Les avantages de l'automatisation des documents pour les services financiers

L'IA occupe une place de plus en plus importante dans l'automatisation des flux de travail. Les banques, les coopératives de crédit et les sociétés d'investissement s'éloignent ainsi des méthodes traditionnelles de traitement des documents basées sur des règles. Elles utilisent désormais l'IA pour extraire des informations précieuses des contrats et autres fichiers non structurés. Mais elles vont encore plus loin : les entreprises du secteur financier ont également recours à une automatisation avancée pour prendre plus rapidement des décisions fondées sur des données et offrir une meilleure expérience à leurs clients.

Examinons les avantages de l'automatisation des documents pour les services financiers et la manière dont vous pouvez mettre en œuvre des solutions intelligentes pour optimiser les flux de travail et exploiter davantage les données d'entreprise.

Points forts :

• L'automatisation des documents financiers consiste à utiliser l'IA et d'autres technologies pour rationaliser la création, le traitement et la gestion des documents dans le secteur financier. Elle contribue à réduire les retards et à garantir la conformité aux exigences réglementaires.
• L'automatisation des documents dans les services financiers permet un traitement plus rapide, une réduction des coûts opérationnels, une meilleure conformité et une expérience client améliorée, en limitant le travail manuel lié aux tâches répétitives telles que l'extraction de données et l'acheminement des documents
• Grâce à l'automatisation des documents dans le secteur financier, les entreprises accélèrent la validation des factures, la mise en place de prêts, l'intégration des clients et d'autres flux de travail critiques
• Box, leader de l'Intelligent Content Management, propose une extraction de données basée sur l'IA, un stockage sécurisé et des flux de travail automatisés qui aident les institutions financières à améliorer l'expérience client tout en renforçant la précision et  la rapidité du traitement des documents financiers

Qu'est-ce que l'automatisation des documents financiers ?

L'automatisation des documents financiers consiste à utiliser des technologies telles que l'apprentissage automatique, l'IA et la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour automatiser toutes les étapes de la gestion des documents financiers, notamment leur création, leur saisie, leur traitement et leur stockage.

Prenons l'exemple d'un contrat : celui-ci doit être rédigé, relu, approuvé et signé. Les outils d'automatisation rationalisent ces étapes en standardisant les formats de documents, en assurant le suivi des modifications, en appliquant des flux de travail d'approbation, etc. Ces fonctionnalités permettent non seulement de réduire les retards et les erreurs humaines, mais aussi de garantir le respect des exigences réglementaires.

Le rôle de l'IA dans la gestion des documents des services financiers

Selon Gartner, 90 % des services financiers adopteront au moins une solution technologique basée sur l'IA d'ici 2026. L'IA est désormais au cœur de l'automatisation des flux de travail financiers modernes, le traitement du langage naturel (NLP) et le traitement intelligent des documents (IDP) remplaçant les règles rigides et les vérifications manuelles.

Les systèmes intelligents peuvent prendre en charge les tâches répétitives et mettre en œuvre des contrôles internes. Dans la gestion des documents financiers, vous pouvez utiliser l'automatisation par IA pour :

• Extraire des données de formulaires et de contrats présentant des mises en page variées, ce que les outils traditionnels de reconnaissance de texte ne peuvent pas traiter avec précision, car ils dépendent d'un formatage strict
• Identifier des informations contradictoires ou des schémas inhabituels dans les documents financiers de l'entreprise, plutôt que de se contenter de signaler les champs manquants
• Traduire et traiter simultanément des documents internationaux en plusieurs langues, sans intervention de votre équipe
• Générer des résumés, des rapports d'audit ou des documents d'analyse de marché grâce à l'IA, et ce presque instantanément

Comment fonctionne l'automatisation des documents dans le secteur financier ?

L'automatisation des documents dans le secteur financier s'appuie sur l'IA, la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou l'automatisation robotisée des processus (RPA) pour extraire des informations, classer les fichiers et les acheminer vers les personnes compétentes en vue de leur validation.

Les étapes varient en fonction du flux de travail spécifique de votre équipe, mais voici à quoi pourrait ressembler un flux de travail automatisé dans le secteur financier.

