Qu'est-ce que le Digital Asset Management (DAM)?
La gestion des ressources numériques (DAM) est un système qui aide les équipes à organiser efficacement leurs ressources. En fournissant un référentiel centralisé pour l'ensemble du contenu numérique, un DAM facilite la recherche, la distribution des informations et l'accès entre les équipes et les services.
Dans de nombreuses entreprises, les employés passent des heures à créer du contenu qui peut être difficile à retrouver par la suite. Par conséquent, les collaborateurs finissent par recréer des documents qui existent déjà, en manquant des occasions de réutiliser des ressources précieuses.
En gérant correctement les ressources numériques à l'aide d'un logiciel DAM, vous pouvez rationaliser vos flux de travail d'entreprise, réduire le travail inutile et aider les équipes à trouver ce dont elles ont besoin plus rapidement, ce qui vous permet de gagner du temps et d'optimiser la valeur de votre contenu.
Pour vous aider à créer un écosystème en ligne fiable pour votre contenu, examinons le fonctionnement d'un DAM, ses avantages et ses fonctionnalités clés.
Définition de gestion des ressources numériques
La gestion des ressources numériques est le processus systématique de stockage, de gestion, d'organisation, de distribution et de récupération du contenu numérique de votre entreprise pour répondre à vos besoins. Vos ressources peuvent inclure n'importe quel type de document, y compris des fichiers texte et des présentations, ainsi que des fichiers multimédias enrichis tels que des images, des vidéos, du contenu audio, des animations et des graphiques.
La gestion des ressources numériques est le processus d'organisation, de stockage et de récupération des ressources numériques (images, vidéos, documents, etc.) au sein d'une organisation
Digital asset management is the process of organizing, storing, and retrieving digital assets — such as images, videos, documents, and other media — within an organization
Avec la bonne plate-forme, les équipes peuvent exploiter les métadonnées générées par l'IA pour rechercher des ressources numériques. Les ressources peuvent ensuite être partagées avec des utilisateurs à l'intérieur et à l'extérieur d'une entreprise, disposent de plusieurs niveaux d'autorisations sur les fichiers et les dossiers, et ont diverses fonctions. Par exemple:
- Une équipe marketing produit des vidéos, du texte et des images pour différentes campagnes
- Le service des ventes crée des contrats pour conclure des affaires
- Les RH utilisent des fichiers numériques et d'autres documents pour intégrer et former les nouvelles recrues
Les solutions de gestion des ressources fournissent la technologie dont votre équipe a besoin pour stocker, organiser, distribuer et récupérer le contenu de votre entreprise dans un environnement contrôlé unique. L'utilisation d'un DAM rationalise les flux de travail et permet à votre équipe de gagner de nombreuses heures lors du partage, de la collaboration et de la recherche de documents.
Évolution du DAM au fil du temps
Comme tous les autres processus métier, la gestion des ressources numériques a subi de nombreux changements, de l'invention du premier ordinateur professionnel à l'essor de l'intelligence artificielle (IA) dans l'informatique.
Voici un bref historique de l'évolution du DAM.
Le DAM avant Internet
À l'origine, l'invention des ordinateurs de bureau et des bibliothèques sur site pour la gestion des ressources permettait aux entreprises de déplacer des ressources physiques vers des formats numériques. Cette technologie a permis de stocker des fichiers et des documents à l'aide de simples métadonnées et d'une indexation dans des dossiers. La numérisation a facilité la gestion des ressources de l'entreprise, mais le partage de ces ressources avec d'autres personnes restait difficile.
Le DAM après l'invention d'Internet
Internet a permis aux entreprises de partager plus facilement des fichiers en interne et avec les parties prenantes. Bien que cela ait résolu le problème du partage, le processus impliquait généralement d'innombrables e-mails et applications FTP, et l'accès aux fichiers n'était pas sécurisé.
Le DAM à l'ère du cloud computing
Avec l'évolution de la technologie cloud, les équipes peuvent facilement stocker et partager des ressources entre les services et les organisations. La collaboration sécurisée a été simplifiée et les membres de l'équipe peuvent travailler depuis différents périphériques et emplacements, ce qui leur permet de gagner du temps tout en éliminant le casse-tête des e-mails inefficaces.
