Exact Sciences inaugure une nouvelle ère dans la détection du cancer

Un partenariat pour progresser en matière de dépistage de santé

En tant que développeur du kit de test à domicile non invasif Cologuard® (entre autres tests de détection du cancer dont la marque est déposée), Exact Sciences est à l'avant-garde du dépistage innovant du cancer colorectal et de ses marqueurs génétiques.

Après des débuts modestes en tant que startup comptant 40 employés, Exact Sciences est aujourd'hui devenue une entreprise internationale forte de plus de 7 000 collaborateurs, et qui compte sur son partenaire de confiance, Box. Son travail préalable avec des institutions telles que la Mayo Clinic avait convaincu l'équipe de recherche et développement d'Exact Sciences que Box serait un partenaire idéal pour répondre aux exigences rigoureuses du secteur concernant le contenu réglementé des sciences de la vie.

Une conformité adaptée aux sciences de la vie à l'échelle mondiale

L'équipe informatique d'Exact Sciences a adopté Box avec l'ambition de devenir une entreprise basée sur le cloud. Mike Jordan, Manager de l'équipe Collaboration Tools Support, le confirme : « Box nous a aidés à atteindre cet objectif en termes de gestion de contenu grâce à sa facilité d'accès. Tout le monde peut y accéder, sans connexion VPN, et cette solution est conforme à des directives telles que le RGPD. »

Si Exact Sciences a vu le jour aux États-Unis, son objectif a toujours été de devenir une organisation mondiale. Ainsi, si le respect des réglementations fédérales américaines était primordial, l'utilisation d'une plateforme de contenu offrant un niveau de sécurité et de conformité à l'échelle internationale l'était tout autant. Box GxP veille à ce que les données des patients soient conformes aux réglementations et Box Governance garantit que le contenu, tel que les données des patients et les résultats de laboratoire, est conforme aux politiques de gestion des dossiers et aux réglementations régionales comme le RGPD.

Veiller à ce que les données demeurent exactement à leur place

Exact Sciences possède désormais des laboratoires en Allemagne et doit tenir compte des réglementations en matière de données en vigueur dans ce pays et ailleurs. Grâce à Box Zones, les données produites par ces laboratoires demeurent en Allemagne. « Box a joué un rôle déterminant dans notre gestion des données. Nous n'avons pas eu à installer des centres de données dans d'autres parties du monde ni à confier leur gestion à des administrateurs », précise M. Jordan.

Box permet aux équipes d'Exact Sciences de respecter les exigences de conformité, d'éviter les problèmes réglementaires et de récupérer facilement le contenu supprimé par mégarde, renforçant ainsi les pratiques de prévention de la perte de données de l'entreprise. Cette fonctionnalité a fait ses preuves lorsque des employés ont accidentellement supprimé des fichiers critiques. M. Jordan confirme que « grâce aux processus que nous avons mis en place et à la prévention de la perte de données par Box, nous avons pu restaurer rapidement ces informations pour les utilisateurs finaux, évitant ainsi une perte catastrophique ».

Automatisation des flux de travail dans les RH et au-delà avec Box Relay

 En tirant parti de Box Relay et de Box Sign, l'équipe de M. Jordan est parvenue à abandonner progressivement certaines technologies et à simplifier les flux de travail de bout en bout. Ce point est important car, comme il l'explique, « les utilisateurs stockant déjà leurs informations dans Box, il était logique de simplifier le processus et de tout regrouper au même endroit, du début à la fin ».

Par exemple, lorsque les RH intègrent un nouvel employé, un processus automatique se déclenche pour créer un dossier Box pour ce dernier. Auparavant, lorsque les équipes utilisaient des serveurs sur site, un informaticien devait créer et configurer manuellement des autorisations pour que l'employé puisse accéder à son dossier. Or, Box Relay permet à l'équipe informatique d'automatiser ce processus pour les nouveaux utilisateurs, ce qui fait gagner du temps à l'équipe des RH et garantit la cohérence du processus.
 

Des intégrations pour une cohérence et une productivité professionnelles accrues

Parce que Box offre de nombreuses intégrations clés, le recours à Intelligent Content Management a permis aux équipes d'Exact Sciences de conserver les outils que les collaborateurs maîtrisent déjà. L'entreprise utilise des produits Microsoft dans de nombreux domaines, notamment Teams pour la vidéoconférence. Grâce à l'intégration de Box pour Microsoft, les utilisateurs peuvent partager rapidement des fichiers lors de réunions ou de séances de messagerie instantanée dans Teams, ce qui facilite le travail des utilisateurs finaux sans mettre en péril la sécurité du contenu.

Les intégrations avec ServiceNow et Cornerstone sont d'autres intégrations stratégiques pour Exact Sciences. Comme l'explique M. Jordan, « Box dispose d'un si grand nombre d'excellentes intégrations que nous en trouvons constamment de nouvelles, et lorsque nous n'en trouvons pas, nous pouvons recourir aux appels d'API. L'intégration de Box dans tous les produits que nos collaborateurs utilisent au quotidien s'est faite en douceur. »
 

Gagner du temps et économiser de l'argent tout en remplissant la mission

Box est un partenaire privilégié d'Exact Sciences, qui est passé en peu de temps du statut de startup américaine à celui de leader mondial en matière d'innovation, avec des bureaux satellites, des employés à distance et des partenaires externes dans le monde entier (notamment des organisations de santé externes, des universités et même des patients).

Avec Box comme plateforme intelligente de gestion de contenu, Exact Sciences est parvenu à rationaliser les flux de travail et les processus. L'entreprise a accompli davantage de travail plus rapidement et a réalisé des économies en réduisant les besoins en matériel spécialisé et en personnel pour le faire fonctionner. Aujourd'hui, M. Jordan se réjouit de pouvoir profiter de nouveaux outils de Box, notamment Box Hubs et Box AI.

Box Hubs permettra aux employés et aux partenaires d'Exact Sciences d'accéder à des portails pour trouver facilement des informations pertinentes pour leur travail et leurs projets, tout en veillant à ce que l'ensemble du contenu soit soumis aux autorisations appropriées. M. Jordan est impatient d'intégrer Box AI à l'organisation et déclare : « L'introduction de Box AI va changer la donne pour nos utilisateurs en permettant aux employés de résumer de longs documents, de révéler des informations cruciales enfouies dans ces documents, et même de parcourir plusieurs dossiers à la fois pour trouver rapidement l'information dont ils ont besoin. »

Voici les trois principales qualités de Box, selon Exact Science et M. Jordan :

1. Garanties de conformité : « Les sciences de la vie étant soumises à de nombreuses exigences réglementaires, la réglementation est primordiale pour nous. »

2. Simplicité de gestion : « La gestion centralisée est extrêmement simple. En tant qu'administrateur, nous avons la possibilité de modifier les paramètres de manière centralisée et d'aider les utilisateurs. »

3. L'entreprise elle-même : « Travailler avec cette organisation est une expérience incroyable. Ses équipes sont extrêmement compétentes et serviables. Elles sont toujours prêtes à nous écouter et à nous aider. C'est sans conteste l'une des meilleures relations que nous ayons eues avec un fournisseur extérieur. »

 

Box Hubs permet aux employés d'accéder à des portails pour trouver facilement des informations pertinentes pour leur travail et leurs projets, tout en veillant à ce que le contenu soit soumis aux autorisations appropriées.

— Mike Jordan, Manager de l'équipe Collaboration Tools Support