gestion et leur interprétation. Vous pouvez avoir des métadonnées dans différentes catégories et différents formats, mais leur localisation peut être aussi difficile que de trouver une aiguille dans une botte de foin. 

Selon le rapport State of Data and Analytics de Salesforce, un pourcentage stupéfiant de 94% des dirigeants d'entreprise estiment que leurs organisations devraient tirer davantage de valeur de leurs données. Mais l'intelligence artificielle (IA) modifie la façon dont les entreprises utilisent leurs informations en exploitant les métadonnées pour extraire des informations à partir de documents et de fichiers dans le cloud. 

Voyons comment l'IA utilise les métadonnées pour alimenter vos stratégies d'entreprise avec des informations précieuses. Notre guide présente les meilleures pratiques de gestion des métadonnées d'entreprise pour faciliter l'accès à votre contenu, améliorer la qualité de vos informations et optimiser le cycle de vie de vos données grâce à la puissance de l'IA. 

Qu'est-ce que la gestion des métadonnées? 

La gestion des métadonnées est un ensemble de processus et de stratégies systématiques pour la capture, le stockage, l'organisation et la maintenance des métadonnées que possède votre entreprise. L'objectif est de s'assurer que les métadonnées sont exactes, cohérentes et facilement accessibles, ce qui est essentiel pour optimiser les flux de travail et extraire la valeur de vos données non structurées. 

Vous pouvez classer les métadonnées dans plusieurs formulaires, chacun ayant un objectif différent pour décrire, gérer et utiliser efficacement les données.  

• Métadonnées descriptives: informations de base décrivant le contenu d'une ressource de données, telles que les titres, les mots-clés, les résumés et les balises. 
• Métadonnées structurelles: structure et organisation d'un fichier ou d'un document, y compris le format, la taille et le nombre de pages. 
• Métadonnées administratives: informations sur un contenu, telles que ses dates de création et de modification, les informations de copyright et les droits d'accès. 
• Métadonnées techniques: aspects techniques des données, indiquant le format de compression, le type de fichier, l'encodage, la version du logiciel et la résolution. 

Ne confondez pas les métadonnées avec un catalogue de données. 

Il n'est pas rare d'associer la gestion des métadonnées à l'idée de créer un inventaire consultable de ressources de données, comme lorsque vous recherchez un livre dans un système de bibliothèque. Cependant, les catalogues de données et la gestion des métadonnées ont des objectifs légèrement différents.  

• Un catalogue de données se concentre spécifiquement sur la découverte, l'accès et la compréhension des données. 
• La gestion des métadonnées couvre l'ensemble du cycle de vie des métadonnées, de la création à la maintenance. Il s'agit d'une discipline plus large qui peut inclure un catalogue de données comme l'un de ses composants. 

Pour comprendre la différence, imaginez un établissement de santé qui possède des dossiers patient complets, extrait des informations de la recherche médicale et doit se conformer à des réglementations telles que la loi HIPAA. Dans ce cas, un catalogue de données ne serait capable que d'organiser et d'indexer les informations, tandis que la solution de gestion des métadonnées offrirait des outils intégrés pour la découverte, le stockage, la protection, la confidentialité et le partage continus des données. 

Avantages de la gestion des métadonnées pour les entreprises 

En fournissant du contexte, de la structure et du sens à votre contenu par le biais de métadonnées, vous organisez, localisez et utilisez efficacement vos informations, en obtenant des informations à partir de contenus tels que des rapports, des contrats ou des directives opérationnelles. 

La mise en œuvre de la gestion des métadonnées vous permet de: 

• Améliorer la découverte du contenu: un livre blanc IDC parrainé par Box révèle que 90% des informations générées par les entreprises ne sont pas structurées et sont souvent cloisonnées entre les systèmes. En étiquetant le contenu avec des mots-clés, des catégories et des descriptions pertinents sur une plateforme centralisée, vous pouvez localiser des documents et des fichiers plus facilement, ce qui vous permet de gagner du temps et d'obtenir des résultats plus précis. 
• Améliorer la qualité des données: des métadonnées précises garantissent que les données que vous utilisez pour la prise de décision sont fiables et à jour. La gestion des métadonnées implique de définir des normes pour la description et le stockage des données, ce qui permet d'identifier et de corriger les erreurs ou les incohérences dans votre contenu. 
• Renforcement de la sécurité de l'information et de la conformité: les réglementations telles que le RGPD et le CCPA exigent une documentation détaillée des sources de données, de l'usage et de l'accès. Les outils de gestion des métadonnées d'entreprise offrent des pistes d'audit pour assurer la conformité à ces réglementations. De plus, ils vous permettent de définir qui peut accéder à des fichiers spécifiques, ce qui vous aide à appliquer des stratégies de sécurité et à protéger les informations sensibles. 
• Optimiser la gestion du cycle de vie des données: les métadonnées offrent une vue complète de vos ressources de données, ce qui vous permet d'automatiser les workflows, de garantir des mises à jour en temps voulu et de prendre des décisions éclairées en matière de conservation ou de suppression des données. En gérant et en utilisant les métadonnées, vous pouvez optimiser les ressources de stockage, réduire le risque d'informations obsolètes et rationaliser l'ensemble du cycle de vie des données, de la création à l'archivage ou à la suppression. 

