Was ist Daten-Governance?

Daten-Governance ist ein umfassendes Framework aus Prozessen, Technologien und Richtlinien, das Unternehmen zur Verwaltung und zum Schutz ihrer Daten während des gesamten Lebenszyklus einsetzen. Dieses Framework gewährleistet, dass Daten korrekt, konsistent und sicher sind sowie darauf zugegriffen werden kann – grundlegend für die Entscheidungsfindung – und dass gesetzliche und regulatorische Anforderungen erfüllt werden.

Angesichts der fortschreitenden digitalen Transformation in allen Branchen sind Daten ein wichtiger Impulsgeber für Unternehmenswachstum und Innovation. Bei der Einführung solcher neuen Technologien wie KI und cloudbasierten Lösungen trägt eine umfassende Daten-Governance dazu bei, Ihre Daten zu schützen und gleichzeitig ihr volles Potenzial für datengestützte Entscheidungen auszuschöpfen.

Wichtige Highlights:

• Daten-Governance ist ein Framework aus Regeln und Praktiken, das sicherstellt, dass Daten innerhalb eines Unternehmens korrekt und sicher sind und darauf zugegriffen werden kann. Dadurch werden eine bessere Entscheidungsfindung sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Anforderungen unterstützt.
• Die vier Säulen der Daten-Governance sind Datenqualität, Datenverantwortung, Datenverwaltung sowie Datenschutz und Compliance.
• Die Implementierung von Strategien zur Daten-Governance in Ihrem gesamten Unternehmen reduziert Risiken, verhindert Datensilos und stärkt die Sicherheit, während gleichzeitig die Compliance-Anforderungen erfüllt werden.
• Box Governance trägt zur Reduzierung von Unternehmensrisiken bei, indem flexible Aufbewahrungsfristen, erweiterte Papierkorbkontrollen und unbegrenzte Dateiversionen Ihre Inhalte schützen und den Zugriff darauf gewährleisten.

Was sind die vier Säulen der Daten-Governance?

Die vier Säulen der Daten-Governance sind Datenqualität, Datenverantwortung, Datenverwaltung sowie Datenschutz und Compliance. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens, der Branche oder dem Volumen Ihrer Daten bilden diese Säulen die Grundlage für die Verwaltung Ihrer kritischen Daten.

1. Datenqualität

Die effektive Implementierung einer Strategie zur Daten-Governance erfordert genaue, zuverlässige und konsistente Daten über alle von Ihnen verwendeten Plattformen und Softwaresysteme hinweg. Datenqualität ermöglicht es Ihnen, digitale Workflows zu automatisieren und Inhalte als zuverlässige Quelle für auf Informationen basierende Geschäftsstrategien zu nutzen. 

2. Datenveranwortung

Eine Datenverantwortliche bzw. ein Datenverantwortlicher ist eine Person, die für die Aufrechterhaltung der Datenqualität während des gesamten Lebenszyklus der Daten verantwortlich zeichnet. Die Verantwortung umfasst die Festlegung, wer für bestimmte Daten verantwortlich ist, sowie die Gewährleistung der Verwaltung und des Schutzes dieser Daten innerhalb des Unternehmens.

3. Datenverwaltung

Datenverwaltung ist ein weites Feld, das Technologien und Prozesse zur Verwaltung von Daten während ihres gesamten Lebenszyklus umfasst. Diese Säule zielt darauf ab, wie Sie Daten innerhalb Ihres Unternehmens erheben, speichern, verarbeiten und nutzen. 

Das Ziel der Datenverwaltung besteht darin, Datensilos, Ungenauigkeiten und Sicherheitsrisiken zu vermeiden und gleichzeitig die Datenqualität und -Governance aufrechtzuerhalten.

4. Datenschutz und Compliance

Diese Säule betrifft die Gesamtheit der Praktiken und rechtlichen Verpflichtungen, die den sicheren und vorschriftsmäßigen Umgang mit sensiblen Daten gewährleisten. Die Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens können variieren. Mit einem soliden Framework können Sie jedoch Ihre Richtlinien und Verfahren zur Daten-Governance mit Branchenstandards und gesetzlichen Vorschriften in Einklang bringen.

