Comment choisir le meilleur stockage dans le cloud pour les petites entreprises ?

Lorsque les fichiers sont disséminés entre les ordinateurs portables et les disques externes, la productivité s'effondre. Les équipes peuvent perdre des heures à rechercher le document d'un client, ou pire, être obligées de le redemander, au risque de passer pour mal organisées. Lorsque l'on exploite une petite entreprise avec une équipe informatique réduite, voire inexistante, le manque d'accès centralisé et sécurisé au contenu ralentit le travail et fait peser un risque sur les relations avec les clients, ainsi que sur la croissance.

La recherche de la meilleure solution de stockage dans le cloud pour les petites entreprises n'est plus une affaire de praticité. Les plateformes cloud modernes permettent à votre entreprise de rester organisée, réactive et axée sur les données. Dans cet article, nous allons détailler les facteurs à prendre en compte lors du choix d'un service cloud.

Points forts :

• Le stockage dans le cloud pour les petites entreprises assure l'accessibilité et la sécurité des données, ce qui améliore la productivité de l'équipe et protège les informations sensibles contre les menaces informatiques.
• Certaines fonctionnalités, telles que le stockage évolutif, des contrôles de sécurité renforcés et une tarification transparente, sont des facteurs essentiels à prendre en compte lors du choix de la meilleure solution de stockage dans le cloud pour les petites entreprises, car elles garantissent une croissance sécurisée des données sans coûts surprise.
• Avant de choisir un stockage de données pour petites entreprises, évaluez le volume de vos données, les exigences de conformité et l'adéquation de la solution avec vos flux de travail et votre budget
• Box, leader de l'Intelligent Content Management, propose un stockage dans le cloud sécurisé associé à des outils basés sur l'IA conçus pour simplifier la gestion de données pour les petites entreprises

L'importance du stockage cloud pour les petites entreprises

Selon Salesforce, 48 % des PME utilisent une technologie cloud pour le stockage et la sauvegarde de leurs données. Cependant, la façon dont vous protégez vos données essentielles, des données client aux informations opérationnelles, détermine si votre entreprise gère efficacement ses données, ou est aux prises avec la désorganisation et le risque.

Pourquoi choisir le stockage de fichiers dans le cloud plutôt que les serveurs ou disques durs locaux pour les petites entreprises ? Le stockage dans le cloud centralise et sécurise le stockage, la gestion et l'accès aux fichiers, où que l'on se trouve. Cette flexibilité facilite le télétravail, permet d'automatiser les sauvegardes et permet aux équipes de collaborer sur des documents, en temps réel et sur plusieurs appareils.

Avec le stockage de documents dans le cloud pour les petites entreprises, vous éliminez le coût d'un VPN tout en évitant que quelqu'un travaille sur un fichier obsolète. Contrairement aux serveurs locaux, qui demandent plus de maintenance et sont peu évolutifs, les solutions de stockage dans le cloud s'adaptent facilement à l'évolution de votre équipe ou de vos données. Vous pouvez tirer parti de cette adaptabilité pour rester compétitif en évitant des frais.

Quels sont les facteurs primordiaux dans le choix d'un stockage de fichiers dans le cloud pour les petites entreprises ?

Lors du choix d'un stockage de fichiers dans le cloud pour les petites entreprises, privilégiez une capacité de stockage adaptée au volume de vos données, des fonctionnalités de sécurité et de conformité répondant aux besoins du secteur, ainsi qu'une structure tarifaire qui évolue avec votre équipe, sans coûts cachés.

Découvrez comment ces facteurs vos aident à identifier la solution qui convient à votre petite entreprise.

Capacité de stockage et évolutivité pour les données en croissance

Chaque achat, projet ou tâche administrative génère des données ; le volume de celles-ci augmentant rapidement, les entreprises de toutes tailles optent pour le stockage dans le cloud. Fortune Business Insights associe cette tendance à l'essor des appareils connectés, des fichiers vidéo haute qualité qui prennent plus d'espace, et aux outils basés sur l'IA qui ont besoin d'un accès rapide à l'information.

Lorsque vous recherchez un stockage de documents dans le cloud pour les petites entreprises, demandez-vous pourquoi vous avez besoin de cet espace. Un petit cabinet d'architectes peut avoir besoin d'espace pour stocker des fichiers de CAO très volumineux, tandis qu'un grand cabinet d'avocats manipule des milliers de PDF compacts.

