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gouvernance et conformité

Gestion du cycle de vie du contenu pour réduire les risques pour l'entreprise

 

Gérez la conservation, la protection et l’élimination de vos contenus d’entreprise avec Box Governance. Définissez des politiques de rétention adaptées à vos obligations internes et réglementaires, appliquez-les automatiquement à vos documents, préservez les contenus sensibles en cas de litige et réduisez les risques liés à une conservation excessive ou insuffisante.

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Pourquoi la gouvernance documentaire est-elle un enjeu de conformité ?

La gouvernance documentaire ne consiste pas seulement à stocker des fichiers dans un espace sécurisé. Elle permet de définir combien de temps les documents doivent être conservés, qui peut y accéder, quand ils doivent être archivés, et à quel moment ils peuvent être supprimés de manière défendable.

En France comme dans l’Union européenne, les entreprises doivent composer avec plusieurs exigences. Le RGPD impose notamment un principe de limitation de la conservation : les données personnelles ne doivent pas être conservées indéfiniment et la durée de conservation doit être définie selon la finalité du traitement. Dans le même temps, d’autres textes imposent des durées minimales pour certaines catégories de documents, comme les pièces comptables, les documents fiscaux, les contrats commerciaux, les bulletins de paie ou les registres du personnel.

Cette complexité crée un enjeu opérationnel majeur. Une entreprise doit être capable de conserver certains documents suffisamment longtemps pour répondre à une obligation légale, fiscale, sociale ou réglementaire, tout en supprimant les données qui n’ont plus de justification légitime. Elle doit aussi pouvoir prouver, en cas d’audit, de contrôle ou de litige, que ses règles de conservation sont documentées, appliquées et traçables.

Avec Box Governance, les organisations peuvent transformer leurs règles de conservation en politiques automatisées. Les contenus peuvent être classés, conservés selon une durée définie, placés sous conservation légale si nécessaire, puis supprimés de manière contrôlée lorsque la période de rétention arrive à échéance.

Pourquoi la gouvernance documentaire est-elle un enjeu de conformité ?
Durées de conservation des documents en France

Durées de conservation des documents en France

Les durées de conservation varient selon la nature des documents, le secteur d’activité, le contexte contractuel et les obligations applicables à l’entreprise. Le tableau ci-dessous présente des durées indicatives pour les principales catégories documentaires utilisées par les entreprises en France. Ces durées doivent être validées par les équipes juridiques, conformité, DPO ou records management avant d’être intégrées dans une politique de rétention documentaire.

Icon Arrow White 20x20Voir le tableau de référence

Obligations sectorielles : santé, finance, secteur public

Certaines organisations sont soumises à des obligations de conservation plus strictes que les règles générales applicables aux entreprises. C’est notamment le cas dans les secteurs de la santé, de la finance et du secteur public. 

Box Governance aide les organisations à appliquer des règles différentes selon le type de contenu, le secteur, la classification du document, la métadonnée associée ou l’événement métier déclencheur. Les politiques de conservation peuvent ainsi s’adapter à la diversité des obligations au lieu de reposer sur un calendrier statique difficile à maintenir.

 

Dans le secteur de la santé, les documents peuvent contenir des données personnelles sensibles. Leur conservation doit donc répondre à des exigences fortes en matière de confidentialité, d’accès, de sécurité et de traçabilité. Les organisations doivent être capables de distinguer les documents à conserver pour des raisons légales ou médicales, les données qui doivent être archivées, et celles qui doivent être supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.

Dans les services financiers, les établissements doivent gérer des documents liés à la connaissance client, aux transactions, à la lutte contre le blanchiment, aux contrôles internes, aux réclamations, aux audits et aux inspections de régulateurs. Les durées de conservation ne sont pas uniformes : elles varient selon le type de document, la relation d’affaires, le régime réglementaire applicable et les politiques internes de l’établissement.

Dans le secteur public, la conservation documentaire peut aussi répondre à des règles d’archives publiques, de traçabilité administrative ou de préservation à long terme. Les documents doivent être gouvernés selon leur valeur administrative, juridique, historique ou réglementaire.

Obligations sectorielles : santé, finance, secteur public

Préparer un contrôle CNIL, AMF ou un audit interne sur les durées de conservation

Lors d’un contrôle ou d’un audit, il ne suffit pas d’indiquer qu’une durée de conservation existe. L’entreprise doit pouvoir démontrer que cette durée est justifiée, documentée, appliquée et contrôlée. Une organisation audit-ready doit pouvoir fournir plusieurs éléments : un calendrier de conservation, les règles appliquées à chaque catégorie de document, le propriétaire de la politique, la justification de la durée retenue, les accès autorisés, les éventuelles exceptions, les conservations légales actives et les journaux de suppression ou d’archivage.

