Une évolution par acquisitions au fil des décennies

Fondée il y a plus de 60 ans, Broadcom est une entreprise emblématique dans le secteur des semi-conducteurs. À l'origine, la société n'était autre que la division semi-conducteurs de HP. Après une scission, elle devient Agilent Technologies, avant d'être cédée sous le nom d'Avago. Elle commença alors à acquérir des sociétés et devient finalement Broadcom à la suite de l'une de ces acquisitions. Plus récemment, l'entreprise a acquis CA Technologies, Symantec et VMware, devenant ainsi une société de logiciels en plus d'être le pionnier en matière de matériel qu'elle était jusqu'alors.
Broadcom opère actuellement dans 68 pays et compte plus de 50 000 employés, dont une grande proportion d'ingénieurs en R&D.

Stanley Toh est Head of Enterprise End User Services and Experience. Il est responsable des décisions technologiques dans des domaines tels que la gestion des accès et de l'identité, les services clients, l'assistance informatique, l'audit de conformité, toutes les technologies utilisées par les employés et tout ce qui a trait à la collaboration. Broadcom emploie des collaborateurs aux quatre coins du monde. « La technologie est donc très importante pour nous, car elle favorise l'efficacité et la collaboration pour nos employés », souligne M. Toh.

Broadcom utilise Box depuis plus de 10 ans, notamment pour mieux accompagner ses ingénieurs R&D et les aider à collaborer au quotidien, où qu'ils se trouvent. Le travail de ces derniers est au cœur du succès de la stratégie d'acquisitions de Broadcom, de la robustesse de sa sécurité et de l'efficacité des flux de travail dans l'ensemble de l'entreprise. S'associer avec Box pour « tout ce qui a trait au contenu » a joué un rôle essentiel dans l'ensemble de ces domaines.

Gérer chaque projet de fusion-acquisition et ses spécificités avec Box Consulting

En partenariat avec Box Consulting, Broadcom a fait un usage innovant de la plateforme de pointe Intelligent Content Management. Pour citer M. Toh, « quand vous voulez mener un projet spécial dans Box, il n'y a qu'une chose à faire : appeler des experts, à savoir Box Consulting. »

Lors des fusions et acquisitions, Broadcom hérite de grandes quantités de données non structurées à absorber : des feuilles de calcul de budgets aux ressources marketing en passant par les documents d'intégration des RH ; tous ces fichiers que chaque entreprise génère, utilise et partage dans le cadre de son activité. Box Consulting a aidé Broadcom à trouver les meilleures solutions sur mesure pour faire migrer ces données issues de multiples acquisitions au fil des années. « Lorsque nous faisons appel à Box Consulting pour déplacer tous ces documents d'autres plateformes vers Box, le processus est rapide et nous n'avons pas à nous soucier du stockage (tout est géré par Box). Qui plus est, le partage et la propriété des données sont préservés », déclare M. Toh.

Les personnes issues d'une autre société sont intégrées de manière fluide à Broadcom. Elles n'ont pas besoin de repartager des fichiers, redemander des accès ou se familiariser avec un nouveau système d'organisation. Tout est fait pour elles au moment de la transition vers Box.

Des coûts d'infrastructure considérablement réduits

Prenons un exemple. Lorsque Broadcom a acquis LSI en 2014, 6 000 nouveaux employés ont migré vers Box. Tous ces comptes étaient disponibles en ligne et prêts à l'emploi le jour de la signature du contrat... un excellent témoignage de la capacité de Box à suivre rapidement et facilement la croissance de Broadcom Limited, sans engager de dépenses en capital. À ce stade, Broadcom n'avait pas encore acquis Avago et demeurait une entreprise relativement petite. Si elle n'avait à l'époque qu'environ 10 000 utilisateurs de Box, l'entreprise réalisait déjà des économies importantes en matière de coûts informatiques présents, mais également futurs à un horizon à cinq ans.

