Guide des workflows de contenu pilotés par l'IA

Si vous observez la manière dont les grandes entreprises gèrent l'information aujourd'hui, vous remarquerez probablement un schéma récurrent : à mesure que le volume de contenu augmente, le maintenir organisé et sécurisé devient un véritable défi. L’Association for Intelligent Information Management (AIIM) a constaté que 85 % des entreprises gèrent plus d’un million de documents et de fichiers. Cela représente un coût élevé, surtout si vous dépendez de tâches manuelles comme le suivi des validations de documents et des mises à jour.

L'IA apporte structure et rapidité à vos workflows de contenu, vous aidant à gérer de très grands volumes de fichiers à grande échelle. Découvrez comment utiliser cette technologie pour réduire les erreurs liées aux processus manuels et diminuer les coûts de gouvernance des données.

Points forts :

• Un workflow de contenu alimenté par l'IA utilise l'IA pour automatiser et optimiser les tâches liées au contenu, améliorer l'efficacité et fournir des données précises tout au long du processus
• Les entreprises intègrent l'IA dans les workflows de gestion de contenu pour moderniser des processus chronophages et faciliter l'exploitation des données
• Lors du choix d'outils de workflow de contenu basés sur l'IA, recherchez des fonctionnalités d'automatisation et d'extraction de données afin d'accélérer les validations de documents et de récupérer des informations sans saisie manuelle
• Avec Box, la plateforme Intelligent Content Management principale, vous pouvez automatiser les workflows de contenu grâce à l'IA, collaborer en toute sécurité et exploiter les informations issues des données de votre entreprise, le tout dans un emplacement centralisé

Qu'est-ce qu'un workflow de contenu alimenté par l'IA ?

Un workflow de contenu alimenté par l'IA est une approche qui utilise des technologies d'intelligence artificielle pour simplifier et moderniser la gestion de contenu. Il repose sur des algorithmes d'apprentissage automatique, le traitement du langage naturel et l'automatisation intelligente pour prendre en charge des tâches comme :

• Catégorisation des documentsautomatisée
• Extraction intelligente des données et étiquetage
• Génération de documents et personnalisation
• Routage intelligent du contenu pour révision ou validation
• Synthèse par IA
• Génération d'insights basés sur les données
• Découverte et récupération de contenus alimentées par l'IA

Vous pouvez soit combiner ces tâches dans un seul workflow, soit les utiliser pour répondre à des besoins spécifiques. Par exemple, une équipe juridique peut simplifier un workflow de gestion des contrats en générant automatiquement des brouillons, en insérant des informations clés et en routant les documents pour révision et signature. Une équipe des sciences de la vie cherchant des données issues de multiples articles de recherche peut solliciter l'IA pour faire ressortir rapidement les réponses pertinentes.

Dans chaque secteur et chaque ligne métier, il existe des workflows qui pourraient être rendus plus efficaces grâce à l'IA, et moins fastidieux pour les équipes humaines.

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Composants clés des workflows de gestion de contenu alimentés par l'IA

Les principaux composants des workflows de gestion de contenu basés sur l'IA sont :

• Un référentiel de données centralisé : la source d'information, telle qu'un système de gestion documentaire ou une plateforme Intelligent Content Management, contenant tous les fichiers et données accessibles pour le traitement par l'IA
• Des systèmes d'IA et d'automatisation : des technologies capables d'interpréter le contenu, d'appliquer des métadonnées (données sur les données, comme l'auteur, la date de création ou des mots-clés) ou de déclencher des actions tout au long du workflow
• Une supervision humaine : des personnes chargées de valider les résultats fournis par l'IA, de gérer les exceptions et d'affiner les performances des modèles

Comprendre le cycle d'un  workflow de contenu alimenté par l'IA

Un rapport d'Asana indique qu'en moyenne, les travailleurs utilisent l'IA pour cinq usages différents. Les cas d'utilisation les plus courants incluent : la rédaction d'e-mails, la synthèse d'informations, la génération de contenu, la rédaction technique, l'idéation. Toutes ces tâches s'inscrivent dans un workflow de contenu alimenté par l'IA.

Mais peu importe les tâches ou les processus que vous choisissez d'améliorer avec cette technologie, le cycle typique suit les mêmes étapes clés : déclenchement, routage, révision, validation et finalisation.