Die regelmäßige Löschung nicht mehr benötigter Daten trägt ebenfalls dazu bei, dass Sie nur relevante Inhalte speichern.

Vorteile der Daten-Governance im gesamten Unternehmen

Die Schaffung einer Struktur für Daten-Governance trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen Inhalte besser verwalten kann. Dadurch bleibt die Produktivität hoch und die Workflows laufen reibungslos. Werfen wir einen Blick darauf, wie Ihr Unternehmen davon profitiert.

Verbesserter Datenzugriff

Eines Ihrer Ziele im Bereich Daten-Governance sollte der Abbau von Datensilos sein. Solche Silos führen häufig zu fragmentierten und inkonsistenten Daten innerhalb von Unternehmen. Beispielsweise kann eine Plattform für die Dokumentenverwaltung, die nicht mit anderen Systemen integriert ist, leicht dazu führen, dass mehrere Versionen eines einzelnen Dokuments entstehen, was Probleme bei der Versionskontrolle verursacht und die Verwaltung von Inhalten erschwert.

Mit cloudbasierter Software für Daten-Governance können Sie die Vorteile der Versionskontrolle für Dokumente und der App-Integration nutzen. Das erleichtert den Datenzugriff und die Zusammenarbeit im Team. Aus dem Bericht „State of Data-Governance in 2025” von Secoda geht hervor, dass 50 % der Unternehmen mit einem Governance-Framework durch die Beseitigung von Silos und die Möglichkeit der teamübergreifenden Abstimmung eine bessere Zusammenarbeit erreicht haben.

Optimierte digitale Transformation

Durch die Integration von Technologie in Ihr Arbeitsumfeld werden zwangsläufig mehr Inhalte und Daten generiert. Um dieses Wachstum effektiv zu bewältigen, schaffen solide Strategien für Datenverwaltung und -Governance eine Grundlage zur Unterstützung der digitalen Transformation in folgenden Aspekten:

• Cloud-App-Integration für einen nahtlosen Datenaustausch zwischen Systemen
• Konsistente und genaue Berichterstattung als Unterstützung bei der Überwachung Ihrer Daten
• Skalierbarer Cloud-Datenspeicher zur Bewältigung wachsender Datenvolumen
• Daten-Governance-Tools für Klassifizierung, Aufbewahrung, Sicherheit und Compliance

Verhindern von Datenmissbrauch

Daten-Governance verhindert Datenmissbrauch, indem strenge Datei- und Ordnerberechtigungen sowie Zugriffskontrollen durchgesetzt werden. Durch die Implementierung von Versionskontrollen verhindern Sie Datenduplikate und veraltete Daten, wodurch das Risiko verringert wird, dass Sie sich auf ungenaue Daten verlassen.

Verbesserte Datensicherheit und Compliance

Lösungen für die Daten-Governance verbessern die Sicherheit der Daten – beispielsweise können Sie die Datennutzung überwachen und Dateiverschlüsselung anwenden, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Ein Framework für Daten-Governance sollte mit einem schriftlichen Leitbild beginnen, in dem die Ziele Ihres Unternehmens in Bezug auf Daten dargelegt werden.

Wer zeichnet für die Prozesse der Daten-Governance verantwortlich?

Die Prozesse der Daten-Governance werden von verschiedenen Akteuren getragen, darunter der Chief Data Officer, die Verantwortlichen für die Daten-Governance, die Datenverantwortlichen, die IT-Teams und andere.

Zur Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Daten ist es erforderlich, die Datenbesitzenden einzubeziehen, die bestimmte zugewiesene Datensätze verwalten und schützen. Das für Geschäftsdaten zuständige Team legt fest, wer auf diese Daten zugreifen, sie verwenden und bearbeiten darf.

