Was ist Digital Asset Management?

Digital Asset Management (DAM) ist ein System, das Teams dabei unterstützt, ihre Ressourcen effizient zu organisieren. Durch die Bereitstellung eines zentralisierten Repositorys für alle digitalen Inhalte erleichtert ein DAM das Auffinden, den Zugriff und die Verteilung von Informationen über Teams und Abteilungen hinweg.

In vielen Unternehmen verbringen Mitarbeiter:innen Stunden damit, Inhalte zu erstellen, die später schwer auffindbar sein können. Infolgedessen erstellen Kolleg:innen bereits vorhandene Dokumente neu und verpassen die Möglichkeit, wertvolle Ressourcen wiederzuverwenden.

Durch die ordnungsgemäße Verwaltung digitaler Ressourcen mit DAM-Software können Sie Ihre Geschäftsabläufe optimieren, unnötige Arbeit reduzieren und Teams dabei unterstützen, schneller das zu finden, was sie benötigen. So sparen Sie Zeit und erhalten mehr Nutzen aus den Inhalten.

Damit Sie ein zuverlässiges Online-Ökosystem für Ihre Inhalte erstellen können, sehen wir uns an, wie ein DAM funktioniert, welche Vorteile es bietet und welche wichtigen Funktionen es beinhaltet.

Digital Asset Management-Definition

Digital Asset Management ist der systematische Prozess des Speicherns, der Verwaltung, der Organisation, der Verteilung und des Abrufens der digitalen Inhalte Ihres Unternehmens, um Ihren Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Ihre Ressourcen können alle Arten von Dokumenten umfassen, einschließlich textbasierter Dateien und Präsentationen sowie Rich-Media-Dateien wie Bilder, Videos, Audioinhalte, Animationen und Grafiken.

Mit der richtigen Plattform können Teams KI-generierte Metadaten nutzen, um nach digitalen Assets zu suchen. Assets können dann mit Nutzer:innen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens geteilt werden, über mehrere Ebenen von Datei- und Ordnerberechtigungen verfügen und verschiedene Zwecke erfüllen. Beispiel:

• Ein Marketingteam erstellt Videos, Kopien und Bilder für verschiedene Kampagnen
• Der Vertrieb erstellt Verträge, um Geschäfte abzuschließen
• HR verwendet digitale Dateien und andere Dokumente, um neue Mitarbeiter:innen einzubinden und zu Schulen

Asset-Management-Lösungen bieten die Technologie, die Ihr Team benötigt, um die Inhalte Ihres Unternehmens in einer einzigen kontrollierten Umgebung zu speichern, zu organisieren, zu verteilen und abzurufen. Die Verwendung eines DAM optimiert Arbeitsabläufe und hilft Ihrem Team, viele Stunden beim Teilen, Zusammenarbeiten und Suchen nach Dokumenten zu sparen.

Die Entwicklung des DAM im Laufe der Zeit

Wie jeder andere Geschäftsprozess hat auch das Digital Asset-Management viele Veränderungen durchlaufen, von der Erfindung des ersten Business-Computers bis hin zum Aufstieg der künstlichen Intelligenz (KI) im Computing.

Hier ist eine kurze Geschichte der Entwicklung des DAM.

DAM vor dem Internet

Ursprünglich diente die Einführung von Desktop-Computern und On-Premise-Bibliotheken für das Asset Management den Unternehmen dazu, physische Assets in digitale Formate zu übertragen. Mit dieser Technologie konnten Dateien und Dokumente mithilfe einfacher Metadaten gespeichert und in Ordnern indexiert werden. Die Digitalisierung erleichterte das Management von Unternehmensressourcen, doch die gemeinsame Nutzung dieser Ressourcen mit anderen war weiterhin schwierig.

Das DAM (Digital Asset Management) nach der Erfindung des Internets

Das Internet erleichterte Unternehmen das Teilen von Dateien intern und mit Partner:innen. Zwar wurde das Teilen dadurch einfacher, doch meist bedeutete der Prozess viele E-Mails und FTP-Apps und der Zugriff auf Dateien war nicht sicher.

DAM im Cloud-Computing-Zeitalter

Mit der Weiterentwicklung der Cloud-Technologie konnten Teams Ressourcen problemlos abteilungs- und unternehmensübergreifend speichern und freigeben. Die sichere Zusammenarbeit wurde einfacher, und die Teammitglieder konnten von verschiedenen Geräten und Standorten aus arbeiten, wodurch Zeit gespart werden konnte und ineffiziente E-Mails überflüssig wurden.