Cela ne se mesure pas qu'en téraoctets d'espace. Si vous prévoyez de vous développer en recrutant ou en ouvrant des services, optez pour une solution que vous permet d'ajuster la capacité de stockage dans le cloud sans difficulté ni coûts inattendus.

Une sécurité et une conformité adaptées à votre secteur

Les contrats et les dossiers des employés sont des fichiers sensibles, car vous êtes responsable du stockage des informations personnelles d'autrui. Pour protéger efficacement ce contenu contre les violations et les pénalités en cas de non-conformité, vous avez besoin d'un système de stockage de fichiers dans le cloud doté du chiffrement intégré, du contrôle granulaire des accès et de journaux d'audit, de sorte que vous n'aurez pas à faire appel à des fournisseurs tiers.

Les enjeux sont encore plus élevés pour certains secteurs, tels que la finance et la santé. Vous avez besoin de contrôles de conformité et de règles strictes de gouvernance des données pour répondre aux exigences réglementaires sans intégration ou solution de contournement supplémentaire.

Structure tarifaire sans frais cachés

Choisir une base de données cloud pour les petites entreprises sur la seule base de son prix peut entraîner des surprises coûteuses à l'avenir. Si vous ne lisez pas les détails, vous risquez de payer des compléments ou d'atteindre des limites qui auront un impact sur vos flux de travail professionnels.

Par exemple, une plateforme proposant un espace illimité à des tarifs étonnamment bas peut rogner sur d'autres aspects, par exemple en limitant les outils de collaboration dans le cloud ou l'assistance. Payer le juste prix pour des outils qui automatisent les tâches et évitent les erreurs est souvent plus rentable à long terme, notamment pour les petites équipes qui ne disposent pas d'une assistance informatique dédiée.

Comment choisir le stockage cloud adapté à votre petite entreprise ?

Trouver le meilleur stockage dans le cloud pour les petites entreprises commence par évaluer vos besoins en capacité, définir vos exigences de sécurité et faire correspondre le tout à vos flux de travail de gestion de contenu actuels.

Procédez comme suit pour choisir une solution cloud qui vous convient aujourd'hui et à l'avenir.

1. Sélectionnez le type de stockage cloud pour petites entreprises adéquat

Avant de vous demander si le stockage dans le cloud est pertinent pour les petites entreprises, tenez compte des différences entre les types de plateforme cloud. Le stockage dans le cloud public est généralement abordable et évolutif, ce qui le rend adapté aux petites entreprises qui ne sont pas soumises à des exigences strictes de contrôle. Les options privées ou hybrides offrent souvent davantage de contrôle pour les secteurs réglementés, mais leurs coûts de configuration et de maintenance sont généralement plus élevés.

Le bon choix dépend de votre budget, de la sensibilité des données, de la taille de l'entreprise et de vos besoins en matière de contrôle.

Lisez notre guide sur les clouds privés, publics et hybrides pour faciliter votre décision.

2. Évaluez la quantité de données que vous générez et leurs formats

L'un des défis fréquents liés à la transformation numérique des petites entreprises consiste à réaliser que vos données sont souvent en silos, fragmentées, et parfois toujours sur papier. Une erreur fréquente des petites entreprises qui choisissent un stockage dans le cloud consiste à ne pas prendre tous les volumes et formats de données en compte.

Optez pour un stockage qui correspond à vos types de données et à vos tâches quotidiennes :

• Vous avez besoin de gérer plusieurs chargements de données et formulaires ? Privilégiez les solutions offrant un traitement intelligent des documents pour automatiser l'extraction des données et améliorer la capacité de recherche.
• Vous gérez des données non structurées dans différents formats ? Optez pour un stockage de documents pour petites entreprises qui utilise l'IA pour classer et organiser automatiquement les fichiers.
• Vous arrive-t-il fréquemment d'envoyer des fichiers vidéo volumineux à vos collègues ? Privilégiez les options de stockage ayant une forte capacité réseau et une synchronisation rapide avec le cloud.

Découvrez le fonctionnement de la synchronisation cloud et son importance pour votre entreprise.