Le DAM à l'ère des API
Les interfaces de programmation d'applications (API) permettent d'intégrer la gestion des ressources numériques avec d'autres solutions de création de fichiers et de collaboration. Ces intégrations réduisent le besoin de passer d'un outil à l'autre et aident les équipes à créer des fichiers multimédias rapidement et efficacement.
Le DAM à l'ère de l'IA
Lorsqu'elles sont optimisées par l'IA, les solutions de gestion des ressources numériques offrent un traitement intelligent des documents, une reconnaissance multimédia riche comme la reconnaissance vocale et vidéo, ainsi que le référencement croisé des ressources. Le DAM basé sur l'IA peut également fournir des recommandations pour accélérer et optimiser la création et la distribution de contenu, ce qui permet à vos équipes de gagner du temps et de travailler plus efficacement.
Fonctionnement du logiciel DAM
Le logiciel de gestion des ressources numériques aide votre entreprise à gérer le cycle de vie de vos données, de la création au stockage et au partage. Il implique généralement ces six étapes clés.
1. Création de ressources numériques
Les solutions de DAM sont souvent fournies avec des modèles intégrés et s'intègrent à des outils de collaboration sécurisés pour créer des ressources normalisées et consultables sans obliger l'utilisateur à passer d'une fenêtre d'application à une autre.
2. Stockage de ressources numériques
Grâce à la gestion centralisée des ressources, vous conservez une source unique et fiable pour votre contenu. Les systèmes de DAM offrent un stockage sécurisé pour différents types de fichiers et une sauvegarde en ligne pour vous assurer de ne perdre aucune ressource.
3. Organisation et indexation des ressources numériques
Les solutions de gestion des ressources numériques utilisent les métadonnées pour faciliter la recherche des ressources stockées lorsque vous en avez besoin. Les solutions avancées permettent d'attacher automatiquement des métadonnées aux ressources numériques afin de les regrouper et de les indexer dans le système, facilitant ainsi la recherche et la récupération. Les métadonnées peuvent inclure les informations suivantes:
- Types de ressources, tels que le contenu des réseaux sociaux ou les caractéristiques des produits
- Version, par exemple si un document est nouveau ou révisé
- Types de supports, tels que JPEG, vidéo ou diaporama
- Logiciels ou technologies utilisés pour la créer, tels qu'Adobe Photoshop ou Microsoft Word
4. Collaboration autour des ressources numériques
Les solutions de DAM incluent des fonctionnalités telles que les commentaires et le balisage pour faciliter la collaboration entre les membres de votre équipe sur le même document, fichier ou ressource, quel que soit le type de média.
Par exemple, le contrôle de la version des documents permet de s'assurer que les membres de l'équipe reçoivent uniquement la dernière version de chaque ressource. Ainsi, personne ne travaille avec un fichier obsolète ou ne partage des informations incorrectes d'un ancien document.
Grâce à une plate-forme de gestion des ressources numériques, vous obtenez des enregistrements d'historique et d'accès pour un audit efficace du système. Vous pouvez tirer parti des pistes d'audit des documents pour démontrer la conformité aux réglementations en matière de confidentialité dans des secteurs tels que la santé et la finance.
5. Distribution de ressources numériques
Les meilleures plates-formes de DAM facilitent le partage de la dernière version de vos ressources avec d'autres personnes en utilisant les bonnes pratiques de partage de liens. Vous pouvez également intégrer des ressources directement sur votre site Web pour partager la dernière version à chaque fois.
6. Contrôle de l'accès et gouvernance des autorisations
Les systèmes de DAM permettent aux administrateurs de décider qui a accès à quel fichier et à quelle fin. Par exemple, vous pouvez limiter l'accès à l'affichage, à la modification, au téléchargement ou à une combinaison de ces autorisations. En outre, en utilisant des liens avec des dates d'expiration, vous pouvez révoquer des autorisations à tout moment.
Avantages des solutions de gestion des ressources numériques
L'utilisation d'un logiciel de gestion des ressources DAM permet aux équipes de gagner un temps précieux lors de la conclusion d'accords, de l'engagement avec les clients et du lancement de campagnes marketing, et ce n'est que le début.
