Vornado s'appuie sur un contenu de classe A

Pour être le meilleur, il faut la meilleure infrastructure

L'immobilier commercial dans la ville de New York est l'un des secteurs les plus exigeants qui soient. Pour être un leader du marché dans cette région, il faut être le meilleur, et cela exige bien plus que du talent. Vornado Realty Trust a mis en place une infrastructure technologique qui soutient efficacement le travail de ses équipes assidues, avec Box comme partenaire et ressource clé.

En tant que fonds d'investissement immobilier public reconnu à l'échelle nationale, Vornado n'est pas seulement un leader de l'immobilier commercial de classe A, mais aussi un chef de file en matière de politique de durabilité et le plus grand propriétaire de biens immobiliers certifiés LEED aux États-Unis. Sa position dominante est attestée par le redéveloppement actuel du Moynihan Train Hall (qui a été primé) et de la plus grande partie du Penn District.

Robert Entin, Chief Information Officer, travaille chez Vornado depuis près de vingt ans et, pendant cette période, il a vu les outils technologiques se transformer. La façon dont Vornado crée, sécurise et partage le contenu non structuré, y compris les factures et les contrats essentiels à l'entreprise, a mûri, et la société est maintenant prête à tirer pleinement parti de l'IA, entre autres outils.

Une plateforme de contenu véritablement tournée vers l'avenir

Autrefois, tout le contenu se trouvait dans ce que M. Entin qualifie « d'environnement hérité typique, ce qui n'était pas une situation idéale du point de vue de la sécurité. La gouvernance de l'information était difficile. Les sauvegardes étaient compliquées. Les ransomwares représentaient un réel danger. Le partage avec des personnes externes était une entreprise chaotique. »

L'objectif était de déplacer tout le contenu du réseau matériel vers le cloud. M. Entin souhaitait que les utilisateurs finaux puissent accéder aux documents depuis n'importe où, à n'importe quel moment, en toute sécurité, et les partager avec des collaborateurs externes. Son équipe a vu dans Intelligent Content Management un élément essentiel de la solution. Une vérification préalable les a conduits à choisir Box. « Nous avons fini par choisir Box en raison de sa vision de ce qu'Intelligent Content Management pouvait apporter  », explique M. Entin.

Cette vision a été le véritable avantage du partenariat avec Box sur le long terme. « Box ne se positionne pas seulement comme un lieu de stockage de contenu », explique-t-il. « Il y a Box Shield, Box Governance, Box Notes, Box Relay, Box AI, et maintenant, Box Hubs. La plateforme offre de nombreuses fonctionnalités qui permettent à chacun de collaborer et d'atteindre ses objectifs de travail. »

Transformer les flux de travail grâce à un contenu centralisé

Aujourd'hui, Box sert de référentiel central pour tout le contenu de l'entreprise, avec des flux de travail automatisés intégrés pour normaliser la façon dont les équipes mènent leurs activités. Selon M. Entin, « Box offre l'avantage majeur de disposer d'un système de gestion de contenu unique permettant un partage externe avec autant de collaborateurs que vous le souhaitez et avec divers privilèges. »

Pour ne citer qu'un exemple, les quittances de loyer, qui étaient auparavant sur papier, sont maintenant dans Box. En utilisant l'API de Box Platform, Vornado a créé un agent logiciel qui crée automatiquement un dossier pour chaque propriété chaque mois, afin que les gestionnaires immobiliers puissent facilement accéder aux relevés des locataires. Ces relevés sont également envoyés par e-mail à chaque locataire dans le cadre d'un flux de travail étroitement orchestré, de sorte que personne n'ait à y penser.