Voici comment fonctionne un workflow de contenu basé sur l'IA, du début à la fin :

1. Déclenchement (Trigger) : pour démarrer un workflow, il faut un événement ou une condition qui active le modèle d'IA ; par exemple, le téléchargement d'un document, la soumission d'un formulaire ou une action planifiée comme le traitement automatique des factures
2. Routage et attribution : en fonction du type de document et des métadonnées, l'IA attribue une tâche à une équipe, une personne ou un système automatisé (comme un agent d'IA) qui prendra en charge l'étape suivante
3. Révision et collaboration : même si une tâche est exécutée via un système de workflow alimenté par l'IA, une étape d'intervention humaine est souvent nécessaire, en particulier pour les contenus sensibles ou à forte valeur, par exemple, lorsqu'un agent de crédit vérifie les informations d'une demande avant validation
4. Approbation et résolution des problèmes : les outils d'IA peuvent signaler les informations manquantes ou les incohérences (par exemple lors du contrôle d'une facture ou du respect d'un format requis) avant d'envoyer le contenu pour validation finale
5. Finalisation et validation : une fois approuvé, le flux de travail de contenu prend fin, et l'IA informe toutes les parties que les tâches respectent les normes requises

Découvrez tout ce que vous pouvez accomplir grâce à l'automatisation des flux de travail alimentée par l'IA dans votre entreprise.

Pourquoi les entreprises utilisent l'IA dans les flux de travail de gestion de contenu

Un livre blanc d'Enterprise Strategy Group, commandé par Box, révèle que la principale raison pour laquelle les organisations mettent en œuvre l'IA générative est d'améliorer ou d'automatiser les flux de travail et les processus. Parmi les répondants, 72 % ont constaté des résultats de leurs initiatives en matière d'IA en seulement trois mois.

L'IA générative réduit le temps que les équipes consacrent à la rédaction, à la relecture et à la recherche d'informations. Parallèlement, elle alimente les flux de travail de contenu numérique en fournissant des analyses de données précises, ce qui permet d'améliorer à la fois l'efficacité opérationnelle et la prise de décision.

Par exemple, s'appuyer sur des outils d'automatisation traditionnels fondés sur des règles prédéfinies peut vite devenir un casse-tête lorsqu'il s'agit de traiter des CV aux mises en page variées. Les recruteurs devraient constamment mettre à jour les règles pour chaque format, ce qui ralentirait le processus de recrutement. Au sein des outils de traitement intelligent des documents, les modèles d'IA peuvent apprendre à extraire des informations à partir de formats textuels variés, en s'adaptant aux styles et aux langues des CV.

Types de flux de contenu basés sur l'IA dans les entreprises

L'IA peut prendre en charge différents types de flux de travail de gestion de contenu d'entreprise. Voici des exemples que vous pouvez intégrer à vos processus.

Découvrez des exemples d'automatisation des flux de travail documentaires.

Quels outils alimentent les flux de contenu basés sur l'IA ?

Les organisations combinent souvent des outils de flux de contenu basés sur l'IA en fonction de leurs besoins. Par exemple, un hôpital peut utiliser des solutions de génération et d’automatisation de documents pour simplifier l’admission des patients et gérer les dossiers efficacement.

Le problème lié à l'utilisation d'outils déconnectés plutôt qu'une plateforme centralisée est que les données finissent dispersées entre les différents systèmes. Et vos informations sensibles circuleront entre ces systèmes, ce qui augmente le risque de failles et de violations des normes de protection des données.

Regrouper les outils dont vous avez besoin en un seul endroit peut simplifier les processus de contenu et renforcer la sécurité des informations.

Comment choisir le bon logiciel de flux de contenu alimenté par l'IA

Le bon logiciel de flux de contenu doit prendre en charge vos applications d'IA, évoluer avec votre entreprise et s'intégrer de manière sécurisée aux outils existants. Lors de l'évaluation des options, voici les éléments à prendre en compte.

1. Automatisation des flux de travail

Vous pouvez adopter des solutions de flux de contenu d'entreprise pour automatiser l'ensemble des processus, du début à la fin, grâce à l'IA. Les fonctionnalités d'automatisation permettent de créer une série d'étapes afin de faire avancer le contenu selon des règles intelligentes. Les plateformes dotées de modèles préconçus permettent à chaque service de personnaliser les flux de travail en fonction de tâches spécifiques et des circuits de validation. 

Par exemple, chaque fois que l'agence partenaire externe soumet une nouvelle ressource créative à votre équipe marketing pour examen, le fichier est automatiquement transmis au responsable design pour validation.

Lancez-vous dans l'automatisation des flux de travail d'entreprise en cinq étapes.

2. Extraction de données clés

L'extraction de données par l'IA identifie et capture automatiquement les informations à partir de fichiers texte, ce qui réduit le risque d'erreurs de saisie et fait gagner du temps lors de la saisie et de la récupération des données. L'IA détecte des modèles à travers différents types de documents, ce qui vous aide, par exemple, à identifier des tendances dans les rapports de performance marketing ou commerciale. Vous pouvez également utiliser l'IA pour signaler des problèmes de conformité lorsque des exigences légales font défaut.

