Wie funktioniert intelligente Dokumentenverarbeitung?

Intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP) ist eine Kombination aus Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) und optischer Zeichenerkennung (OCR) und trägt zur Optimierung der Dokumentenverwaltung bei. Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Stapel physischer Belege, digitaler Berichte, PDFs und gescannter Bilder, die wichtige Daten enthalten. Alle Belege einzeln durchzugehen, um die Informationen zu ordnen oder das Gesuchte zu finden, würde viel Zeit in Anspruch nehmen. Hier kommt IDP ins Spiel – als eine Art intelligenter Assistent, der diese Aufgaben in Sekundenschnelle erledigt. 

Inhalte sind für Unternehmen das Herzstück ihrer Entscheidungs- und Arbeitsprozesse. Das manuelle Bearbeiten und Verwalten von Inhalten – das Eingeben von Daten oder das Taggen von Dateien – kann zu Fehlern und Verzögerungen führen. Mit IDP lassen sich diese Herausforderungen dank Automatisierung bewältigen.

Zum Verständnis der Funktionsweise von IDP betrachten wir zunächst deren Definition, Vorteile und Anwendungsbereiche und sehen uns an, wie KI und andere Technologien eine intelligente Dokumentenanalyse, Klassifizierung und Datenextraktion ermöglichen.

Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?

Intelligente Dokumentenverarbeitung ist eine Technologie, die die Extraktion, Klassifizierung und Analyse von Daten aus Dokumenten automatisiert. Im Gegensatz zur herkömmlichen Dokumentenverarbeitung, bei der Inhalte nur „gescannt“ und Texte oder Zahlen gesammelt werden können, extrahiert die intelligente Dokumentenverarbeitung relevante Informationen, klassifiziert sie und überprüft sogar ihre Richtigkeit anhand von Datenbanken und Dokumentenmanagementsystemen.

Wenn Sie mit großen Mengen an Papierverträgen oder gescannten Policen konfrontiert sind, dann wissen Sie, wie aufwendig es sein kann, jedes einzelne Dokument manuell zu überprüfen. IDP vereinfacht diesen Prozess: Dokumente werden automatisch digitalisiert, wichtige Informationen mit KI extrahiert, die Genauigkeit überprüft und alles für einen schnellen Zugriff und eine einfache Integration in Ihre Systeme strukturiert. 

Die intelligente Dokumentenverarbeitung IDP wird häufig mit der automatisierten Dokumentenverarbeitung (Automated Document Processing, ADP) verwechselt. Dabei geht sie über die grundlegende Automatisierung hinaus. Mit IDP können Sie beispielsweise Begriffe und Klauseln aus einem umfangreichen Vertrag sofort herausziehen – etwas, das mit herkömmlicher ADP, die in der Regel einfachere Aufgaben wie das Sortieren von Dokumenten übernimmt, nicht möglich ist.

OCR, RPA und IDP: die Unterschiede verstehen

IDP-Lösungen vereinen verschiedene Technologien, um eine zuverlässige und effiziente Dokumentenverarbeitung zu gewährleisten. Dadurch entstehen manchmal Missverständnisse hinsichtlich ihrer Funktionen. Hier ist eine kurze Übersicht: 

• Optische Zeichenerkennung wandelt gescannte oder bildbasierte Dokumente in maschinenlesbaren Text um und ermöglicht so die Weiterverarbeitung gedruckter oder handschriftlicher Inhalte. Das ist hilfreich, wenn Sie alte Dateien schnell in bearbeitbare Formate umwandeln müssen.
• Robotic Process Automation (RPA) automatisiert sich wiederholende Aufgaben, wie die Übertragung extrahierter Daten in andere Systeme, und reduziert so das Risiko des Auftretens menschlicher Fehler.
• Computer Vision analysiert Daten aus Bildern oder Videos und erhebt Informationen, die mit OCR allein nur schwer zu verarbeiten sind, wie handgeschriebene Zeichen, Logos und Unterschriften.
• Künstliche Intelligenz umfasst KI-Teilbereiche wie maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung (NLP), um Dokumentinhalte zu analysieren und kontextbasierte Entscheidungen zu treffen.