Selon M. Entin, « l'une des réalisations particulièrement réussies de Box a été de veiller à ce que ses intégrations avec les grands acteurs, comme Microsoft et Google, soient de la meilleure qualité possible. Box n'interfère en rien et améliore même l'expérience avec ses produits. »

La couche de chiffrement appropriée à tous les niveaux

Dans le secteur de l'immobilier commercial, il y a toujours beaucoup de parties prenantes externes. Pouvoir partager du contenu avec des personnes extérieures à l'entreprise est donc un enjeu de taille. Même lorsque vous collaborez en interne, la sécurité est une préoccupation majeure. « Comme toutes les entreprises, nous possédons beaucoup de contenus sensibles », explique M. Entin. « À l'heure actuelle, en ce qui concerne les sauvegardes et les problèmes liés aux ransomwares, Box est un environnement à l'épreuve des ransomwares grâce à sa capacité de stockage illimitée. »

Cette capacité permet à l'équipe de conserver plusieurs versions antérieures de chaque document, de sorte qu'en cas d'attaque, ses membres ont toujours accès à une version récente. Le chiffrement est particulièrement important pour l'équipe informatique de Vornado. À cet égard, M. Entin confirme que « Box fournit une couche supplémentaire de chiffrement qui nous a vraiment aidés à améliorer nos capacités dans le secteur de la prévention de la perte de données ».

Le contenu placé dans Box est automatiquement chiffré au repos et, grâce à un produit complémentaire, Vera, Vornado a pu chiffrer davantage les informations très sensibles. Le service informatique n'a donc rien à redouter lorsqu'il demande aux utilisateurs de partager un contenu avec un tiers, en interne comme en externe, même par e-mail (avec un lien partagé). Si quelqu'un reçoit un lien et tente de le transmettre à un tiers dans un e-mail, cette deuxième personne ne pourra pas accéder au fichier. Et si le statut d'une personne change au sein de l'entreprise ou dans le cadre d'un projet, il est facile de lui retirer l'accès.

M. Entin souligne que « Box rend les processus particulièrement fluides, ce qui nous a permis de mettre en œuvre davantage de chiffrement dans l'entreprise ».

L'objectif final : des données non structurées dans un modèle formé

Avec d'énormes volumes de données structurées et non structurées à sa disposition, l'IA consitutue la prochaine étape logique pour Vornado. Elle apportera en effet des avantages tels que l'analyse sémantique Deep Text et l'amélioration des flux de travail liés à la rédaction des baux.

Les baux commerciaux sont des documents massifs et complexes qui regorgent d'informations, dont les conditions générales revêtent une grande importance pour l'équipe de Vornado chargée des acquisitions, les gestionnaires de propriété et les comptables de projets immobiliers. Actuellement, explique M. Entin, « lorsqu'une personne a des questions complexes sur les baux, elle
doit les transmettre à notre service d'administration des baux pour obtenir des réponses. Compte tenu de la quantité de contenu sauvegardé dans Box, pouvoir poser des questions sur n'importe quel point de ce contenu de manière intelligente changera la donne. »

Avec les bons flux de travail et une ingénierie rapide, Vornado peut former des modèles d'IA autour du concept des locataires et de leurs documents pour faire apparaître des réponses rapides aux questions sur les baux posées quotidiennement, comme :

• Qui, dans le Penn District, a des options de développement en 2026 ?
• Qui a des exigences en matière d'assurance d'un montant X ?
• Qui a des options de renouvellement sur différents étages d'une propriété particulière ?

Le partenariat de Vornado avec Box sera déterminant à cet égard. Comme l'explique M. Entin, « Box est sans doute dans une position unique pour tirer parti de l'IA à mesure que ce secteur naissant se développe. L'ajout de l'IA à tous les autres éléments fonctionnels de Box Platform est potentiellement transformateur. »

Selon M. Entin, les trois principaux atouts de Box pour Vornado sont les suivants :

1. Un travail d'équipe flexible : « La possibilité d'accéder à vos données n'importe où, sur n'importe quel appareil, à tout moment et en toute sécurité. »
2. Collaboration externe : « La possibilité de partager avec des parties externes est évidemment un avantage énorme pour tout système de gestion de contenu. »
3. Sécurité : « Le point de vue de Box sur la sécurité est extrêmement impressionnant. »

 

Pour moi, l'IA est l'élément le plus important de notre avenir. Et c'est probablement l'aspect le plus important de Box qui pourrait vraiment changer la façon dont les gens travaillent.

- Robert Entin, CIO, Vornado Realty Trust