Struktur der Daten-Governance

Jedes Unternehmen hat zwar seine eigene Struktur – eine typische Daten-Governance-Hierarchie umfasst jedoch in der Regel folgende Akteure:

1. Chief Data Officer (CDO): Die ranghöchste Führungskraft, die für Ihr Daten-Governance-Programm verantwortlich ist, die Finanzierung sicherstellt und die Grundlage für das Programm schafft.
2. Daten-Governance-Manager:In: Die Person, die die Implementierung und Pflege der Strategie überwacht, wobei es sich um dieselbe Person wie der CDO handeln kann, aber nicht muss.
3. Daten-Governance-Ausschuss: Eine Gruppe von Führungskräften und Datenbesitzenden, die fortlaufend Entscheidungen über Datenrichtlinien und -standards trifft.
4. Datenanalyst:innen, Datenarchitekt:Innen und Techniker:Innen: Fachleute, die mit dem Ausschuss zusammenarbeiten, um wichtige Kennzahlen zu verfolgen und zu analysieren und sicherzustellen, dass die Korrektheit und Compliance der Daten gewährleistet ist.
5. Datenveranwortliche: Personen, die für die Implementierung der Governance-Richtlinien Ihres Ausschusses und die Bewertung der Compliance verantwortlich sind und direkt mit den Daten in Ihrem Unternehmen arbeiten.

Alle Benutzenden – von Geschäftsrollen bis hin zu Analyseteams – müssen zu Ihren Richtlinien zur Daten-Governance geschult werden. Indem Sie Ihr Team mit dem erforderlichen Wissen ausstatten, um diese potenziellen Risiken zu erkennen und zu vermeiden, verhindern Sie Datenverluste und Sicherheitsverletzungen.

Komponenten eines Data-Governance-Frameworks

Frameworks für die Daten-Governance beginnen mit einem schriftlichen Leitbild, in dem die Ziele Ihres Unternehmens in Bezug auf Daten dargelegt werden. 

• Was wollen Sie mit einer Strategie erreichen?
• Wie werden Sie Ihre Ziele messen? 

Zur Entwicklung einer umfassenden Strategie zur Daten-Governance, die mit Ihren Unternehmenszielen im Einklang steht, sollten Sie die folgenden Komponenten integrieren.

Dokumentation zur Daten-Governance

Mit der Dokumentation verfügt Ihr Unternehmen in jeder Phase der Implementierung einer Daten-Governance-Strategie über eine leicht zugängliche Referenz. Durch die Bezugnahme auf Ihre dokumentierten Verfahren können Sie schnell feststellen, was geändert werden muss und wo die Änderung vorgenommen werden sollte.

Eine leicht zugängliche Dokumentation bietet den Mitarbeitenden, die mit der Verwaltung des Datenlebenszyklus befasst sind, eine einfache Möglichkeit, Daten zu finden und Ihr Unternehmen auf Kurs zu halten.

Datenkatalog

Ein Datenkatalog ist ein zentralisiertes Inventar zur Verwaltung digitaler Assets, das Metadaten, Klassifizierungen und Tools für die Zusammenarbeit bereitstellt, um Geschäftsdaten im Hinblick auf Sicherheit und Zugänglichkeit zu organisieren.

Im Bericht „State of the Intelligent Data Management 2024” von AIIM geben 90 % der Unternehmen an, sichere Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Dateien zu verwenden, um Inhalte zu speichern und gemeinsam zu bearbeiten. Cloudbasierte Lösungen gewährleisten die langfristige Integrität der Daten durch: 

• PasswortschutzPasswortschutz
• Online-Sicherung
• Datenaufbewahrung 

Datenzuordnung 

Mit der Datenzuordnung visualisieren Sie, wie sich Daten innerhalb Ihres Unternehmens bewegen und wie sich ihr Fluss auf ihre Qualität auswirkt. Das Erstellen einer Zuordnungskarte unterstützt bei der Identifizierung von Datentypen und deren Kategorisierung nach Sensibilität. Diese Kategorien dienen als Leitfaden für die Umsetzung Ihrer Daten-Governance und legen fest, wie die einzelnen Datensätze verwaltet, gesichert und gepflegt werden.