Digital Asset Management (DAM) in der API-Zeit

APIs (Application Programming Interfaces) ermöglichen die Integration von Digital Asset Management in andere Lösungen zur Dateierstellung und Zusammenarbeit. Durch diese Integrationen müssen Sie nicht mehr zwischen Tools wechseln, sondern können Teams dabei unterstützen, Mediendateien schnell und effizient zu erstellen.

Digital Asset Management (DAM) in der AI-Zeit

Auf der Basis von KI bieten Lösungen im digitalen Asset-Management intelligente Dokumentverarbeitung, Rich-Media-Erkennung wie Video- und Spracherkennung sowie Asset-Querverweise. Mit KI-gestütztem DAM können Sie außerdem Empfehlungen für eine schnellere und intelligentere Erstellung und Verteilung von Inhalten geben, damit Ihre Teams Zeit sparen und effizienter arbeiten können.

So funktioniert DAM-Software

Digital Asset-Management-Software unterstützt Ihr Unternehmen bei der Verwaltung Ihres Datenlebenszyklus – von der Erstellung bis zur Speicherung und Freigabe. In der Regel umfasst sie diese sechs wichtigen Schritte.

1.Erstellung von Digital Assets

DAM-Lösungen werden oft mit integrierten Vorlagen geliefert und können in sichere Collaboration-Tools integriert werden, um standardisierte und durchsuchbare Ressourcen zu erstellen, ohne Nutzer:innen dazu zwingen, von einem Anwendungsfenster in ein anderes zu wechseln.

2.Speicherung von Digital Assets

Mit einer zentralisierten Bestandsverwaltung erhalten Sie eine zentrale Informationsquelle für Ihre Inhalte. DAM-Systeme bieten sicheren Speicher für verschiedene Dateitypen und Online-Backups, um sicherzustellen, dass Sie keine Ressourcen verlieren.

3.Organisation und Indexierung digitaler Assets

Lösungen für die Verwaltung digitaler Ressourcen nutzen Metadaten, um gespeicherte Assets bei Bedarf einfach zu finden. Fortschrittliche Lösungen hängen Metadaten automatisch an digitale Assets an, um sie im System zu gruppieren und zu indizieren und so die Suche und den Abruf zu erleichtern. Metadaten können die folgenden Informationen enthalten:

• Asset-Typen - wie Inhalte in sozialen Medien oder Produktspezifikationen
• Version - z. B. ob ein Dokument neu oder überarbeitet ist
• Medientypen – z. B. JPEG, Video oder Diashow
• Software oder Technologie – mit der sie erstellt wurde, wie Adobe Photoshop oder Microsoft Word

4.Zusammenarbeit mit Digital Assets

DAM-Lösungen umfassen Funktionen wie Kommentare und Tagging, um die Zusammenarbeit zwischen Ihren Teammitgliedern an demselben Dokument, derselben Datei oder demselben Asset zu erleichtern, unabhängig vom Medientyp.

Beispielsweise hilft die Dokumentversionskontrolle dabei, sicherzustellen, dass Teammitglieder nur die neueste Version jedes Assets erhalten, sodass niemand mit einer veralteten Datei arbeitet oder falsche Informationen aus einem alten Dokument teilt.

Mit einer Plattform für digitales Asset-Management erhalten Sie Historie und Zugriff auf Datensätze für ein effektives Systemaudit. Sie können Audit-Trails für Dokumente nutzen, um die Einhaltung von Datenschutzvorschriften in Branchen wie dem Gesundheitswesen und dem Finanzwesen nachzuweisen.

5.Verteilung von Digital Assets

Mit den besten DAM-Plattformen können Sie die neueste Version Ihrer Assets mit anderen teilen, indem Sie Best Practices für das Link-Sharing verwenden. Sie können Inhalte auch direkt auf Ihre Website einbetten, um jederzeit die neueste Version zu teilen.

6. Zugriffskontrolle und Berechtigungssteuerung

Mit DAM-Systemen können Administrator:innen entscheiden, wer Zugriff auf welche Datei hat und zu welchem Zweck. Sie können beispielsweise den Zugriff auf nur Anzeigen, Bearbeiten, Herunterladen oder eine Kombination dieser Berechtigungen beschränken. Darüber hinaus können Sie durch die Verwendung von Links mit Ablaufdaten jederzeit die Berechtigungen widerrufen.

Vorteile digitaler Asset-Management-Lösungen

Die Verwendung von Software zur Verwaltung von DAM-Assets spart Teams wertvolle Zeit beim Abschluss von Geschäften, bei der Interaktion mit Kund:innen und beim Start von Marketingkampagnen – und das ist erst der Anfang.

Hier finden Sie sieben Vorteile Digital Asset Management-Lösungen für Ihr Unternehmen.

