Best Practices für die sichere Freigabe von Links zur Zusammenarbeit an Inhalten

Die Online-Freigabe von Links an Kolleg:innen und Kund:innen ist eine dieser ganz normalen Aufgaben, die die meisten Menschen erledigen, ohne groß darüber nachzudenken. Am Ende des Tages haben Sie vielleicht so viele Inhalte verschickt – Verträge, Präsentationen, Besprechungsnotizen, Designmaterialien und mehr –, dass Sie den Überblick verloren haben, welche Links Sie mit wem geteilt haben.

Und wenn Sie vertrauliche Daten über einen öffentlichen Link weitergeben (oder versehentlich an die falsche Person senden), können unbefugte Nutzer:innen auf sensible Informationen zugreifen, die den Ruf Ihres Unternehmens, die finanzielle Lage oder sogar die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gefährden. Das kann zu unbeabsichtigten Risiken und Ineffizienzen führen – besonders wenn die verfügbaren Ressourcen begrenzt sind.

Um Ihre Inhalte vor Datenschutzverletzungen und Bedrohungen der Cloud-Sicherheit, zu schützen, lesen Sie diesen Leitfaden mit den besten Praktiken für die Freigabe von Links – so bewahren Sie Ihre Inhalte und stärken gleichzeitig die Zusammenarbeit mit Ihren Stakeholdern.

Was ist Link-Sharing?

Link-Sharing ist die Praxis, URLs über Content Management-Lösungen, E-Mails, soziale Medien oder Messaging-Apps an andere zu versenden. Die URLs zeigen auf einen digitalen Inhalt wie ein Dokument, ein Video oder ein Bild, und diejenigen, die einen Link zu einer Datei erhalten, können ihn dann öffnen. Link-Sharing kann von der einfachen Übermittlung einer Website-URL bis hin zur Bereitstellung des Zugriffs auf sensible Dateien reichen, die in der Cloud gespeichert sind, wie Verträge und interne Berichte, die zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen erfordern, um deren Inhalte vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Sie können Link-Sharing für folgende Zwecke nutzen:

• Internen oder externen Partner:innen Zugriff auf Projektressourcen gewähren
• Dokumente zur Überprüfung oder Unterzeichnung senden
• Neue Teammitglieder aufnehmen und einarbeiten
• Liefergegenstände an Ihre Kund:innen übermitteln
• Feedback zu Designs oder Videos sammeln

Auch wenn es einfach wirkt, macht das Teilen von Links es einer verteilten Belegschaft leichter, zum Beispiel einen umfangreichen Jahresbericht zu erstellen. Außerdem entfällt das ständige Hin- und Herschicken von E-Mail-Anhängen, wenn Projekt- oder Unternehmensleitungen Änderungen in Echtzeit freigeben müssen. Doch bevor wir die Best Practices für das Teilen von Links zum sicheren Austausch von Inhalten durchgehen, werfen wir einen Blick darauf, wie dieser Prozess typischerweise abläuft.

Wie funktioniert Link-Sharing?

Die Art und Weise, wie Link-Sharing funktioniert, hängt sowohl vom Inhalt als auch von der Plattform ab, die Sie verwenden. Denn schließlich ist die Freigabe eines Links zu einem vertraulichen Bericht, der in Ihrem Dokumentenverwaltungssystem gespeichert ist, etwas anderes als der Austausch von öffentlichen URLs über einen Chat. Um die Kontrolle über Ihre freigegebenen Inhalte zu behalten, ist es wichtig, diese Schritte zu verstehen.

So erstellen Sie einen Link zum Teilen von Inhalten in Ihrem Speicher und senden ihn online.

1. Link-Generierung: Zunächst erstellen Sie einen Link für eine bestimmte Datei oder einen Ordner, zumeist über eine Cloud-Speicherplattform. Die URL kann entweder direkten Zugriff gewähren oder es Empfänger:innen ermöglichen, die Berechtigung zum Anzeigen des Inhalts zu beantragen.
2. Berechtigungseinstellungen: Dann legen Sie die Zugriffsebene für den freigegebenen Link fest, einschließlich der Berechtigung zum Anzeigen, Bearbeiten, Kommentieren, Herunterladen, Freigeben und sogar Öffnen einer Datei. Zum Beispiel erfordern einige Links einen Entschlüsselungsschlüssel – einen zusätzlichen Code, der verschlüsselte Inhalte entschlüsselt – um ein eingeschränktes Dokument zu öffnen. Unternehmen nutzen diese Maßnahme häufig, um Finanzdaten und andere sensible Inhalte zu schützen.
3. Link-Verteilung: Sie können einen Link per E-Mail, Messaging-App oder über eine sichere Plattform zur Dateifreigabe versenden. Sobald Sie den Link verschickt haben, kann jede Person mit der entsprechenden Berechtigung auf die Inhalte zugreifen.