OCR und RPA sind Komponenten der Automatisierung der Dokumentenverarbeitung. Sie extrahieren Informationen aus strukturierten Dokumenten wie Tabellenkalkulationen oder Formularen und geben sie in Systeme ein. IDP geht darüber hinaus. Durch die Integration von KI können Sie in unstrukturierten Daten – also Dokumenten, die nicht in einem eindeutigen, vordefinierten Format vorliegen – verborgene Informationen abrufen.

Unstrukturierte Daten machen den Großteil der Unternehmensinhalte aus – laut einer von Box gesponserten IDC-Umfrage sind es genau 90 %. Wenn Sie den tatsächlichen Wert Ihrer Inhalte erschließen möchten, benötigen Sie eine IDP-Software, die Suchfunktionen verbessert, die Datenklassifizierung automatisiert und präzise Inhaltsanalysen liefert. Mit KI werden diese Aufgaben automatisch ausgeführt, wodurch geschäftliche Workflows optimiert und die Effizienz gesteigert werden.

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Vorteile der Einführung von IDP-Lösungen

IDP-Plattformen können zahlreiche Aufgaben gleichzeitig ausführen. Sie eignen sich für Bereiche, in denen Terabytes an Inhalten verarbeitet werden, beispielsweise Personalwesen, Buchhaltung, Marketing und vieles mehr. Mit der Einführung derartiger Lösungen lassen sich Kosten für die Dokumentenverwaltung senken und gleichzeitig die Content-Verarbeitung skalieren.

Die Hauptvorteile einer Investition in IDP-Software sind:

• Schnellere Dokumentenverarbeitung: Stellen Sie sich vor, Sie müssten Hunderte von Dateien in einem cloudbasierten Datenspeicher manuell durchsuchen, um einen bestimmten Abschnitt in einem Kaufvertrag zu finden. Mit IDP sparen Sie Zeit, indem Sie Begriffe und Ausdrücke in mehreren Dokumenten suchen und umgehend präzise Ergebnisse erhalten – oft ohne die Dateien überhaupt öffnen zu müssen.
• Extraktion von Daten und Metadaten: Fortschrittliche IDP-Lösungen extrahieren Daten und Metadaten aus Verträgen, Richtlinien und anderen Dokumenten. Mit dieser Funktion können Sie wichtige Informationen schneller als mit herkömmlichen Methoden suchen, organisieren und analysieren, wodurch Sie Zeit bei der manuellen Dateneingabe und Inhaltsüberprüfung sparen.
• Verbesserte Genauigkeit der Inhalte: Mithilfe fortschrittlicher KI-Modelle überprüft IDP die Genauigkeit der Daten, die Sie aus Dokumenten wie Berichten oder Formularen erfassen, und reduziert so menschliche Fehler wie falsche Eingabe von Zahlen, falsche Klassifizierung von Daten und doppelte Informationen.
• Verbesserte Informationssicherheit: Herkömmlichen Lösungen fehlen oft Funktionen zum Schutz vor Cyberangriffen und Datenverstößen. IDP-Tools hingegen schützen Dokumente während der Verarbeitung durch Prüfpfade, granulare Berechtigungen, Dateiverschlüsselung und andere Maßnahmen gegen diese Bedrohungen. Durch das Hinzufügen dieser Sicherheitsebenen können Sie Datenschutzbestimmungen einhalten und Ihr Unternehmen vor möglichen Geldstrafen und Reputationsschäden schützen.

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So funktioniert KI-Dokumentenverarbeitung

Unternehmen setzen KI in mehr Geschäftsbereichen ein als je zuvor – laut McKinsey nutzen 50 % der befragten Unternehmen diese Technologie in zwei oder mehr Bereichen. Software für intelligente Dokumentenverarbeitung nutzt KI, um verschiedene Aufgaben im Dokumentenmanagementprozess zu beschleunigen. Dazu gehören der Import von Inhalten in ein Cloud-System und die Gewinnung von Erkenntnissen aus Daten.

So funktioniert eine Plattform zur intelligenten Dokumentenverarbeitung in der Regel.
 

1. Dokumentenaufnahme

Dies ist der Moment, in dem Sie Dokumente, egal ob digital oder physisch, mithilfe eines IDP-Tools in Ihr Content-Management-System importieren. Sie könnten etwa gescannte Papierrechnungen und -verträge im Rahmen Ihres Vertragsmanagementprozesses verarbeiten.