1. Schnelles Suchen und Abrufen von Dokumenten

Da ein Digital Asset Management-System Metadaten verwendet, um Dateien zu indizieren und zu gruppieren, ist es einfach, sie zu suchen und bei Bedarf zu finden. Das bedeutet, dass Ihre Teammitglieder weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten und Dateien verbringen und sich stattdessen mehr auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können.

Diese einfache Auffindbarkeit von Inhalten hilft auch, Kosten zu senken, indem doppelte Dokumente oder das Neu­erstellen von Dateien vermieden werden, die Sie in Ihrer Cloud-Speicherplattform nicht finden.

2. Einfache und optimierte Arbeitsabläufe

Die Verwaltung von Digital Assets vereinfacht Arbeitsabläufe, indem der Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten minimiert, die Freigabe vereinfacht und eine sichere Zusammenarbeit gewährleistet wird. Ein vereinfachter Prozess erhöht zudem die Transparenz in Ihrem Unternehmen und beseitigt Engpässe bei der Dateifreigabe.

3. Effektivere Teamarbeit

Wenn Ihre Teammitglieder wissen, wo sie Dokumente finden, wenn sie sie brauchen, können sie schneller arbeiten und sich auf den Abschluss von Geschäften konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach Dokumenten und Dateien zu verbringen. Eine DAM-Lösung, die die Effizienz erhöht, führt zu effektiverer Teamarbeit und mehr Fortschritten für Ihr Unternehmen.

4. Verbesserte Markenleitlinien-Compliance

Um den Umsatz zu steigern und das Kundenerlebnis zu verbessern, benötigen Sie ein effektives Markenmanagement. Ein Digital Asset Management-System stellt sicher, dass die aktuellen Dokumente Ihrem Team zur Verfügung stehen. Das bedeutet, dass Ihre Kommunikation in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Kundensupport immer auf dem neuesten Stand und markengerecht ist.

5. Höhere Sicherheit

Fortschrittliche Lösungen für das Media Asset Management bieten Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz und granulare Zugriffskontrollen, die den Zugriff auf Ihre Asset-Bibliothek einschränken.

Laut dem Cost of a Data Breach Report von IBM erreichten die globalen durchschnittlichen Kosten für Datenschutzverletzungen im Jahr 2024 4,88 Millionen US-Dollar – ein Anstieg von 10 % gegenüber 2023 und die höchste jemals erzielte Gesamtsumme. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, Datenschutzverletzungen und unbefugten Zugriff zu verringern.

6. Schnellere und höhere Konversionsrate

Wenn Ihre Marketing- und Vertriebsteams Inhalte schnell finden und mit potenziellen Kund:innen teilen können, unterstützen sie eine zügigere Umwandlung von Interessent:innen — statt Stunden mit der Suche nach Dokumenten zu verbringen.

Mehr Abschlüsse und Kund:innen führen zu höheren Umsätzen und einem besseren Ergebnis für Ihre Marke.

7. Einfachere Compliance

Da DAM-Plattformen Zugriffsverlauf, Versionskontrolle und granulare Zugriffsberechtigungen bieten, können stark regulierte Branchen wie das Gesundheitswesen und Fintech problemlos Vorschriften einhalten.

Zugriffsberechtigungen helfen dabei, den Zugriff auf die digitale Bestandsverwaltungsbibliothek Ihres Unternehmens zu kontrollieren und Strafen für Verstöße gegen Datenschutzvorschriften zu vermeiden. Dateiverschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und andere Funktionen zur sicheren Freigabe erhöhen die Sicherheit und unterstützen gleichzeitig die Compliance-Anforderungen der Branche.

Häufige Herausforderungen bei der Verwaltung digitaler Assets

Die Verwaltung von Assets ohne DAM-Software kann Unternehmen jeder Größevor Herausforderungen stellen.

1. Schwierigkeiten beim Zugriff auf digitale Assets: Eine Asset-Management-Lösung bietet robuste Metadatenfunktionen und Tools für die Suche und Vorschau von Medienressourcen. Ohne sie könnte Ihr Team Probleme haben, Dateien zu finden, wichtige Entscheidungen verzögern sich, Kund:innen kommen langsamer durch Ihren Funnel, und Geschäftsabschlüsse werden erschwert.
2. Zeitverschwendung und Ressourcenverschwendung: Eine Gartner-Umfrage ergab, dass 47 % der digitalen Mitarbeiter:innen Schwierigkeiten haben, die Informationen zu finden, die sie für ihre Arbeit benötigen. Wenn Ihre Teammitglieder verlorene Dateien neu erstellen müssen, verschwenden sie Zeit, die besser für andere Aktivitäten genutzt werden könnte.
3. Nicht vernetzte Informationssilos: Wenn Sie nicht über ein DAM-System verfügen, um alle digitalen Assets zu speichern und darauf zuzugreifen, speichern verschiedene Teams und Abteilungen ihre Dateien und Dokumente an separaten, nicht integrierbaren Speicherorten. Diese Diskrepanz schafft erhebliche Hindernisse für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit im Team.
4. Keine einzige Quelle der Wahrheit für Unternehmensinhalte: Ohne ein einheitliches Ablagesystem für alle digitalen Assets Ihres Unternehmens können sich an verschiedenen Speicherorten doppelte Dokumente ansammeln. Diese Fragmentierung führt zu widersprüchlichen Geschäftsinformationen, Kommunikationsabweichungen von der Marke und unkontrolliertem Zugriff auf Ihre Dateien.