Voici sept avantages des solutions de gestion des ressources numériques pour votre entreprise.
1. Recherche et récupération rapides de documents
Un système de gestion des ressources numériques utilisant des métadonnées pour indexer et regrouper des fichiers, il est facile de les rechercher et de les trouver en cas de besoin. Cela signifie que les membres de votre équipe passeront moins de temps à chercher des documents et des fichiers, et plus de temps à accomplir des tâches utiles.
Cette facilité de recherche de contenu permet également de réduire les coûts en évitant la duplication des documents ou en recréant ceux qui ne sont pas localisables au sein de votre plate-forme de stockage cloud.
2. Flux de travail simples et rationalisés
La gestion des ressources numériques simplifie les flux de travail en réduisant le temps passé à rechercher des documents, en facilitant leur partage et en garantissant une collaboration sécurisée. Un processus simplifié améliore également la transparence au sein de votre entreprise et élimine les goulots d'étranglement dans le partage de fichiers.
3. Un travail d'équipe plus efficace
Lorsque les membres de votre équipe savent où trouver les documents dont ils ont besoin, ils peuvent travailler plus rapidement et se concentrer sur la conclusion de davantage d'accords, au lieu de perdre du temps à chercher des documents et des fichiers. Une solution DAM qui augmente l'efficacité permet un travail d'équipe et des progrès plus efficaces pour votre entreprise.
4. Amélioration de la conformité aux directives de la marque
Pour augmenter les ventes et améliorer l'expérience client, vous avez besoin d'une gestion efficace de la marque. Un système de gestion des ressources numériques permet de s'assurer que les documents actuels sont disponibles, pour que votre équipe puisse les utiliser. Cela signifie que vos communications marketing, commerciales et d'assistance client sont toujours à jour et en accord avec l'image de marque.
5. Sécurité renforcée
Les solutions avancées de gestion des ressources multimédias offrent des fonctions de sécurité telles que la protection par mot de passe et des contrôles d'accès granulaires qui limitent l'accès à votre bibliothèque de ressources.
Selon le rapport d'IBM sur le coût d'une violation de données, le coût moyen global des violations de données en 2024 a atteint 4,88millions de dollars, soit une augmentation de 10% par rapport à 2023 et le total le plus élevé jamais atteint. Ces mesures permettent de réduire les violations de données et les accès non autorisés.
6. Conversion plus rapide et plus efficace
Si vos équipes marketing et commerciales peuvent facilement trouver et partager du contenu avec des prospects, elles peuvent les convertir plus rapidement (plutôt que de passer des heures à rechercher des documents).
L'augmentation du taux de conversion et l'augmentation du nombre de clients se traduisent par une augmentation du chiffre d'affaires et une amélioration des résultats pour votre marque.
7. Conformité réglementaire facilitée
Étant donné que les plates-formes de DAM fournissent un historique d'accès, un contrôle des versions et des autorisations d'accès granulaires, les industries hautement réglementées telles que la santé et la Fintech peuvent facilement se conformer aux réglementations.
Les autorisations d'accès permettent de contrôler l'accès à la bibliothèque de gestion des ressources numériques de votre entreprise et d'éviter les sanctions en cas de violation des réglementations sur la confidentialité des données. Le chiffrement des fichiers, l'authentification multifactorielle (MFA) et d'autres fonctionnalités de partage sécurisé renforcent la sécurité tout en prenant en charge les exigences de conformité du secteur.
Défis courants liés à la gestion des ressources numériques
La gestion des ressources sans logiciel de DAM peut poser des problèmes aux entreprises de toutes tailles.
- Difficulté à accéder aux ressources numériques: Une solution de gestion des ressources offre de solides fonctionnalités de métadonnées et des outils pour rechercher et prévisualiser les ressources multimédias. Sans cela, votre équipe pourrait avoir du mal à localiser les fichiers, retarder des décisions critiques, ralentir la progression des clients dans votre tunnel de conversion et compromettre la conclusion des accords.
- Perte de temps et de ressources: Une étude de Gartner a révélé que 47% des travailleurs numériques ont du mal à trouver les informations dont ils ont besoin pour accomplir efficacement leu travail. Si les membres de votre équipe doivent recréer des fichiers perdus, ils perdent du temps qui pourrait être mieux consacré à d'autres activités.