1. Saisie et ingestion des données : le processus commence lorsque vous chargez des fichiers dans votre système de gestion documentaire numérique. La technologie OCR convertit les images numérisées en texte lisible par machine. La plateforme uniformise ensuite les formats de fichiers et attribue des métadonnées (telles que le nom du client, le numéro de facture et la date), préparant ainsi le contenu pour les étapes suivantes.
2. Extraction de données : les algorithmes d'IA analysent les documents afin d'identifier et d'extraire des informations telles que les numéros de compte, les montants des transactions et les données réglementaires. Les logiciels d'automatisation financière peuvent extraire des informations à partir de fichiers structurés (comme des tableurs) et de données non structurées (comme des notes qui ne respectent pas de format fixe).
3. Validation : le système vérifie la conformité des données par rapport à des règles et des formats prédéfinis, ces tâches de validation étant automatisées par la RPA. À ce stade, il est possible de détecter des incohérences telles que des numéros manquants ou des informations bancaires non concordantes.
4. Acheminement : en fonction du type de document, des règles de hiérarchie d'approbation ou d'autres critères spécifiques, le système achemine les dossiers vers les destinataires appropriés. Par exemple, vous pouvez définir des niveaux de priorité pour gérer l'urgence et faire remonter plus rapidement les documents critiques.
5. Automatisation des flux de travail : le système gère l'intégralité du processus de révision des contenus, en envoyant des notifications et en assurant le suivi de l'avancement à chaque étape. Il peut également adapter l'acheminement en fonction des rôles des utilisateurs et envoyer un document à plusieurs relecteurs afin d'accélérer le processus de validation.
6. Intégration et archivage : une fois que le flux de travail atteint la dernière étape, le système transfère les fichiers vers le système d'archivage des documents financiers. Il met également à jour les plateformes CRM et ERP intégrées avec les dernières données relatives aux transactions ou aux clients. Cela permet d'assurer la cohérence des informations entre les différentes applications.

Découvrez comment gérer vos contenus en toute sécurité grâce à une plateforme de stockage dans le cloud.

5 avantages de l'automatisation des documents pour le secteur des services financiers

Le secteur des services financiers tire parti des avancées en matière d'IA pour automatiser davantage ses processus complexes et gourmands en données. Le Forum économique mondial et Accenture soulignent cette tendance, indiquant que les investissements dans l'IA devraient passer de 35 milliards de dollars en 2023 à 97 milliards de dollars d'ici 2027 dans ce secteur. Cette croissance soutient les initiatives d'automatisation et d'apprentissage automatique qui aident les banques, les assureurs et les marchés de capitaux à réduire leurs coûts et à accélérer leurs flux de travail.

Découvrez cinq avantages de l'automatisation des documents dans le secteur des services financiers.

1. Traitement plus rapide des documents

Grâce au traitement intelligent des documents, vous réduisez les délais de validation en extrayant et en validant les données sans délai. Une enquête menée par NVIDIA révèle que 53 % des institutions financières utilisent l'IA dans le traitement des documents. Par exemple, dans le secteur bancaire, les solutions d'automatisation des documents financiers permettent d'analyser les contrats de prêt et de valider les données afin d'accélérer les délais de traitement.

2. Réduction des erreurs manuelles dans les flux de travail financiers

Lorsque les équipes saisissent des données manuellement, il n'est pas rare de constater des doublons ou des chiffres inversés. L'automatisation des processus liés aux documents financiers vous permet d'extraire les informations directement à la source, de sorte que les équipes n'ont plus besoin de recourir au copier-coller. Cela contribue à éliminer les erreurs dans les factures, les formulaires fiscaux et les autres documents que vous traitez.

3. Réduction des coûts opérationnels

Un rapport de SMA Technologies montre que 52 % des organismes financiers réalisent déjà au moins 100 000 dollars d'économies par an grâce à l'automatisation. Ces entreprises réduisent leurs coûts en limitant les erreurs humaines, en rationalisant le traitement des données, en améliorant l'intégration des systèmes et en augmentant la productivité du personnel sans augmenter les effectifs.

4. Amélioration des relations clients grâce à un service plus rapide et plus fiable

Les clients s'attendent à un service rapide et sans erreur, en particulier lorsqu'il s'agit de dossiers urgents. Lorsqu'elle est bien mise en œuvre, l'automatisation des documents dans le secteur des services financiers réduit les communications incessantes en garantissant l'exactitude des formulaires et le déroulement sans obstacle des processus de validation. Résultat : des décisions plus rapides et une expérience client plus réactive.

5. Amélioration de la sécurité des données et de la conformité

Les organismes financiers opèrent dans l'un des secteurs les plus réglementés, qui, selon Kroll, a désormais dépassé le secteur de la santé en termes de nombre de violations de données. Grâce à l'automatisation des documents, les entreprises de services financiers centralisent les contenus sensibles et appliquent des contrôles d'accès cohérents, ce qui facilite la mise en œuvre des politiques de conformité.

Vous pouvez également associer un logiciel d'automatisation des processus financiers à des salles de données virtuelles (VDR) pour gérer les documents sensibles liés aux transactions, notamment ceux utilisés dans le cadre de fusions-acquisitions. Les parties prenantes peuvent ainsi accéder rapidement et en toute sécurité aux informations clés à chaque étape de la prise de décision.

Renforcez la protection des données dans le secteur des services financiers grâce à ces mesures concrètes.

Quels flux de travail liés aux documents financiers pouvez-vous automatiser ?