Les 8 meilleures pratiques de gestion des métadonnées pour les entreprises 

Voici les huit meilleures pratiques en matière de gestion des métadonnées pour vous aider à optimiser vos efforts et à exploiter efficacement la valeur de vos données. 

1. Développez une stratégie complète de gestion des métadonnées d'entreprise 

Imaginez une grande entreprise de médias produisant des articles d'actualité, des vidéos et des podcasts, avec des équipes distinctes gérant les travaux éditoriaux, la production multimédia et la distribution de contenu. Sans une stratégie de gestion des métadonnées d'entreprise cohérente, ces domaines peuvent utiliser des formats incohérents pour organiser leur contenu, ce qui rend difficile la collecte d'informations pertinentes pour les équipes, car les métadonnées ne sont pas normalisées ni facilement consultables. 

Commencez par concevoir une feuille de route qui décrit les objectifs, les parties prenantes clés, les processus et la manière dont les métadonnées s'alignent avec eux. Tenez compte des facteurs suivants: 

• Volume et diversité des données: la quantité et la diversité des données influencent les outils et processus de gestion des métadonnées. 
• Modèles d'utilisation des données: comprendre comment les données sont utilisées au sein de l'entreprise permet d'identifier les attributs de métadonnées les plus critiques. 
• Sources de données: les sources de données, telles que les systèmes de stockage cloud et les bases de données externes, déterminent la manière dont vous collectez et organisez les métadonnées. 
• Systèmes et technologies existants: la compatibilité de vos systèmes et technologies actuels avec les logiciels de gestion des métadonnées détermine leur facilité d'intégration et leur potentiel d'amélioration des flux de travail existants. 
   

2. Mettez en œuvre un référentiel de métadonnées centralisé 

La consolidation des métadonnées en un seul endroit permet d'éviter le stockage de plusieurs versions d'un même document à différents emplacements, ce qui peut entraîner des erreurs. 

Choisissez une plateforme de gestion des métadonnées accessible à toutes les parties prenantes et prenant en charge un stockage de données évolutif, en veillant à ce que cette solution puisse s'adapter aux ensembles de données croissants de l'entreprise. Intégrez cet outil à votre logiciel existant pour extraire les métadonnées d'outils tels que CRM et les systèmes de gestion de contenu dans un référentiel unique. Envisagez des solutions qui offrent un contrôle des versions de documents pour suivre les modifications et revenir facilement aux versions précédentes, si nécessaire. 

3. Normalisez les définitions de métadonnées 

La standardisation garantit la cohérence et l'utilisation des métadonnées dans l'ensemble de l'entreprise. Ce processus comprend les étapes suivantes: 

• Création d'une stratégie de gestion des métadonnées: créer une stratégie qui décrit les directives de gestion de vos métadonnées nécessite de définir les rôles des différentes parties prenantes, les types de données d'entreprise et les processus impliqués. 
• Création de schémas de métadonnées: développer des modèles qui dictent la manière dont les métadonnées doivent être organisées et classées afin de faciliter la cohérence des descriptions de données. 
• Définition des normes de gestion des métadonnées: établir des définitions et des formats uniformes pour les champs de métadonnées garantit que tous les services et systèmes utilisent la même langue et structure. 
   

4. Automatisez la collecte et la gestion des métadonnées 

À mesure que vos métadonnées augmentent en volume et en complexité, il vous faut une solution qui automatise leur collecte, leur mise à jour et leur gestion. Le marché de la gestion des métadonnées d'entreprise devrait atteindre 11,63milliards de dollars en2024, avec une croissance prévue de 31,68milliards de dollars d'ici2029, stimulée par le besoin croissant d'automatisation sur plusieurs processus métiers. 

L'IA peut vous aider, car elle automatise les tâches telles que le balisage des données, la classification et l'assurance qualité. Utilisez des outils basés sur l'IA pour les tâches suivantes: 

• Automatisation de l'extraction des métadonnées: l'IA et les algorithmes d'apprentissage automatique peuvent extraire des métadonnées de sources de contenu non structurées telles que des documents et des images. 
• Amélioration de la recherche et de la récupération de métadonnées: intégrée aux technologies comme la génération augmentée par récupération (RAG), l'intelligence artificielle (IA) améliore l'exactitude de vos résultats de recherche pour les ensembles de données volumineux. 
• Optimisation des tâches de routine: l'IA peut automatiser les workflows d'entreprise et rationaliser les processus de gestion des métadonnées, tels que l'identification et la correction des erreurs ou des incohérences dans votre contenu. 