Die Dokumentenaufnahme erfasst alle diese Dokumente und wandelt sie in ein digitales Format um, das das System verstehen kann. Und wenn Sie täglich mit Rechnungen zu tun haben, können Sie mithilfe von OCR Zahlen und Beträge aus diesen Dateien extrahieren – und diese mit Hilfe von KI in Metadaten umwandeln (wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt).
 

2. Dokumentklassifizierung

Sobald die Dokumente im IDP-System sind, werden sie im nächsten Schritt anhand ihres Inhalts kategorisiert. Die KI analysiert die Struktur und den Inhalt der einzelnen Dokumente, um deren Typ zu bestimmen – ob es sich um eine Bestellung, einen Finanzbericht oder eine Marketingpräsentation handelt.

In diesem Schritt entscheidet sich, wie IDP das Dokument in den nachfolgenden Schritten verarbeitet. So kann beispielsweise eine Bestellung die Extraktion von Elementdetails für die Auftragsabwicklung erfordern, während ein Finanzbericht möglicherweise eine Datenvalidierung zur Sicherstellung der Genauigkeit benötigt.
 

3. Datenextraktion

Nach der Klassifizierung des Dokuments extrahiert die KI relevante Daten und Metadaten. Durch die IDP-Automatisierung erkennt und extrahiert die KI wichtige Informationen wie Daten, Namen und Adressen sowie Metadaten wie Dokumenttyp, Autor oder Erstellungsdatum. Diese Informationen können Ihrem Unternehmen Einblicke in Trends, Kundenverhalten und Effizienz verschaffen. So können Sie fundiertere Entscheidungen auf der Grundlage von Daten treffen.

Die automatisierte Datenextraktion verarbeitet sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten. Der einzige Unterschied besteht darin, dass bei der Verarbeitung unstrukturierter Dokumente die Daten in ein strukturiertes Format umgewandelt werden, wodurch sie für die Analyse und Integration in Geschäftsanwendungen geeignet sind.
 

4. Datenvalidierung

In diesem Schritt gleicht die KI die extrahierten Daten mit vordefinierten Regeln ab oder vergleicht sie mit anderen Datenbanken, um ihre Genauigkeit sicherzustellen. Erfasst die Lösung zur intelligenten Dokumentenverarbeitung beispielsweise Informationen aus einem Onboarding-Leitfaden, kann sie anhand von Metadaten Fehler oder Unstimmigkeiten identifizieren und das HR-Team darauf aufmerksam machen, damit diese behoben werden können.

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5. Automatisierung und Integration von Workflows

Die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung lässt sich auch in andere Plattformen und die digitale Workflow-Automatisierung integrieren. 

Sobald Sie ein Dokument verarbeiten, werden die Daten in die entsprechenden Felder Ihres CRM, Ihrer, project Projektmanagement-Software oder Ihres Dokumentenmanagementsystems übertragen. Beispielsweise können Sie einen Vertrag automatisch zur Überprüfung an die Rechtsabteilung senden und so den Genehmigungsprozess beschleunigen.
 

6. Kontinuierliches Lernen

Dank Technologien wie ML und NLP verbessert sich IDP durch kontinuierliches Lernen im Laufe der Zeit. Je mehr Dokumente das System verarbeitet, desto genauer werden seine Klassifizierungen, Extraktionen und Validierungen. Mit der Auswahl des richtigen IDP-Anbieters können Sie sicherstellen, dass regelmäßige Updates, die Weiterentwicklung des KI-Modells und die Anpassung an neue Dokumentformate gewährleistet sind. Damit bleiben Genauigkeit und Effizienz gewahrt.

Beachtenswerte Anwendungsfälle für IDP

Fortune Business Insights prognostiziert, dass der weltweite Markt für intelligente Dokumentenverarbeitung von 7,89 Mrd. US-Dollar im Jahr 2024 auf 66,68 Mrd. US-Dollar im Jahr 2032 wachsen wird, was einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 30,6 % in diesem Zeitraum entspricht. Der Studie zufolge ist IDP ein Wachstumsmotor für die Einführung von KI in Unternehmen, insbesondere in Branchen, die mit großen Datenmengen und komplexen Dokumenten arbeiten.

Lassen Sie sich von diesen vielfältigen Anwendungsfällen für IDP inspirieren.

Sehen Sie sich weitere Anwendungsfälle für KI im Geschäftsleben an.

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* Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.