Planification de projet collaborative : 6 meilleures pratiques

Que vous souhaitiez construire un nouveau complexe résidentiel, mettre à jour un logiciel, ou redessiner une marque, vous pouvez toujours bénéficier de la collaboration dès le début de vos projets. Le travail d'équipe facilite l'échange d'idées dans le processus de planification et permet d'identifier les obstacles potentiels avant qu'ils ne compromettent le calendrier, le budget ou la qualité de votre projet.

Il existe des stratégies éprouvées de planification de projet collaborative qui posent les bases de votre prochain lancement. Elles impliquent de vous préparer avec les meilleures pratiques et les outils qui favorisent la communication ouverte, l'efficacité et le partage des connaissances entre les membres de l'équipe. Explorez ces tactiques et découvrez les avantages qu'elles offrent à votre entreprise pour vos projets et équipes.

​Que veut dire collaborer sur un plan de projet ?

Collaborer sur un plan de projet implique de partager la responsabilité de la réussite d'un projet. Il s'agit de réunir les équipes pour recueillir des informations, créer des stratégies et s'aligner sur les objectifs, le périmètre, les livrables et les indicateurs clés de performance (KPI). 

Par rapport aux approches traditionnelles, qui ont une structure de communication plus hiérarchique et des rôles et responsabilités bien définis, la planification collaborative permet aux membres de l'équipe du projet, aux clients et aux autres parties concernées d'apporter leur contribution, favorisant ainsi un sentiment de propriété partagée.

Voici une description des principales différences.

Découvrez tous les avantages des espaces de travail collaboratifs.

L'importance d'un plan de collaboration de projet

Un plan de collaboration de projet peut prendre de nombreuses formes, de la prise en charge des besoins spécifiques d'une équipe marketing pour une campagne à la satisfaction des exigences d'automatisation dans une chaîne de distribution. Mais quel que soit votre secteur d'activité, vos objectifs de projet ou vos contraintes budgétaires, vous pouvez bénéficier d'un travail d'équipe efficace.

La gestion de projet collaborative vous permet de :

• Améliorer la communication et la transparence : selon l'étude réalisée par Grammarly sur l'état des communications professionnelles, les employés passent en moyenne 10,45 heures par semaine en réunion et 5,94 heures par semaine à traiter leurs e-mails. L'alignement des objectifs et des priorités dans le processus de planification donne à votre équipe une vision plus claire du projet à l'avance. Cela permet de réduire la confusion et de gagner du temps sur les clarifications en aval.
• Accroître l'efficacité et l'implication : une enquête menée par Howspace montre que seul un employé sur dix est tout à fait d'accord pour dire que sa voix est entendue sur le lieu de travail. Favoriser une culture de collaboration dans vos projets permet aux employés de contribuer à leurs idées, tout en les motivant. Le travail d'équipe réduit également les retards en gérant les risques potentiels dès le début, ce qui rend les projets plus efficaces et plus rentables.
• Partager facilement les ressources et les informations : dans le cadre de la planification traditionnelle, un chef de projet organise et distribue généralement tous les documents et supports nécessaires à l'équipe, le cas échéant. Alors que cette organisation centralisée peut ralentir le flux d'informations, une approche collaborative permet à tous les membres de créer du nouveau contenu et de partager des vidéos, des images et d'autres ressources d'entreprise, rationalisant alors l'accès aux données pertinentes.

Découvrez le meilleur moyen de partager des fichiers avec les clients.

Meilleures pratiques pour la planification collaborative dans la gestion de projet

Nous pouvons dire que la planification de projet collaborative nécessite sa propre planification, surtout si la communication ou les informations de votre entreprise sont cloisonnées. Un livre blanc IDC parrainé par Box souligne que 90 % du contenu généré par les entreprises n'est pas structuré, ce qui rend difficile sa localisation, sa réutilisation ou son partage entre plusieurs services et équipes.