3. Génération de documents

La génération intelligente de documents propose des modèles pour rédiger des contrats, des propositions et des rapports avec une grande agilité. Cette fonctionnalité basée sur l'IA extrait des données de votre référentiel de contenu, tel qu'un stockage de données dans le cloud, et applique des règles de mise en forme prédéfinies afin de simplifier le processus de rédaction.

4. Signatures électroniques

Les signatures électroniques permettent aux parties prenantes de signer des documents numériquement depuis n'importe quel appareil. Des fonctionnalités telles que le chiffrement et les pistes d'audit garantissent la conformité légale, tandis que les notifications automatisées permettent aux flux de validation des contenus de progresser sans retard.

5. Intégration des applications

Grâce à une connectivité native avec vos applications métiers existantes, vos équipes n'ont plus besoin de naviguer entre différentes plateformes pour trouver les informations nécessaires. L’intégration d’applications cloud permet de fluidifier la circulation des données sans interruption en synchronisant les plateformes pour une expérience unifiée.

6. Outils de collaboration

La réussite d'un processus de gestion de contenu dépend de l'efficacité des outils de collaboration. En complément des intégrations, des fonctionnalités telles que le retour d'information en temps réel et le contrôle des versions des documents permettent de supprimer les silos de données et de tenir toutes les parties prenantes informées des mises à jour.

Découvrez les principales fonctionnalités et capacités des outils de collaboration cloud.

7. Sécurité et contrôles de conformité

Des fonctionnalités de sécurité et de conformité de niveau entreprise, telles que l'authentification avancée, le contrôle d'accès granulaire et la classification des données, constituent une base solide pour protéger les informations contre les cyberattaques ciblées ou toute utilisation non autorisée. Ces couches de sécurité vous aident également à respecter les réglementations en matière de protection des données, afin de ne pas risquer d'exposer des informations sensibles tout au long du processus.

Utiliser l'IA dans les processus et flux de contenu : trois questions à se poser

Avant de mettre en œuvre des flux de contenu alimentés par l'IA, examinez attentivement vos processus actuels et vos objectifs. Voici trois questions à garder à l'esprit pour démarrer.

1. Quels sont les principaux défis dans nos flux de gestion de contenu ?

Pour déterminer quelles capacités de l'IA apporteront le plus de valeur à court terme, commencez par identifier vos principaux points de friction. Que les équipes passent trop de temps sur des tâches manuelles ou que des erreurs entraînent des retouches, concentrez-vous d'abord sur les principaux défis. Cette étape vous aide à prioriser des solutions de flux de contenu adaptées à vos besoins et à obtenir rapidement des améliorations concrètes.

2. Quels sont nos principaux types de contenu ?

Les données de votre entreprise sont-elles principalement non structurées (sans format homogène) ou surtout sensibles (ou les deux) ?

Des formats et des niveaux de sensibilité différents nécessitent des capacités d'IA adaptées, allant du traitement des documents à des contrôles de sécurité avancés. Recherchez des outils de flux de contenu basés sur l'IA qui répondent à vos besoins et s'intègrent aux plateformes où ce contenu est déjà hébergé.

3. Quelles étapes de nos flux de contenu sont les plus manuelles ou les plus sujettes aux erreurs ?

Commencez par les étapes où l'IA peut avoir un impact rapide, comme la mise à jour du statut des documents ou l'envoi de notifications à toutes les personnes concernées. Ces étapes ralentissent souvent les équipes ou laissent place à des erreurs humaines. Les automatiser améliore l'efficacité et permet de maintenir la qualité tout au long du flux de travail.

Créez des flux de contenu intelligents avec Box AI

Avec l'IA, vos flux de contenu s'accélèrent et exploitent pleinement le potentiel de vos données. Box, la plateforme Intelligent Content Management principale, vous permet d'accélérer vos processus grâce à l'automatisation des flux de travail, à une collaboration sécurisée et à des analyses basées sur l'IA.

Grâce à Box AI, notre suite de fonctionnalités alimentées par l'IA, vous pouvez extraire des réponses à partir de documents complexes, obtenir rapidement des résumés et générer du nouveau contenu sans quitter votre espace de travail. Vous pouvez également créer des flux de travail intelligents à l'aide de modèles préconçus et d'agents d'IA avancés, en personnalisant les instructions selon vos besoins spécifiques.

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Bien que nous maintenions notre engagement indéfectible à offrir des produits et des services de première qualité en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conformité, les informations fournies dans cet article de blog n'ont pas valeur d'avis juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable en évaluant la conformité avec les lois applicables.