Einige Enterprise Content Management-Lösungen verfügen über zusätzliche Funktionen, um das Nutzererlebnis zu personalisieren , wie zum Beispiel die Anpassung der URL, um sie benutzerfreundlicher zu gestalten, oder die Nachverfolgung des Zugriffs auf den Link, einschließlich der Identifizierung der Person, die den Link abgerufen hat, und des Zeitpunkts des Zugriffs. Diese Funktionen sind nützlich, wenn Sie einen transparenten Prozess mit voller Kontrolle über die Sicherheit von Inhalten benötigen.

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Best Practices für die einfache und sichere Freigabe von Links

Ob bei der Zusammenarbeit an Strategien, Vorschlägen oder Projektzeitplänen – stellen Sie sicher, dass die Daten, die Sie über den Link teilen, sicher und für Ihre Partner:innen zugänglich bleiben. So funktioniert’s:

1. Wählen Sie eine Link-Sharing-App, um Dateien unterwegs zu senden

Nehmen wir an, Sie müssen die Genehmigung eines juristischen Vertrages abwickeln, aber die unterzeichnenden Parteien arbeiten an unterschiedlichen Standorten oder sind einfach nicht in der Lage, persönlich zu unterzeichnen. Eine Link-Sharing-App ermöglicht es, den Prozess der Überprüfung von Inhalten von mobilen Geräten aus zu beschleunigen – ein Lebensretter, wenn Sie unter Zeitdruck stehen oder vor einem Kundentermin Änderungen in letzter Minute vornehmen müssen.

2. Speichern Sie Inhalte in der Cloud, um große Ressourcen in großem Umfang zu teilen

Laut dem State of Video Report von Wistia planen 78 % der Unternehmen, mehr Videos zu erstellen, um für ihre Produkte, Marken und Marketinginitiativen zu werben. Dazu benötigen Sie eine skalierbare Datenspeicherlösung, mit der Sie Dateien jeder Größe hochladen können, ohne dabei die Geschwindigkeit zu beeinträchtigen oder die Kapazität zu überschreiten.

Mit Cloud-Lösungen können Sie große Dateien hosten und Links freigeben, ohne Ihr E-Mail-System zu überlasten. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie hochauflösende Bilder, Videos oder umfangreiche Berichte bearbeiten.

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3. Schützen Sie Dokumente mit Verschlüsselung und Passwortschutz

Die Verwaltung sensibler Daten, wie personenbezogener Daten (PII) oder Gesundheitsdaten, erfordert solide Sicherheitskontrollen, um einen freigegebenen Link vor Cyber-Bedrohungen zu schützen. Im State of Data and Analytics Report von Salesforce gaben 78 % der Führungskräfte aus den Bereichen Analyse und IT an, dass es für ihre Unternehmen schwierig sei, Daten mit den geschäftlichen Prioritäten in Einklang zu bringen. Der Hauptgrund dafür sind Sicherheitsbedenken.

Mit immer mehr Datenquellen und -Technologien entstehen auch die Risiken. Die Verschlüsselung von Dateien vor der Freigabe über Links hilft dabei, vertrauliche Dokumente vor Verstößen zu schützen, indem die Daten in ein Format konvertiert werden, auf das nur Personen mit dem richtigen Entschlüsselungsschlüssel oder Passwort zugreifen können. Der Passwortschutz von Dateien kann ebenfalls eine Strategie sein, um sensible Daten mit jemandem außerhalb Ihres Unternehmens zu teilen. Aber Ihre erste Verteidigungslinie gegen unbefugten Zugriff ist die Verschlüsselung.

4. Legen Sie granulare Berechtigungsstufen für Link-Nutzer:innen fest

Nicht jede Person benötigt dasselbe Zugriffsniveau. Durch Festlegen granularer Berechtigungsstufen können Sie festlegen, wer den Inhalt Ihres freigegebenen Links anzeigen, bearbeiten oder kommentieren kann. Dadurch wird das Risiko verringert, dass jemand versehentlich Informationen ändert oder löscht, was sich auf den Workflow oder die Projektergebnisse des gesamten Teams auswirken könnte.

Falsch konfigurierte Berechtigungen können zur unbeabsichtigten Offenlegung sensibler Daten führen. Daher ist es entscheidend, den Zugriff gezielt nach Bedarf zu beschränken. Beispielsweise benötigen Marketingteams möglicherweise Bearbeitungszugriff auf Kampagnenmaterialien, während Kund:innen möglicherweise nur eine Genehmigung benötigen, um die endgültigen Dateien anzuzeigen. Sie können sogar Ablaufdaten festlegen, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte für einen begrenzten Zeitraum verfügbar sind, und so den unbefugten Zugriff nach Abschluss des Projekts verhindern.