L'équipe de Stanley Toh fait également appel à Box Consulting pour des projets spécifiques, tels que l'archivage des données ou la classification des données par persona. Box Consulting vous accompagne, quel que soit le prochain projet de votre équipe informatique. C'est pourquoi, selon M. Toh, « travailler avec eux est très facile. Nous leur communiquons nos exigences et ils nous soumettent des idées. Nous travaillons ensemble et ils respectent systématiquement les délais. »

Une volonté de renforcement de la sécurité grâce à la classification automatisée

« Je me souviens que lorsque nous avons commencé à utiliser Box, nous poursuivions deux objectifs principaux :

1. permettre aux employés d'accéder aux informations dont ils avaient besoin pour réaliser leurs tâches depuis l'appareil et le lieu
   de leur choix ;
2. et mieux collaborer en tant qu'équipe », déclare M. Toh, qui travaille pour Broadcom depuis près de trente ans.

« Les choses ont évolué », ajoute-t-il cependant. « Aujourd'hui, nous devons tenir compte du RGPD et des problèmes de sécurité et de conformité, tout en traitant de plus en plus de contenu. Au fil des ans, Box a évolué pour garantir une sécurité toujours plus performante. »

La sécurité est devenue l'une des priorités de Broadcom ces dernières années. Avec Box Governance et la sécurité renforcée offerte par Box, M. Toh n'a pas à s'inquiéter des données non structurées de l'entreprise. 
« Je sais que mes données sont en sécurité, sécurisées et préservées jusqu'à qu'il soit temps de nous en débarrasser », précise-t-il.

Il fait ici référence à la conservation et à l'élimination, deux enjeux intimement liés à la classification du contenu. Grâce à Box Consulting, M. Toh et son équipe ont créé un flux de travail automatisé qui classifie automatiquement les fichiers en fonction du rôle de leur créateur au sein de l'entreprise et du département pour lequel il travaille. Les employés n'ont pas à gérer manuellement l'élimination du contenu. En réalité, les fichiers qu'ils créent sont automatiquement classifiés sans même qu'ils s'en rendent compte.

Sécuriser le partage externe grâce à des accès granulaires attribués en fonction du poste

En utilisant Box pour partager des fichiers, le département informatique de Broadcom a également la possibilité de classifier certains éléments et de limiter la modification, le téléchargement ou l'impression de fichiers spécifiques. Il est même possible de paramétrer des accès de sorte qu'une personne puisse charger du contenu, mais pas le télécharger. « Grâce à la gouvernance liée à Box », confirme M. Toh, « je peux modifier l'accès de chaque personne en fonction de son poste. C'est idéal pour partager à l'externe des informations particulièrement sensibles. »

La collaboration externe avec des clients et des partenaires est une part importante du travail effectué chez Broadcom. Cela est vrai dès l'instant où l'entreprise commence à envisager l'acquisition d'une nouvelle entité et à mener son processus de diligence raisonnable, qui nécessite un partage bilatéral de nombreuses données sensibles.

« Étant donné que nous partageons énormément avec des intervenants externes », explique M. Toh, « et que ces informations peuvent être sensibles, la classification et la restriction des accès sont très importantes. »

Améliorer les flux de travail avec Box Relay et Box Sign

L'équipe de M. Toh collabore actuellement avec le service des RH pour créer un processus d'intégration de bout en bout utilisant Box Relay. Voici ce que l'équipe envisage :

• Un nouvel employé potentiel reçoit une offre, ce qui déclenche un flux de travail
• Box Sign permet d'obtenir les signatures des différentes parties prenantes
• Les documents sont partagés avec les bonnes personnes et stockés dans les bons dossiers
• Les dossiers et les contenus connexes suivent l'employé tout au long de son parcours chez Broadcom

Box pour les flux de travail est la plateforme idéale pour ces flux de RH, alors que l'outil Box Sign automatise la collecte sécurisée des signatures. M. Toh confirme que « l'ajout récent de Box Sign à Box Platform nous permet de l'intégrer facilement à nos accords, contrats et processus de conformité.
Box Relay déclenche le flux et l'accord est automatiquement classifié et stocké dans le dossier approprié ».