5. Intégrez la gestion des métadonnées à la gouvernance de données 

La gestion des métadonnées fournit la structure et le contexte fondamentaux de la gouvernance de données, ce qui permet de garantir la cohérence des normes, de la conformité et de la qualité au sein de l'entreprise. Par exemple, les entreprises du secteur des sciences de la vie peuvent appliquer des politiques de conservation strictes pour se conformer aux réglementations relatives aux données des essais cliniques. Les métadonnées permettent de gérer et d'appliquer ces règles en suivant les dates de création, de modification et de suppression des données, ce qui vous permet de conserver ou de supprimer des enregistrements conformément aux exigences réglementaires. 

Assurez-vous que vos  règles de gouvernance de données et de gestion des métadonnées soient cohérentes en créant un cadre qui intègre les deux. Votre stratégie doit définir comment les métadonnées prennent en charge les objectifs de gouvernance tels que la qualité des données, la conformité et la sécurité. 

6. Protégez la sécurité et la confidentialité des métadonnées 

Lorsque vous traitez du contenu sensible, tel que des informations personnelles ou des dossiers financiers, vous devez protéger vos données contre tout accès non autorisé et toute éventuelle compromission. En appliquant des mesures de sécurité et de confidentialité telles que le chiffrement des documents avant le partage et la mise en œuvre de contrôles granulaires, vous limitez l'accès à votre contenu sensible et protégez ainsi à la fois les métadonnées et les informations décrites. 

7. Facilitez l'utilisation des données et leur accessibilité 

Des métadonnées accessibles et utilisables permettent aux utilisateurs de trouver et d'utiliser facilement les informations dont ils ont besoin. Vous pouvez créer des modèles de métadonnées, c'est-à-dire des groupements d'attributs qui aident à classer le contenu. Par exemple, l'équipe commerciale d'une entreprise de logiciels peut disposer d'un modèle d'argumentaire qui définit les éléments clés d'une présentation, y compris les métadonnées telles que le public cible, les arguments de vente clés, l'analyse concurrentielle et l'incitation à l'action.  

Cette pratique fournit un cadre cohérent qui facilite la recherche, la récupération et l'interprétation efficaces des informations. Vous pouvez également personnaliser les modèles de métadonnées en fonction des besoins de vos services, ce qui facilite la saisie des données par les membres de votre équipe. 

8. Tirez parti des outils de gestion des métadonnées pour améliorer la visibilité du contenu 

Les équipes qui créent, modifient ou révisent du contenu quotidiennement ont souvent du mal à trouver des informations pertinentes dans les documents et les fichiers. Des outils efficaces de gestion des métadonnées offrent des fonctions avancées de recherche et de filtrage afin que les équipes puissent rapidement localiser les informations dont elles ont besoin, ce qui réduit le temps consacré aux recherches manuelles et améliore la productivité globale. 

Grâce aux solutions basées sur l'IA, votre équipe peut également poser des questions relatives à des documents ou des feuilles de calcul et obtenir des réponses instantanées en fonction des balises et des catégories de métadonnées. Ces plateformes permettent une gestion active des métadonnées, avec une intégration de mises à jour en temps réel et des interactions dynamiques pour s'assurer que les métadonnées restent à jour et accessibles. 

Découvrez comment utiliser l'IA pour les entreprises. 

Dynamisez votre stratégie de gestion des métadonnées d'entreprise avec Box 

Pour mettre en œuvre une stratégie complète de gestion des métadonnées, il vous faut une plateforme centralisée qui vous permette non seulement de collaborer sur vos contenus, mais aussi de les créer, de les stocker et de les classer. C'est ce que Box offre: une solution d'entreprise qui facilite l'intégralité du cycle de vie de vos métadonnées grâce à des workflows automatisés, des fonctionnalités basées sur l'IA et un stockage dans le cloud sécurisé et conforme. 

L'Intelligent Content Cloud vous permet de tirer le meilleur parti de vos métadonnées grâce aux éléments suivants: 

• BoxAI: utilisez l'intelligence artificielle et les modèles d'apprentissage automatique avancés pour poser des questions sur un document ou obtenir des informations à partir d'une feuille de calcul en fonction de vos métadonnées de contenu. 
• Plateformes Box: créez des portails pour centraliser les ressources de contenu et utilisez l'IA pour poser des questions sur plusieurs documents. 
• Box Relay: utilisez vos métadonnées pour signer facilement vos contrats, rationaliser votre processus de révision du contenu et créer des flux de travail en quelques minutes avec des outils et des modèles.  
• API Box: donnez aux développeurs et aux équipes informatiques les moyens de créer et de personnaliser des modèles de métadonnées afin de répondre aux besoins de votre entreprise. 

Contactez-nous pour discuter des solutions de gestion des métadonnées d'entreprise. 

**Bien que nous maintenions notre engagement indéfectible à offrir des produits et des services de première qualité en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conformité, les informations fournies dans cet article de blog n'ont pas valeur d'avis juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable en évaluant la conformité avec les lois applicables.