Manche Link-Sharing-Plattformen bieten Zugriffstracking, mit dem Sie auffällige Zugriffsversuche auf sensible Inhalte frühzeitig erkennen können. Diese Transparenz hilft Ihnen, Berechtigungen bei Bedarf anzupassen und Ihre vertraulichen Daten zu schützen.

5. Halten Sie sich an die Bestimmungen zur Freigabe von Links

Eine Zusammenarbeit im Gesundheitswesen wäre ohne sicheres Link-Sharing nicht möglich, da stark regulierte Branchen die Datenschutzstandards wie DSGVO, CCPA und HIPAA einhalten müssen. Compliance erfordert den Schutz von freigegebenen Ordnern und Dateien vor nicht autorisierten Nutzer:innen, z. B. durch die Implementierung von Maßnahmen wie strenge Zugriffskontrollen und Verschlüsselung.

Denken Sie daran, Ihre Link-Einstellungen zu überprüfen, um die standardmäßigen Freigabeoptionen zu verhindern, mit denen jeder mit dem Link auf Ihre vertraulichen Daten zugreifen kann.

6. Setzen Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung für externe Zuschauer:innen durch

Für die gemeinsame Nutzung von Dateien in Unternehmen gibt es oft strenge Richtlinien und Kontrollen, um Sicherheitsvorfälle zu verhindern. Wenn Sie jedoch einen Link mit einer Person teilen, die ein persönliches Konto verwendet, ist er möglicherweise nicht auf demselben Niveau geschützt. Laut dem State of SaaS Security Report 2024 von Valence erfolgen 46 % der externen Datenfreigaben von Unternehmen an private, nicht unternehmenseigene Konten.

Diese Anmeldedaten haben in der Regel schwache Passwörter, die anfällig für Angriffe sind. Durch die Implementierung einer Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für externe Mitarbeiter:innen kann das Risiko durch schwache Passwörter verringert werden. Die MFA-Technik fügt einen zusätzlichen Schutzschritt hinzu, wie z. B. einen Code, der per SMS oder E-Mail übermittelt wird, um unbefugten Zugriff auf Konten zu verhindern, wenn Passwörter gestohlen oder kompromittiert wurden. Durch die zusätzliche Sicherheitsebene schützt MFA Ihre Inhalte vor unbefugtem Zugriff, selbst wenn Passwörter kompromittiert werden.

Plattformen zur Dateifreigabe mit erweiterten Sicherheitskontrollen bieten diese Funktion zum Schutz Ihrer Inhaltsverteilung. Es ist wichtig, dass Sie Ihre externen Partner:innen darüber informieren, wie diese Sicherheitsmaßnahme funktioniert und wie wichtig es ist, auf freigegebene Links aus Ihrem Unternehmen zuzugreifen. Mit Intelligent Content Management-Plattformen können Sie Ordner erstellen, mit denen vertrauliche Dateien nur für die richtige Zielgruppe zugänglich sind, und zwar durch zuverlässige Authentifizierungsprozesse.

Verwalten und schützen Sie Ihre freigegebenen Links mit Box

Box bietet eine einzige Plattform zum Erstellen, Hochladen, Bearbeiten und Zusammenarbeiten von Dateien. Mit Intelligenten Content Management erhalten Sie Speicher, Freigabe, E-Signatur, Verwaltung mobiler Inhalte und Sicherheit auf Unternehmensebene, um Ihre vertraulichen Informationen zu schützen. Außerdem können Sie Ihre Inhalte über 1.500 Integrationen hinweg verbinden.

Funktionen wie Passwortschutz, Dateiverschlüsselung und erweiterte Authentifizierung sorgen dafür, dass Daten sicher und nur für autorisierte Nutzer:innen zugänglich sind. Auf diese Weise können Sie Ihre Links mit Zuversicht teilen, da Ihre Informationen geschützt bleiben und die Branchenstandards erfüllen.

Mit einer zentralen Quelle der Wahrheit für Ihre Dokumente und Dateien vereinfachen Sie Arbeitsabläufe, halten Informationen auf dem neuesten Stand und organisieren Daten, um ihren wahren Wert zu nutzen.

Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung und erfahren Sie mehr über Lösungen zur Implementierung von Best Practices für die sichere Linkfreigabe.

*Wir sind stets bestrebt, Produkte und Services anzubieten, die den besten Datenschutz sowie die höchste Sicherheit und Compliance gewährleisten, jedoch stellen die in diesem Blogbeitrag enthaltenen Informationen keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und aktuellen Kund:Innen dringend, ihre eigene Sorgfaltspflicht bei der Einhaltung geltender Gesetze zu erfüllen.