Formation de mentors pour les jeunes filles autochtones mayas défavorisées du Yucatan, au Mexique. Meilleure disponibilité du lait maternel pour les nourrissons vulnérables dans les unités de soins intensifs néonatals du Mississippi. Renforcement du soutien à l'entrepreneuriat pour les familles à faible revenu de la Nation navajo. Ce ne sont que quelques exemples de fonds que la fondation W.K. Kellogg a accordés dans sa quête pour soutenir les enfants, les familles et la communauté. Depuis 1930, cet organisme fondé par W.K. Kellogg, pionnier des céréales pour petit-déjeuner, s'efforce d'apporter des changements par l'octroi de subventions, l'investissement d'impact, le réseautage et le rassemblement. 

Aujourd'hui, la fondation W.K. Kellogg compte environ 200 employés et exerce ses activités dans six localités principales, notamment le site original de Battle Creek, au Michigan, ainsi que dans le Mississippi, le Nouveau-Mexique, la Nouvelle-Orléans, Haïti et certaines parties du Mexique. À chacun de ces endroits, le niveau de pauvreté est élevé et les ressources sont faibles, mais il existe des perspectives d'amélioration.

Dan Ryan, Directeur informatique de la fondation W.K. Kellogg a longtemps travaillé dans l'administration locale avant de se tourner vers une organisation internationale à but non lucratif. Il y a vu une occasion d'étendre son rôle de catalyseur du changement social positif à une plus grande échelle. Le travail de Ryan consiste à fournir au personnel dispersé de la fondation les outils technologiques dont ils ont besoin pour collaborer au-delà des frontières géographiques. Il voit la technologie comme un moyen d'aider les gens à atteindre les objectifs de la fondation de façon plus efficace possible. 

La quête de Ryan visant à trouver les bons outils l'a mené à la solution Cloud Content Management de Box.

« Lorsqu'on travaille avec 200 personnes très intelligentes qui veulent être aussi efficaces que possible, on se rend très vite compte du retard technologique auquel on est confronté. »

Ryan, Directeur informatique, Fondation W.K. Kellogg

Éliminer l'informatique fantôme

Il y a quelques années, le répertoire partagé de la fondation W.K. Kellogg se remplissait rapidement. À peu près à la même époque, Dan Ryan remarquait une tendance au sein du personnel dispersé : une attente de mobilité. Le logiciel de gestion de contenu existant ne prenait pas en charge le partage mobile ni la gouvernance, de sorte que les employés trouvaient des moyens de contourner les restrictions et créaient leurs propres méthodes de partage non autorisées : des fichiers envoyés par e-mail ou encore des partages de fichiers dans le Cloud. « Nous savions que le personnel le faisait sans notre autorisation », explique Dan Ryan au sujet du partage mobile. « Nous perdions la gouvernance de nos données. »

Il a commencé à en parler avec ses confrères du secteur pour savoir comment les autres résolvaient le dilemme de l'informatique fantôme. « Les fondations s'appuient les unes sur les autres pour les meilleures pratiques, et la collaboration dans l'ensemble du secteur est phénoménale », explique-t-il. « Comment avons-nous choisi Box ? Nous avons simplement discuté avec nos confrères. »

Choisir Box était en quelque sorte une pratique de gestion des risques. La mise en place d'une plate-forme de contenu unique basée sur le Cloud a remplacé les serveurs sur site et répondu aux besoins de mobilité tout en rétablissant la gouvernance au sein de l'organisation. La fonctionnalité de recherche robuste de Box donne à la fondation W.K. Kellogg une vue d'ensemble des données partagées au sein de la fondation. Dan Ryan poursuit : « Il y a eu un gain de valeur commerciale grâce aux capacités de recherche que nous n'avions pas auparavant ». Mais Box a introduit d'autres avantages que Dan Ryan n'avait pas pensé à rechercher lorsqu'il a passé au crible les solutions de gestion de contenu. 

« Nous sommes en train de créer un changement de culture visant à abandonner la messagerie électronique au profit de Box. »

 Dan Ryan, Directeur informatique de la fondation W.K. Kellogg

Un processus d'octroi de subventions plus rapide et plus collaboratif

La centralisation du contenu n'était qu'un début. Box a apporté d'autres avantages à la fondation W.K. Kellogg, en lui permettant notamment d'accélérer des processus tels que l'octroi de subventions, qui font partie intégrante de sa mission. Grâce à la vision de Phil Scamihorn, Responsable de l'équipe Knowledge and Data (Connaissances et données), l'équipe a déplacé le processus d'attribution et d'accès aux subventions vers Box, tirant parti des API de Box pour concevoir une solution personnalisée. En remplaçant complètement son portail de documents liés aux bénéficiaires, qui était auparavant un site SharePoint intégré à sa solution propriétaire d'octroi de subventions, intitulée Encompass, la fondation a rendu le processus d'octroi de subventions beaucoup plus efficace et collaboratif. 