3. Définissez un budget réaliste et ne vous arrêtez pas au prix de base

Lorsque vous étudiez les solutions de stockage de documents dans le cloud pour les petites entreprises, vérifiez que le prix reflète le niveau de performances, de sécurité et d'assistance dont vous avez besoin. Une tarification transparente vous permet d'éviter les frais cachés liés aux limites utilisateur et aux fonctionnalités supplémentaires. La budgétisation à long terme sera plus simple si vous connaissez les coûts à mesure de l'évolution.

4. Recherchez des fonctionnalités basées sur l'IA pour accélérer les processus

Small Business Majority révèle que 69 % des entreprises ont actuellement recours à des technologies d'IA, y compris 52 % des entreprises individuelles. Les raisons de cette adoption sont souvent les mêmes : simplifier les opérations quotidiennes, réduire la quantité de travail manuel et obtenir des informations grâce à l'IA pour prendre de meilleures décisions.

La plateforme Intelligent Content Management intègre le stockage de documents pour les petites entreprises, ainsi que des fonctionnalités d'IA. Vous pouvez donc :

• Extraire des documents pertinents du stockage avec la découverte de contenu basée sur l'IA
• Extraire des données essentielles de contrats ou de factures, y compris les dates, les noms et les chiffres
• Générer des résumés par IA de longs documents en quelques secondes
• Créer des ébauches ou des plans sur la base de contenu stocké et de modèles prédéfinis
• Poser des questions sur les documents stockés et obtenir des réponses en langage naturel
• Simplifier le processus de révision du contenu avec des informations intelligentes
  
   

5. Privilégiez une collaboration sécurisée pour protéger le contenu sensible

L'une des plus importantes bonnes pratiques de gestion de contenu pour les petites entreprises consiste à adopter un stockage dans le cloud qui sécurise la collaboration sans sacrifier la vitesse. Par exemple, si vous dirigez une agence de marketing qui fait appel à des freelances, vous aurez besoin de fonctionnalités de co-édition et de contrôle des versions, non seulement pour éviter les écrasements, mais également pour éviter tout accès non autorisé par des tiers.

Quel que soit le secteur, vous aurez besoin d'outils de collaboration sécurisée pour partager des fichiers avec vos partenaires et vos clients dans le cloud. Prenons l'exemple de la capacité à demander des changements dans un long contrat. Imaginez la charge que représente la gestion de dizaines, voire de centaines de commentaires par e-mail. Outre le temps passé en échange d'e-mails, c'est votre réputation qui est en jeu en cas de perte ou d'exposition de données sensibles au cours du processus.

6. Comparez les plateformes et testez-les avant de vous engager

N'oubliez pas que pour trouver la bonne solution de stockage dans le cloud, il ne suffit pas de consulter une liste de fonctionnalités ou de tarifs. Les avis des utilisateurs peuvent exposer des inconvénients, tels que des interfaces peu ergonomiques, une assistance peu utile ou des coûts cachés apparaissant après l'intégration.

Outre les informations de base, voici les points à rechercher :

• Assistance réactive : lorsque vos données sont inaccessibles, chaque minute compte. Recherchez des fournisseurs qui proposent plusieurs canaux d'assistance avec des temps de réponse raisonnables pendant les heures ouvrées.
• Interface utilisateur simple : votre équipe ne devrait pas avoir besoin d'une formation complète pour accéder à des fichiers et les organiser. Une interface chargée ou peu claire est source d'erreurs et de perte de productivité.
• Essai gratuit : testez toujours la plateforme avec vos propres documents et flux de travail avant de vous engager. Une période d'essai vous permet d'évaluer les performances de la solution en conditions réelles.
• Migration vers le cloud : changer de plateforme peut être coûteux ; assurez-vous donc qu'il existe un moyen simple de déplacer vos fichiers actuels sans temps d'arrêt ni perte de données. Certaines plateformes proposent une migration guidée et des outils qui le font à votre place.

Découvrez commet utiliser un outil de migration de fichiers pour éviter les chargements manuels et les erreurs.

Les solutions de stockage dans le cloud pour les petites entreprises sont-elles sûres ?

Oui, les solutions de stockage dans le cloud pour les petites entreprises peuvent être sûres, mais il faut pour cela choisir un fournisseur qui respecte des normes strictes en matière de protection des données. Si votre service n'offre pas des fonctionnalités telles que le chiffrement des données et le partage de fichiers protégé par mot de passe, vous vous exposez à des risques, notamment lors de la gestion de documents financiers ou d'enregistrements contenant des informations sensibles ou réglementées.