Pour intégrer les efforts collectifs à votre stratégie, suivez ces six  meilleures pratiques en matière de planification de projet collaborative :

1. Évaluer la façon dont les équipes collaborent sur le lieu de travail

Comprendre l'état actuel de la collaboration vous aide à identifier les lacunes en matière de communication et les compétences nécessaires à une gestion de projet efficace. Créer une feuille de route basée sur des questions telles que :

• Y a-t-il la place pour la communication collaborative sur le lieu de travail ?
• Y a-t-il des difficultés ou des conflits récurrents liés au travail d'équipe ?
• Pouvez-vous identifier les flux de travail à adapter à la planification collaborative ?
• L'entreprise dispose-t-elle de l'infrastructure technologique nécessaire pour favoriser la collaboration d'un personnel réparti sur plusieurs sites ?

Si possible, menez des enquêtes, des entretiens ou des observations pour recueillir des informations sur les styles de communication, les préférences et les défis de l'équipe. Réfléchissez à votre statut actuel de collaboration pour mettre en place des stratégies basées sur les points forts et les opportunités de votre équipe.

2. Rendre les données accessibles

Imaginez que vous êtes à la tête d'un hôpital qui a besoin de stratégies pour renforcer la collaboration dans le domaine de la santé afin d'améliorer la qualité des soins aux patients. Vous disposez d'un grand nombre de ressources, de directives et de références pour commencer à planifier, et vous désignez une équipe pour discuter des idées. Mais votre contenu est perdu quelque part dans le stockage cloud et la localisation des fichiers est une tâche chronophage.

En centralisant vos ressources dans un système de gestion de documents, vous pouvez :

• Organiser le contenu : organisez et balisez vos documents, directives et références pour vous assurer que le contenu pertinent est facilement accessible aux membres de l'équipe lorsqu'ils en ont besoin.
• Impliquer l'équipe dans l'analyse des données : impliquer le groupe dans l'analyse du contenu, ce qui lui permet de recueillir des informations et de sélectionner le contenu qui compte pour le projet.
• Améliorer la recherche d'informations : intégrez l'intelligence artificielle et les outils de génération augmentée par récupération (RAG) à votre plateforme pour localiser facilement des fichiers et poser des questions sur plusieurs documents. 

Vous faites vos débuts avec l'intelligence artificielle ? Découvrez comment utiliser l'IA pour les entreprises.

3. Utilisez des outils de planification de projet collaborative

Vous vous demandez peut-être comment les outils de collaboration peuvent vous aider dans le développement et la planification de projets. Les plateformes de communication en temps réel, de gestion des tâches et de suivi de l'avancement du projet créent un processus de planification plus organisé et transparent. Le logiciel de collaboration de projet fournit une plateforme partagée où les tâches, les délais et les responsabilités sont visibles pour tous les membres de l'équipe.

Commencez par rechercher des outils de planification de projet collaborative sécurisés qui sont conformes aux normes de votre secteur et aux exigences de sécurité des données. Par exemple, les services financiers doivent respecter des réglementations strictes telles que le RGPD et la norme PCI DSS pour garantir la confidentialité des données et protéger les fichiers sensibles. Gardez à l'esprit que la planification de projet nécessite des échanges fréquents d'informations. Choisissez donc une plateforme qui prenne en charge le partage de documents chiffrés, évitant ainsi le risque que des utilisateurs non autorisés accèdent à des documents confidentiels.

Découvrez les principales fonctionnalités et capacités des outils de collaboration dans le cloud.

4. Laissez libre cours à votre créativité

Que vos sessions de planification soient en présentiel, en distanciel ou hybrides, il vous faut des outils de collaboration visuelle pour favoriser l'interaction et la créativité entre les participants. Même si votre projet n'est pas une campagne publicitaire créative ou un nouveau spectacle, vous pouvez toujours utiliser des outils de brainstorming pour réfléchir aux principaux obstacles et y trouver des solutions.

Par exemple, une entreprise de construction confrontée à des retards dus à des pénuries de matériaux pourrait réfléchir à des moyens d'optimiser sa chaîne d'approvisionnement. En visualisant le calendrier sur un logiciel de planification de projet collaborative, l'équipe peut découvrir des opportunités de livraison à flux tendus qui pourraient aider à atténuer l'impact des pénuries et assurer la continuité du projet.