Désormais, le personnel en charge de l'allocation des subventions bénéficie de l'actualisation automatique du contenu, de notifications leur indiquant ce qui a été modifié dans leurs tâches et de la possibilité d'avertir automatiquement les propriétaires de contrat lorsque les contrats sont arrivés à terme. Cette mise à niveau présente de nombreux avantages, notamment une meilleure visibilité et un meilleur contrôle d'accès pour tous les participants au processus d'octroi de subventions. La fondation a pu mettre le site SharePoint hors service et économiser sur les coûts de serveur élevés et redondants.

Dan Ryan considère qu'il s'agit d'une solution d'avenir : « Si nous passons à une autre solution d'octroi de subventions, nous pouvons conserver Box comme système de partage de contenu. »

« Nous voulons choisir des technologies et des plates-formes qui s'intègrent à notre programmation. Notre activité est centrée sur l'octroi de subventions. La technologie n'est pas notre préoccupation principale, ce n'est pas ce que nous devons financer. »

 Dan Ryan, Directeur informatique de la fondation W.K. Kellogg

La gestion du changement renforcée par les intégrations

La transition du stockage de contenu sur site vers le stockage de contenu dans le Cloud s'est faite en douceur, en partie parce que Dan Ryan a pu mettre en œuvre cette transition vers Box d'une manière qui a convenu à tout le monde. « Box nous a permis de tenir compte du niveau de familiarité de chacun avec la technologie », explique-t-il. S'ils n'étaient pas à l'aise avec le changement, Box Drive leur permettait de voir le contenu dans un répertoire partagé, comme ils en avaient l'habitude. À leur rythme, lorsqu'ils ont commencé à gagner en assurance, ils ont pu se former pour bénéficier des fonctions plus avancées de Box, comme le partage à l'aide d'un clic droit. Pour les utilisateurs plus avancés, « prêts pour une utilisation mobile, en tout lieu et en toutes circonstances », Dan Ryan estime que Box était également la solution idéale.

Box n'est plus seulement une plate-forme de gestion de contenu pour l'organisation. La fondation W.K. Kellogg tire également parti des capacités d'automatisation de certains processus standard. Par exemple, les RH utilisent Box pour l'intégration des employés, ce qui simplifie un processus qui consistait auparavant à envoyer un document par e-mail à 48 personnes, qui devaient toutes prendre des mesures avant de le transmettre. Désormais, avec Box, la fondation dispose d'une visibilité sur l'ensemble du flux de travail et les parties prenantes peuvent accomplir leur travail sans retarder le processus.

De plus, Box s'intègre bien avec les outils de productivité utilisés par la fondation, tels que Slack et Trello, et Dan Ryan envisage des intégrations avec d'autres outils utilisés par la fondation, tels que Tableau. Alors qu'il réfléchit aux choix technologiques qui devront être faits à l'avenir, il explique : « À partir de maintenant, tous les choix que nous envisageons doivent s'intégrer à Box. »

Des possibilités infinies pour l'avenir du contenu

Maintenant que la fondation W.K. Kellogg utilise Box de façon de plus en plus avancée, Dan Ryan est impatient de découvrir ce que lui réserve l'avenir. Il envisage d'utiliser Box Governance pour mettre en œuvre des politiques de conservation qui alignent les pratiques actuelles sur des protocoles idéaux, par exemple.

Avec des téraoctets de photos générés par les travailleurs communautaires, il pense également se tourner vers l'IA en utilisant Box Skills. En géolocalisant automatiquement les images au fur et à mesure qu'elles sont téléchargées dans Box, l'organisation n'aurait pas à se soucier de retrouver le créateur original d'une photo pour obtenir des détails plus tard. « Une chose est sûre, » explique Dan Ryan : « Les gens vont et viennent, mais les fichiers restent. Box Skills constitue un moyen rapide de commencer à ajouter des balises aux photos et à enrichir cet ajout automatique de balises avec du contexte supplémentaire pour introduire l'apprentissage machine et accélérer l'information avec des technologies comme la reconnaissance faciale. » 

« C'est passionnant de voir la direction que prend le secteur », dit-il, « nous allons vers une grande transparence, beaucoup d'ouverture et de nombreux points d'intégration. Box constitue tout simplement la solution idéale pour nous. »