Metadaten

Metadaten sind Daten, die andere Daten beschreiben. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument online verfassen, können dessen Metadaten Titel, Autor und Schlüsselwörter enthalten und so die Suchbarkeit und Kategorisierung verbessern.

Laut dem TDWI-Bericht „State of Data-Governance Report 2024” verfügen nur 22 % der Unternehmen über hochwertige und umfassende Metadaten für alle ihre Assets, einschließlich strukturierter und unstrukturierter Daten. Zur Verbesserung der Verwaltung von Metadaten im Unternehmen sollten klare Standards festgelegt und regelmäßige Audits durchgeführt werden, um die Konsistenz aller Datenquellen zu gewährleisten.

Geschäftsglossar

Ein Geschäftsglossar im Bereich Governance ist eine Liste wichtiger Begriffe und Konzepte, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind, mit klaren Definitionen für jeden Begriff. Ein gemeinsames Vokabular macht Ihren Data-Governance-Workflow effektiver, indem es Verwirrung und Missverständnisse hinsichtlich der Bedeutung und Anwendung einzelner Begriffe reduziert.

Beginnen Sie die Implementierung der Daten-Governance mit einem Reifegradmodell.

Implementierung bedeutet, dass Sie Ihre Strategie in die Tat umsetzen. Zur Bewertung der Bereitschaft Ihres Unternehmens für die Implementierung von Daten-Governance können Sie ein Reifegradmodell verwenden. Dieses Framework misst die Sensibilisierung und die Akzeptanz der Benutzenden im gesamten Unternehmen und bietet Einblicke, wie Sie die Umsetzung einer Strategie planen sollten.

Schlüsseln wir die sechs Phasen der Daten-Governance anhand des Grades der Sensibilisierung auf.

Reifegrad 0: Keine Sensibilisierung

Einer der grundlegenden Schritte für eine gute Governance besteht für CDOs oder Governance-Manager:Innen darin, alle Stakeholder:Innen mit ins Boot zu holen. In dieser Phase verfügen Sie jedoch möglicherweise noch nicht über viel Unterstützung für die Governance-Strategie. Führungskräfte erkennen möglicherweise die Notwendigkeit einer solchen Maßnahme nicht, da die bestehenden Lösungen „ausreichend gut“ funktionieren. 

In dieser Phase ist es am besten, sich konsequent und diplomatisch für eine bessere Strategie einzusetzen. Verweisen Sie darauf, dass Workarounds nur vorübergehende Lösungen sind, während eine durchdachte Daten-Governance-Strategie letztendlich das Vertrauen in Ihre Daten stärkt und Risiken und Fehler reduziert.

Reifegrad 1: Anfangsstufe

Alle in dieser Phase vorhandenen Prozesse sind wahrscheinlich sporadisch oder unvollständig. Die Stakeholder:Innen sind sich bewusst, dass effektivere Richtlinien zur Daten-Governance für das Unternehmenswachstum erforderlich sind. Als Führungskraft im Bereich Governance besteht Ihre Aufgabe darin, andere von der Notwendigkeit einer Strategie zu überzeugen.

Reifegrad 2: Reaktiv

In dieser Phase ist das Framework für eine umfassende Strategie stabiler. Sie können Ihr Unternehmen auf die Planung der Daten-Governance vorbereiten.

Reifegrad 3: Proaktiv

Die Verfahren zur Daten-Governance werden in dieser Phase zunehmend weiterentwickelt und unternehmensweit vereinheitlicht. Sie verfolgen einen einheitlichen Ansatz für die Datenverwaltung, und die Akzeptanz hat erheblich zugenommen.