5. Automatisation des flux de travail

Les tâches manuelles sont plus susceptibles de provoquer des retards, des erreurs et des erreurs de communication. Imaginez à quel point le processus de révision du contenu serait difficile pour votre équipe si vous ne pouviez pas modifier un plan de vente simultanément. Il y aurait des dizaines de versions dans votre boîte de réception et quelqu'un pourrait facilement partager la mauvaise version avec la direction ou d'autres parties prenantes du projet.

L'automatisation des flux de travail traite les tâches répétitives, vous libérant ainsi du temps pour vous concentrer sur la qualité des produits livrés. Assurez-vous de :

• Établir des flux de travail clairs pour garantir l'exécution efficace des tâches et éviter les goulots d'étranglement.
• Identifier les processus à automatiser, tels que l'attribution des tâches et le suivi de la progression du projet, et assurez-vous qu'ils correspondent aux besoins de l'équipe. 
• Tirer parti de l'IA pour des tâches telles que la rédaction de documents et la synthèse d'informations.

Découvrez les étapes clés d'une stratégie d'IA d'entreprise réussie.

6. Promouvoir une communication ouverte et la confiance

La collaboration et les compromis dans la planification de projet nécessitent un alignement clair dès le premier jour. Encourager une communication ouverte par le biais de réunions et d'outils de collaboration virtuels favorise un environnement où chaque membre se sent valorisé et entendu, créant ainsi un sentiment de confiance fort.

Selon PwC, 93 % des dirigeants d'entreprise s'accordent à dire que l'établissement et le maintien de la confiance améliorent les résultats. Pour résoudre les problèmes et atteindre des objectifs communs :

• Organisez des entretiens de suivi réguliers
• Établissez des boucles de retour
• Maintenez une communication transparente 
• Faites régulièrement le point sur l'avancement des projets

Planifiez, créez et rationalisez vos projets collaboratifs avec Box

Vous souhaitez encourager les efforts de votre équipe dans vos projets ? Box est une plateforme de gestion de contenu tout-en-un permettant de créer, stocker, organiser et collaborer facilement sur des plans de projet. L'Intelligent Content Cloud permet à plus de 100 000 entreprises de toutes tailles de réfléchir à des solutions, de partager des documents et d'accélérer l'approbation de vos projets les plus importants.

Créez un environnement sécurisé pour la collaboration sur le lieu de travail avec les pratiques suivantes :

• Tableau blanc virtuel : améliorez l'engagement de vos réunions avec Box Canvas. Facilitez la planification, la création et la résolution des problèmes où que vous soyez grâce à des modèles et des fonctions interactives.
• Co-édition en temps réel : Box Notes permet à tout le monde de travailler simultanément sur des documents pour rationaliser vos projets. Nos fonctions de sécurité protègent votre contenu grâce à des contrôles Zero Trust. Vous n'avez donc pas à vous soucier du partage de fichiers avec des partenaires internes ou externes.
• IA de qualité professionnelle : générez du contenu en quelques secondes, localisez les fichiers importants, résumez instantanément le texte et obtenez des réponses rapides basées sur le contenu de vos documents.
• Gestion du contenu : avec Box Hubs, vous pouvez créer des portails de contenu pour chaque projet et tirer parti de l'IA intégrée de Box pour poser des questions dans des notes, des articles, des champs d'application, des rapports et des résumés de réunion.
• Logiciel de gestion de projet : fixez des délais, attribuez de nouvelles tâches et automatisez les activités répétitives pour améliorer le travail d'équipe et augmenter la productivité.
• Intégrations : connectez Box à plus de 1 500 applications pour garantir la sécurité et l'accès à votre contenu ; centralisez vos outils de gestion de projet, vos plateformes de communication et vos suites de productivité pour accroître l'efficacité de la planification à l'exécution.

Contactez-nous pour discuter des solutions qui vous aideront pour votre planification de projets collaborative.

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