Box Governance aide à constituer ce socle de preuve. Les politiques de rétention peuvent être centralisées, appliquées aux contenus concernés et suivies dans le temps. Les équipes juridiques, conformité, sécurité et records management disposent ainsi d’un cadre plus robuste pour répondre aux demandes internes ou externes. Cette traçabilité est essentielle dans trois situations fréquentes : 

  • un contrôle de conformité portant sur les durées de conservation
  • une enquête ou procédure nécessitant la préservation de contenus spécifiques
  • un audit interne visant à vérifier que les documents ne sont ni supprimés trop tôt, ni conservés trop longtemps

En automatisant les règles de conservation et en documentant les actions réalisées, Box Governance permet de réduire les risques liés à une gouvernance documentaire manuelle, fragmentée ou insuffisamment traçable.

Préparer un contrôle CNIL, AMF ou un audit interne sur les durées de conservation
Gérez la conservation des documents de manière proactive

Gérez la conservation des documents de manière proactive

Personnalisez les politiques de conservation en fonction des obligations applicables à votre entreprise, de vos règles internes et de vos processus métiers. Box Governance vous permet de définir des plannings de conservation flexibles, de les appliquer aux contenus concernés et de les ajuster lorsque votre environnement réglementaire ou vos politiques internes évoluent. 
La conservation basée sur les événements applique automatiquement des politiques à partir de moments clés du cycle de vie documentaire, comme le départ d’un employé, la fin d’un contrat ou la clôture d’un dossier. Les organisations peuvent ainsi éviter de conserver indéfiniment des contenus qui n’ont plus de justification, tout en s’assurant que les documents soumis à une obligation de conservation restent protégés pendant la durée requise.

Préservez les contenus en cas de litige avec la conservation légale

Préservez les contenus en cas de litige avec la conservation légale

Lorsqu’un litige, une enquête ou une demande de preuve électronique survient, les contenus pertinents doivent être préservés immédiatement. La conservation légale de Box Governance permet de conserver les documents liés à une affaire, un utilisateur ou un dossier pendant une période définie ou jusqu’au terme de la procédure. Les contenus placés sous conservation légale restent disponibles pour les examens juridiques et les processus d’eDiscovery, tout en étant protégés contre une suppression accidentelle ou prématurée. Cette approche aide les équipes juridiques à préserver les preuves nécessaires sans bloquer l’ensemble de l’environnement documentaire.

Éliminez efficacement les contenus arrivés à échéance

Éliminez efficacement les contenus arrivés à échéance

La suppression des contenus est une étape essentielle de la gouvernance documentaire. Conserver trop longtemps des documents inutiles augmente les risques de sécurité, de confidentialité, de non-conformité et de coûts opérationnels. Box Governance permet de gérer l’élimination des contenus de manière contrôlée. Les politiques de conservation peuvent prévoir la suppression ou l’élimination des fichiers une fois la durée atteinte, sous réserve des éventuelles conservations légales ou exceptions applicables. Les contrôles avancés de la corbeille permettent également de définir qui peut supprimer définitivement certains contenus et dans quelles conditions. Cette approche aide les entreprises à maintenir un équilibre entre conservation obligatoire, réduction des risques et maîtrise du cycle de vie du contenu.

Fonctions
clés

Politiques de conservation

Définissez des politiques de conservation et de suppression au niveau global, au niveau du dossier, du fichier ou via des métadonnées. Les règles peuvent être adaptées aux catégories documentaires, aux obligations réglementaires et aux processus internes.

Conservation légale

Préservez les contenus nécessaires en cas de litige, d’enquête ou d’audit. Les documents concernés peuvent être conservés pendant une durée définie ou jusqu’à la clôture de l’affaire.

Contrôles avancés de la corbeille

Définissez les personnes autorisées à vider définitivement la corbeille et réduisez les risques de suppression non contrôlée.

Conservation basée sur un évènement

Appliquez automatiquement une politique de conservation à partir d’un événement métier : fin de contrat, départ d’un collaborateur, clôture d’un dossier ou autre date clé.

Modification des politiques de conservation

Adaptez vos politiques lorsque les exigences réglementaires, les processus internes ou les besoins de gouvernance évoluent.

Versions illimitées de fichiers

Conservez l’historique des versions de vos fichiers afin de restaurer, contrôler ou examiner les contenus précédents lorsque cela est nécessaire.

FAQ

Prêt à renforcer votre gouvernance documentaire ?

Avec Box Governance, appliquez des politiques de conservation cohérentes, préservez les contenus nécessaires en cas de litige et éliminez les documents arrivés à échéance de manière contrôlée. Réduisez les risques liés à la conservation excessive, améliorez votre préparation aux audits et gardez le contrôle sur le cycle de vie de vos contenus d’entreprise.

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