KABOOM! équilibre les chances

Un fonctionnement 100 % collaboratif

Les inégalités systémiques sont un concept assez imprécis. Mais donner accès à un espace de jeu à des enfants est un défi on ne peut plus concret. Le résoudre, c'est l'ambition de l'organisation à but non lucratif KABOOM!, fondée pour s'assurer que chaque enfant ait accès à un espace extérieur sécurisé au sein duquel jouer, apprendre et développer un sentiment d'appartenance. En collaborant avec des partenaires au sein de communautés diverses, l'organisation a construit ou réhabilité plus de 17 000 espaces de jeu, transformant ainsi positivement la vie de près de 12 millions d'enfants.

Bien que son modèle soit adaptable, l'organisation n'a pas de recette miracle. Pour chaque projet, les équipes doivent prendre en compte des facteurs spécifiques. Un espace de jeu au Texas devra être plus ombragé qu'un autre au Dakota du Nord, par exemple. Suite à la fusillade dans une école de la ville en 2022, le terrain de jeu installé à Uvalde (Texas) nécessitait lui aussi une approche bien particulière. (Pour en savoir plus sur la mise en œuvre de cet important projet, cliquez ici.) 

Les valeurs fondamentales d'écoute et de collaboration de cette organisation à but non lucratif doivent être soutenues par les outils et technologies choisis par ses dirigeants. Prenons un exemple. À chaque projet sont associés de nombreux types de contenus non structurés : feuilles de calcul, informations budgétaires, plans détaillés au format PDF et base de données Salesforce qui décrit le projet « de A à Z », nous indique Marc Hutzell, Director of Information Technology chez KABOOM!

Grâce à Box, les employés ont accès à tous ces fichiers et peuvent travailler sur eux à partir de leurs outils natifs tout en s'assurant que le contenu demeure sécurisé et centralisé. M. Hutzell explique que « lorsque des employés travaillent dans Salesforce, ils accèdent en réalité à des enregistrements qui se trouvent dans Box. Pouvoir tout faire au même endroit est vraiment pratique. »

Des intégrations qui fluidifient le travail pour tous

KABOOM! utilise Box depuis une dizaine d'années. Au départ, l'organisation avait choisi l'Intelligent Content Cloud pour se passer des serveurs sur site. Par la suite, cela lui a permis de se développer et de toucher un plus grand nombre de communautés. Au moment de la rédaction de cet article, l'organisation compte 75 employés, qui utilisent tous Box pour partager des contenus et pour collaborer. Autre avantage important : l'organisation recourt énormément aux technologies Microsoft et Salesforce, auxquelles Box s'intègre parfaitement.

Ces intégrations permettent de créer une expérience fluide pour tous les employés, notamment pour :

• Les équipes de gestion de projet qui doivent maintenir une organisation parfaite de leurs documents
• L'équipe financière responsable des budgets
• L'équipe des RH qui l'exploite pour stocker les dossiers du personnel et y accéder
• L'équipe chargée des communications qui a besoin d'un accès continu aux fichiers marketing, internes et externes, de la marque

Pour résumer, et citer M. Hutzell, les intégrations de Box garantissent que « tous les éléments essentiels du travail quotidien sont stockés directement dans Box ».

Économiser et optimiser les flux de travail avec Box Sign

KABOOM! utilise également d'autres outils Box, par exemple, Box Sign. L'équipe informatique utilise d'autres outils de signature électronique, mais la transition vers Box Sign permet à l'organisation de faire des économies. L'équipe financière utilise notamment Box Sign pour l'envoi et l'approbation des factures. Lorsqu'un fournisseur soumet une facture, celle-ci est transmise pour relecture et approbation à la personne pertinente, qui la renvoie ensuite.

« Box Sign est un outil très important pour nous », confie M. Hutzell. « C'est une solution économique, car les autres outils de signature électronique peuvent s'avérer coûteux. »

Assurer une continuité précieuse de l'information dans toute l'organisation

Aujourd'hui, l'équipe technologique de KABOOM! considère Box comme un espace unique et centralisé au sein duquel employés, responsables et dirigeants peuvent accéder aux documents et les modifier simultanément et en temps réel. Marc Hutzell confirme que « Box permet de mettre régulièrement à jour des éléments tels que notre liste d'objectifs, sans avoir à ouvrir de multiples documents ». 

Les économies de temps, et par conséquent d'argent, qui en résultent sont considérables. Pour M. Hutzell, l'un des principaux avantages de Box, c'est que cette solution assure la continuité de l'information : « C'est l'une de nos sources de vérité. Bien qu'elle soit difficile à quantifier, la continuité de l'information est un enjeu critique pour n'importe quelle organisation. Box nous aide à assurer cette continuité. »

Box pour les organisations à but non lucratif

Comme l'indique M. Hutzell, « il n'existe pas deux espaces de jeu identiques. Nous apportons notre expertise, mais c'est seulement en écoutant les principaux intéressés que nous pouvons être sûrs que notre travail répond à leurs besoins. Nous organisons des « journées design », au cours desquelles les enfants dessinent leur espace de jeu rêvé. Nous nous appuyons sur leurs idées pour créer le produit final : ainsi, ils peuvent dire qu'ils ont participé. Ils nous aident à trouver des solutions pour leur communauté. »

À de nombreux égards, les équipes informatiques ont un impact direct sur les missions de leurs organisations à but non lucratif. Pour autant, comme le souligne M. Hutzell, dans d'autres organisations, « le fruit de votre travail n'est pas toujours visible. Mais ici (chez KABOOM!), nous tissons des liens avec les communautés, nous assistons à la construction des terrains de jeux et nous voyons les enfants y jouer. »

« Ce que j'ai toujours apprécié », partage-t-il, « c'est l'ampleur des efforts déployés par Box pour comprendre et accompagner les organisations à but non lucratif. Pratiquement depuis l'origine, ces organisations sont au cœur du modèle économique et de l'assistance proposés par Box. »

Les trois principaux avantages de Box pour KABOOM!, selon Marc Hutzell :

1. Simplicité : « Je peux modifier des documents directement depuis la plateforme. »
2. Intégration : « J'apprécie la fluidité des intégrations avec Microsoft Teams et Salesforce. »
3. Assistance : « L'assistance technique offerte par Box est également excellente. Nous avons eu de très bonnes expériences avec les personnes qui nous ont aidés chez Box. »

 

« Box nous offre un espace unique dans lequel plusieurs personnes peuvent accéder à des documents et les modifier simultanément. C'est une solution centralisée pour nos contenus. »

— Marc Hutzell, Director of Information Technology, KABOOM!