Worauf Sie bei einer DAM-Plattform achten sollten

Die Auswahl der besten Plattform für die Verwaltung von Medienressourcen für Ihr Unternehmen hängt von Ihren Geschäftsanforderungen, Implementierungszielen, der Größe Ihrer Teams, den Arten von Assets, die Sie erstellen, und den Vorschriften in Ihrer Branche ab.

Achten Sie bei der Auswahl der DAM-Software für Ihr Unternehmen auf diese Funktionen.

• Support für Ressourcen über den gesamten Lebenszyklus: Das Verschieben von Dateien von einer Anwendung in eine andere könnte ihre Sicherheit und Integrität gefährden. Daher ist es ideal, einen einzigen Speicherort für die Erstellung, Bearbeitung und Freigabe von Assets zu haben
• Skalierbarer Cloud-Speicher: Eine zuverlässige Lösung sollte Ihre DAM-Assets sicher mit Backups speichern, sich an Ihre Bedürfnisse anpassen und dabei Flexibilität und optimale Speicherleistung bieten.
• Robuste Suchbarkeit: Ihre DAM-Software sollte Suchfunktionen bieten, die es Ihnen ermöglichen, mithilfe von KI-generierten Metadaten Dateien zu indizieren und einfach nach ihnen zu suchen
• Schnelle Dateiübertragung: Ihre Plattform sollte es Ihnen ermöglichen, Dokumente schnell zu übertragen, damit sie verfügbar sind, wenn Kund:innen und Stakeholder Informationen benötigen, um Entscheidungen zu treffen
• Berechtigungssteuerung: Mit dieser Funktion können Sie kontrollieren, wer aus welchem Grund und für wie lange Zugriff auf welches Dokument hat, um die Integrität und Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten
• Nahtlose Integration mit vorhandenen Tools: Mit Lösungen, die einfache Integrationen bieten, können Teams effizient zusammenarbeiten, indem sie Dateien bearbeiten und nahtlos mit anderen Content-Management-Systemen und Veröffentlichungsplattformen zusammenarbeiten, die Sie verwenden, um Inhalte mit externen Stakeholdern zu teilen.
• Einfacher Datenimport und -export: Wenn Sie die Tools oder Lösungen zur Verwaltung Ihrer Digital Assets wechseln möchten, sollte Ihr DAM-System den Import und Export von Daten und Dokumenten vereinfachen

Verwenden Sie Box für das Digitale Asset-Management, um die Zusammenarbeit und Sicherheit zu verbessern

Box ist die führende Intelligent Content Management-Plattform, eine sichere Lösung zum Erstellen von Inhalten, Speichern, Teilen und Verwalten Ihrer Digital Assets an einem Ort.

Mit Box können Sie außerdem den gesamten Lebenszyklus Ihrer Assets von überall und auf jedem Gerät verfolgen. Mit einer Digital Asset-Bibliothek können Sie Ihre Dokumente und Mediendateien organisieren, um Inhalte jederzeit leicht zugänglich zu machen.

Sie erhalten außerdem Sicherheits- und Compliance-Funktionen wie granulare Zugriffskontrolle und Verschlüsselung, um Ihre vertraulichen Informationen zu schützen und gleichzeitig bestimmte branchenspezifische Vorschriften zu erfüllen. Durch die Integration von Box mit mehr als 1.500 Anwendungen können Sie zudem Workflows optimieren und Ihre bevorzugten Tools vereinheitlichen, wodurch die Produktivität in allen Geschäftsbereichen gesteigert wird.

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*Wir sind stets bestrebt, Produkte und Services anzubieten, die den besten Datenschutz sowie die höchste Sicherheit und Compliance gewährleisten, jedoch stellen die in diesem Blogbeitrag enthaltenen Informationen keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und aktuellen Kund:Innen dringend, ihre eigene Sorgfaltspflicht bei der Einhaltung geltender Gesetze zu erfüllen.