Reifegrad 4: Verwaltet

Unternehmen, die Stufe 4 erreicht haben, betrachten Daten-Governance als einen etablierten und notwendigen Bestandteil ihrer Geschäftstätigkeit. Es besteht noch Raum für Verbesserungen, der Prozess ist aber in vollem Gange.

Reifegrad 5: Optimiert

Ihre Strategie zur Daten-Governance funktioniert bereits seit einiger Zeit und ist vollständig für kontinuierliche Verbesserungen optimiert.

Best Practices für die Daten-Governance zur Steuerung Ihrer Initiativen

Wir haben vier Best Practices für die Daten-Governance zusammengestellt, um Stakeholder einzubinden und häufige Herausforderungen wie Datensilos und Lücken in der Ausrichtung von Teams anzugehen.

1. Förderung der Zusammenarbeit zur Stärkung Ihres Daten-Governance-Ansatzes

Der Prozess der Daten-Governance verläuft reibungslos, wenn Sie Richtlinien erstellen und die Zusammenarbeit mit den Dateneigentümern fördern. Diese Vorgehensweisen tragen dazu bei, Datensilos zu beseitigen, und zwar über das hinaus, was Ihre Governance-Strategie allein leisten kann.

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2. Sicherstellung der unternehmensweiten Implementierung

Wenn Ihre Richtlinien zur Daten-Governance nur von bestimmten Bereichen Ihres Unternehmens umgesetzt werden, kann dies Ihr Unternehmen anfälliger für Datenverstöße und -lecks machen. Die Implementierung muss in Ihrem gesamten Unternehmen erfolgen und darf sich nicht auf ausgewählte Teile beschränken. Entwickeln Sie eine Strategie zur Umsetzung, die auf Vorfällen basiert, die durch mangelnde Daten-Governance verursacht wurden, und zeigen Sie auf, wie sich die Folgen dieser Situationen auf die Ziele Ihres Unternehmens ausgewirkt haben.

3. Eine klare Kommunikation priorisieren

Bei der Umsetzung einer Daten-Governance-Strategie sollten alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Schulen Sie alle Teammitglieder, die in den einzelnen Abteilungen und auf allen Führungsebenen mit Daten umgehen. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Ihr CDO sich regelmäßig informiert, um eventuelle Missverständnisse auszuräumen.

4. Protokolle zur Datenverwaltung klarstellen

Ihre Daten-Governance-Richtlinie sollte leicht verständlich sein. Schulungen tragen zur Verringerung von Unklarheiten bei. Bei einem weitreichenden Problem kann es jedoch erforderlich sein, Ihre Protokolle zur Daten-Governance zu überarbeiten. Eine klare Dokumentation erleichtert das Verständnis Ihrer Verfahren. Entwickeln Sie gemeinsam mit Ihrem Ausschuss eine funktionalere Lösung.

Transformation Ihrer Daten-Governance-Strategie mit Box

Unabhängig davon, ob Sie mitten in einer digitalen Transformation stecken oder eine Strategie für die Daten-Governance entwickeln – Box unterstützt Sie bei jedem Schritt. Unsere Intelligent Content Management-Plattform vereint Datenspeicherung, Dokumentenverwaltung und KI-gestützte Funktionen, damit Ihre Inhalte jederzeit griffbereit und sicher sind.

Mit Box Governance können Sie Risiken minimieren, dank Funktionen wie:

• Flexible Aufbewahrungsfristen, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen und die Compliance-Vorschriften erfüllen
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten zum Vorhalten von Daten
• Erweiterte Papierkorbkontrollen zum Wiederherstellen oder Entsorgen von Inhalten
• Unbegrenzte Dateiversionen, um alle Dateien im Speicher zu erhalten

Darüber hinaus können Sie dank Box-Integrationen unsere Plattform mit über 1.500 Apps verbinden. So gewährleisten Sie eine hohe Produktivität und schützen gleichzeitig die Daten in Ihrem gesamten Tech-Stack.

Kontaktieren Sie uns noch heute und vereinfachen Sie Ihre Daten-Governance mit Intelligent Content Management.

Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.