Vous pouvez automatiser les flux de travail liés aux documents financiers qui impliquent la saisie, l'extraction et la validation de données, ainsi que l'acheminement des fichiers vers les équipes compétentes pour révision ou validation. Découvrez ces exemples d'automatisation des flux de travail numériques.

• Traitement des demandes d'indemnisation : réduisez les délais de traitement des formulaires en automatisant la saisie des données et l'acheminement des documents vers les services compétents selon des règles prédéfinies.
• Intégration des clients : améliorez l'expérience d'intégration en intégrant des analyses basées sur l'IA et des signatures électroniques pour un traitement et un acheminement plus rapides et plus précis.
• Gestion des contrats : suivez les versions, extrayez les clauses clés et accélérez les révisions en créant et en personnalisant des flux de travail en fonction du type de contrat et des rôles d'approbation.
• Montage de prêts : optimisez la gestion des demandes de prêt en intégrant l'IA dans l'extraction des données, le traitement des documents et la génération de documents financiers.

Découvrez ce que la génération automatisée de documents peut apporter à votre entreprise.

Fonctionnalités essentielles à prendre en compte dans les services d'automatisation des documents financiers

Un système moderne de gestion de contenu destiné aux services financiers offre non seulement une automatisation basée sur l'IA pour rationaliser les flux de travail, mais vous fournit également des fonctionnalités permettant de personnaliser les processus et de protéger vos données financières.

Lorsque vous recherchez des services d'automatisation des documents financiers, privilégiez les fonctionnalités suivantes :

Découvrez les principales fonctionnalités des solutions de gestion des documents et de flux de travail.

Bonnes pratiques pour l'automatisation des documents financiers d'entreprise

Voici cinq bonnes pratiques pour intégrer l'automatisation dans la gestion de documents.

1. Documenter les formats de données : cartographiez les structures des documents existants afin d'éviter les erreurs d'extraction de données causées par la diversité des mises en page.
2. Choisir des plateformes dotées d'API ouvertes et de connecteurs prêts à l'emploi : optez pour des outils d'automatisation qui s'intègrent facilement à votre infrastructure technologique existante afin d'éviter les solutions de contournement manuelles. Par exemple, la synchronisation de votre système de gestion documentaire avec un logiciel de traitement de texte permet l'édition collaborative des fichiers.
3. Commencer par des cas d'utilisation peu complexes : lancez-vous avec des flux de travail simples, tels que la validation des factures ou l'importation de relevés bancaires, afin de tester rapidement l'automatisation et d'affiner les processus avant de passer à des tâches plus complexes.
4. Proposer des formations pratiques et un accompagnement : assurez-vous que votre équipe comprenne comment ajuster les flux de travail et gérer les exceptions lorsqu'elles surviennent.
5. Mettre en place des pistes d'audit des documents : conservez une trace des personnes ayant accédé aux fichiers ou les ayant modifiés afin de garantir la conformité et la responsabilité.

Découvrez d'autres bonnes pratiques pour renforcer votre stratégie d'automatisation des processus métier.

Simplifiez l'automatisation des documents financiers avec Box

Box fournit à votre organisme de services financiers des solutions permettant d'exploiter pleinement le potentiel de votre contenu. Notre plateforme d'Intelligent Content Management offre un stockage de fichiers non structurés, une sécurité de niveau entreprise, des fonctionnalités basées sur l'IA et des outils d'automatisation qui simplifient les flux de travail documentaires dans le domaine financier.

Découvrez pourquoi plus de 7 000 clients font confiance à Box pour la gestion des documents dans le secteur des services financiers :

• Création de flux de travail automatisés : Box Automate permet de rationaliser la gestion des factures en consolidant les données issues de plusieurs documents, en synthétisant les informations clés et en acheminant les factures via des flux de travail d'approbation à plusieurs niveaux.
• Analyses des données non structurées : utilisez Box AI pour extraire des informations des documents et des formulaires, générer des résumés instantanés et exploiter des analyses intelligentes afin de prendre rapidement des décisions éclairées
• Automatisation grâce aux agents d'IA : les agents d'IA de Box exploitent les données contenues dans vos documents pour acheminer automatiquement ces derniers vers les étapes de révision et d'approbation
• Intégration plus rapide des clients : améliorez l'expérience d'intégration grâce aux signatures électroniques en temps réel et à une collaboration facile, où que vous soyez
• Sécurité et conformité : protégez les données sensibles contre les cybermenaces et les sanctions pour non-conformité grâce au chiffrement, à l'authentification avancée des utilisateurs et aux contrôles de conformité intégrés

Contactez-nous pour découvrir comment Box facilite l'automatisation des documents dans le secteur des services financiers et comment cette solution peut vous être utile.

Bien que nous maintenions notre engagement indéfectible à offrir des produits et des services de première qualité en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conformité, les informations fournies dans cet article de blog n'ont pas valeur d'avis juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable en évaluant la conformité avec les lois applicables.