Quel type de risques ? La cybersécurité pour les petites entreprises protège vos opérations contre des menaces telles que les ransomwares, les violations de données et la perte de données, grâce à des contrôles natifs intégrés à la solution de stockage. Par exemple, en cas d'incendie, le stockage dans le cloud facilite la récupération après sinistre en conservant des copies de vos données, sûres et accessibles, pour que vous puissiez reprendre le travail plus rapidement.

Comment utiliser le stockage dans le cloud pour les petites entreprises

Pour tirer le meilleur parti de votre stockage dans le cloud pour les petites entreprises, appliquez ces bonnes pratiques.

• Configurez les autorisations de fichier et de dossier : ne partez pas du principe que tout le monde a besoin d'un accès complet. Définissez des rôles selon ce que chaque membre de l'équipe a besoin de consulter, de partager ou de modifier. Plus le nombre d'utilisateurs ayant accès au fichier est grand, plus le risque d'exposer des données confidentielles ou d'introduire des modifications accidentelles nuisant à leur exactitude est grand.
• Catégorisez les documents : organisez les fichiers par projet, client ou tout autre critère pertinent pour le service. Une structure de fichiers et de dossiers claire permet aux équipes de trouver plus rapidement ce dont elles ont besoin, et permet aux IA de trouver plus rapidement des réponses pertinentes dans les documents.
• Connectez le stockage à vos outils : le meilleur stockage dans le cloud pour les petites entreprises est celui qui s'adapte à votre flux de travail actuel, sans le remplacer. Se connecte-t-il à vos logiciels de gestion de projets en ligne, à vos outils de communication ou aux applications de collaboration que votre équipe utilise ? Un système déconnecté crée de la friction et des erreurs, en raison de conflits de version ou de mises à jour manquées.
• Sauvegardez les données : même dans le cloud, les sauvegardes sont importantes. Personne ne veut prendre le risque qu'une catastrophe ou une cyberattaque fasse disparaître les fichiers. Un calendrier de sauvegarde fiable (idéalement automatisé) évite les pertes de données et facilite une récupération rapide en cas d'incident.

Lisez notre guide sur la sauvegarde dans le cloud pour les petites entreprises.

Quel est le meilleur stockage dans le cloud pour les petites entreprises ?

La meilleure plateforme de stockage dans le cloud pour les petites entreprises est celle qui équilibre capacité et évolutivité fluide, pour que vous ne manquiez jamais d'espace quand le volume de vos données augmente. Vous devez également vous assurer que la solution choisie :

• Inclut des contrôles de sécurité renforcés pour la protection des données et la conformité
• S'intègre aux outils existants, y compris les systèmes CRM, ERP et de gestion de projets
• Facilite la collaboration n'importe où
• Automatise les sauvegardes pour empêcher la perte de données

Obtenez davantage de votre stockage de fichiers pour les petites entreprises avec Box

Box fournit à votre petite entreprise une seule plateforme sécurisée pour gérer, stocker et collaborer sur votre contenu de façon centralisée. En tant que leader de l'Intelligent Content Management, nous exploitons la puissance de l'IA pour automatiser les flux de travail, dégager des informations de vos données et mieux exploiter vos fichiers.

Notre stockage de données dans le cloud pour les entreprises vous offre des capacités illimitées et une suite de fonctionnalités d'IA qui permettent d'extraire des documents et des informations essentielles de vos fichiers. Partagez des fichiers et collaborez en toute simplicité avec votre équipe, vos clients et vos fournisseurs sur tous les appareils, tout en gardant un contrôle total sur vos documents.

En outre, grâce aux signatures électroniques illimitées incluses avec Box Sign, vous n'avez pas à payer davantage pour signer rapidement vos contrats. Vous pouvez également intégrer notre plateforme à plus de 1 500 applications fiables telles que Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce et bien d'autres. Ainsi, les données circulent entre vos outils et les équipes peuvent continuer à progresser sur les projets.

Contactez-nous et découvrez pourquoi Box est le meilleur stockage dans le cloud pour les petites entreprises qui ont besoin d'efficacité et de sécurité des données.

*Bien que nous maintenions notre engagement indéfectible à offrir des produits et des services de première qualité en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conformité, les informations fournies dans cet article de blog n'ont pas valeur d'avis juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable en évaluant la conformité avec les lois applicables.