- Silos d'informations déconnectés: Si vous ne disposez pas d'un système DAM pour stocker toutes les ressources numériques et y accéder, différentes équipes et différents services finissent par stocker leurs fichiers et documents dans des emplacements de stockage distincts et non intégrables. Cette déconnexion crée des obstacles importants à l'efficacité de la communication et de la collaboration au sein de l'équipe.
- Aucune source unique de vérité sur le contenu métier: Sans référentiel unifié pour toutes les ressources numériques de votre entreprise, vous pouvez avoir des documents en double dans différents emplacements de stockage. Cette fragmentation entraîne des conflits d'informations commerciales, une communication non fidèle à la marque et un accès non contrôlé à vos fichiers.
Ce qu'il faut rechercher dans une plate-forme de DAM
Le choix de la meilleure plate-forme de gestion des ressources multimédias pour votre entreprise dépend des besoins de votre entreprise, des objectifs de mise en œuvre, de la taille de vos équipes, des types de ressources que vous créez et des réglementations de votre secteur.
Lorsque vous choisissez un logiciel de DAM pour votre entreprise, recherchez ces fonctionnalités.
- Prise en charge complète des ressources du cycle de vie: Le déplacement de fichiers d'une application à une autre pourrait compromettre leur sécurité et leur intégrité. Il est donc idéal de disposer d'un emplacement unique pour créer, modifier et partager des ressources.
- Stockage dans le cloud évolutif: Une solution fiable devrait stocker vos ressources DAM de manière sécurisée avec des sauvegardes, en s'adaptant à vos besoins tout en offrant de la flexibilité et une performance de stockage optimale.
- Capacité de recherche robuste: Votre logiciel de DAM doit offrir des fonctionnalités de recherche qui vous permettent d'indexer et de rechercher facilement des fichiers à l'aide de métadonnées générées par l'IA
- Transfert de fichiers rapide: Votre plate-forme doit vous permettre de transférer rapidement des documents afin qu'ils soient disponibles lorsque les clients et les parties prenantes ont besoin d'informations pour prendre des décisions.
- Contrôle des autorisations: Cette fonction vous permet de contrôler qui a accès à quel document, pour quelle raison et pendant combien de temps, afin de garantir l'intégrité et la sécurité de vos informations.
- Intégration fluide avec les outils existants: Des solutions avec des intégrations simples permettent aux équipes de collaborer sur des fichiers et de travailler de manière fluide avec tout autre logiciel de gestion de contenu ou plate-forme de publication que vous utilisez pour partager du contenu avec des parties prenantes externes.
- Importation et exportation faciles des données: Si vous décidez de changer les outils ou solutions utilisés pour gérer vos ressources numériques, votre système de DAM doit simplifier le processus d'importation et d'exportation de données et de documents.
Utilisez Box pour la gestion des ressources numériques afin d'améliorer la collaboration et la sécurité
Box est la principale plate-forme d'Intelligent Content Management, une solution sécurisée pour la création de contenu, le stockage, le partage et la gestion de vos ressources numériques au même endroit.
Box vous permet également de suivre l'intégralité du cycle de vie de vos ressources, où que vous soyez et sur n'importe quel périphérique. Grâce à une bibliothèque de ressources numériques, vous pouvez organiser vos documents et fichiers multimédias pour rendre le contenu facilement accessible quand vous en avez besoin.
Vous bénéficiez également de fonctions de sécurité et de conformité, telles que le contrôle d'accès granulaire et le chiffrement, qui protègent vos informations sensibles tout en respectant les réglementations spécifiques du secteur. De plus, en intégrant Box avec plus de 1500applications, vous rationalisez les flux de travail et unifiez vos outils préférés, augmentant ainsi la productivité dans les opérations commerciales.
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*Même si nous maintenons notre engagement inébranlable de proposer des produits et des services avec la meilleure protection de la vie privée, de la sécurité et de la conformité, les informations fournies dans cet article de blog ne constituent en aucun cas un conseil juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable lorsqu'ils évaluent la conformité aux lois applicables.