Permettre aux équipes de continuer à travailler confortablement dans leurs outils préférés

Grâce aux différentes intégrations à Box, qui n'est pas lié à une plateforme, 
Broadcom permet aux équipes de travailler dans un contexte familier sans sacrifier la sécurité des contenus.

• Les employés peuvent choisir d'utiliser Windows, macOS, iOS, ou Android pour travailler sur n'importe quel contenu dont ils ont besoin.
• En ce qui concerne la gestion de contenu, Broadcom utilise Google, Box pour Google prenant en charge cette fonctionnalité.
• Mais ceux qui choisissent d'utiliser Microsoft 365 peuvent aussi utiliser Box pour Microsoft.
  « Box ne fait pas de favoritisme », indique M. Toh, « et tout fonctionne très bien sur les deux plateformes. Le fait que Box ne dépende pas d'une plateforme est en fait l'une des caractéristiques que je préfère. Cela nous permet de l'utiliser de nombreuses manières différentes. »

Une autre intégration clé utile pour Broadcom est la capacité à utiliser le système d'ERP Oracle de l'entreprise avec Box. L'ensemble des bons de commande, factures et notes de frais sont stockées dans Box, mais sont accessibles et utilisables via l'ERP Oracle.

Trouver des informations facilement parmi des milliards de fichiers

Dans la stratégie de Broadcom en matière de contenu, l'IA constitue la dernière pièce du puzzle. « L'une des fonctionnalités que nous attendons le plus impatiemment, c'est Box AI », déclare M. Toh. Il précise : « Faire des recherches parmi 1,5 milliard de fichiers n'est pas toujours couronné de succès. Les employés ne devraient pas avoir à ouvrir chaque fichier un par un pour trouver l'information qu'ils recherchent. »

Pour de nombreux types de contenus, Box AI accélèrera les recherches et mettra rapidement
en avant les informations importantes. Par exemple, certains contrats comportent parfois plus d'une centaine de pages. Les parcourir manuellement pour trouver un élément précis peut être très chronophage. Avec Box AI, les employés de Broadcom peuvent désormais poser une question au sujet d'un contrat, ou de plusieurs contrats à la fois, et Box IA va faire remonter des informations très spécifiques telles que des changements de responsabilité ou des modifications de clauses.

Broadcom peut également tirer parti d'innovations en matière de gestion des contrats et des documents. M. Toh déclare : « Avec Box AI, les employés pourront trouver plus efficacement les informations qu'ils recherchent. Cela rendra l'équipe elle-même plus efficace et représentera un gain de temps et, certainement, de précision. »

Un partenariat technologique qui évolue

Tout a commencé par une relation technologique destinée à procurer un référentiel centralisé des activités fréquentes de fusion-acquisition. Aujourd'hui, le partenariat entre Box et Broadcom s'est étoffé pour atteindre un état d'esprit plus expérimental. « Ce que j'adore chez Broadcom, c'est que c'est une entreprise très dynamique qui évolue constamment », déclare M. Toh. « Box est un merveilleux partenaire pour nous accompagner sur cette lancée. »

Les trois principaux avantages de Box pour Broadcom, selon M. Toh :

1. Évolutivité : « Chaque acquisition s'accompagne de son lot de données et nous sommes capables d'évoluer très rapidement pour absorber toutes ces informations. »
2. Sécurité : « Avec la sécurité fournie par Box, je n'ai pas à craindre de perdre des documents commerciaux importants ou des éléments de propriété intellectuelle. Nous nous sentons parfaitement protégés. »
3. Facilité d'utilisation : « Box permet à nos employés de travailler et de collaborer
   en toute fluidité. »

 

En ajoutant Box Sign à la plateforme Box, nous pouvons l'intégrer de manière transparente à Box Relay pour signer efficacement des accords et des contrats. Tout centraliser dans Box assure la conformité de nos ressources et réduit nos coûts.

— Stanley Toh, Head of Enterprise End User Services and Experience, Broadcom