Die Freigabe von Ordner- und Dateiberechtigungen erleichtert die Projektzusammenarbeit, indem Teammitgliedern ermöglicht wird, an Inhalten zu arbeiten, ohne ständig zwischen verschiedenen Versionen hin- und herwechseln zu müssen. Ganz gleich, ob es sich um einen freigegebenen Rechtsvertrag oder einen Ordner mit wichtigen Finanzberichten handelt, der richtige Zugriff auf Informationen ermöglicht Ihnen die Optimierung von Workflows, den schnellen Austausch von Ideen und die Vermeidung von Verzögerungen aufgrund von widersprüchlichen Bearbeitungen.

Die manuelle Freigabe von Berechtigungen für alle Nutzer:innen oder jede Gruppe ist jedoch fehleranfällig und ineffizient, besonders in großen Unternehmen mit vielen Abteilungen und Projekten. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, einem früheren Teammitglied, das noch Anmeldedaten hat, versehentlich Zugriff auf vertrauliche Kundenverträge zu gewähren. Das kann zu Datenschutzverletzungen führen, den Ruf Ihres Unternehmens gefährden und sogar rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Um diese Risiken zu vermeiden, zeigen wir Ihnen, warum sichere und effektive Berechtigungskontrollen so wichtig sind – und wie Sie sie Schritt für Schritt richtig einrichten.

Was sind Datei- und Ordnerberechtigungen?

Datei- und Ordnerberechtigungen sind Einstellungen, die festlegen, wer auf Dateien und Ordner in einem Computersystem, Netzwerk, Cloud-Datenspeichersystem oder einer anderen kollaborativen Softwareanwendung zugreifen, diese ändern oder verwalten darf. Ziel ist es, sicherzustellen, dass nur autorisierte Nutzer:innen Zugriff auf sensible Informationen haben und die Daten vor unbefugter Offenlegung oder Änderung geschützt sind.

Die Verwaltung von Berechtigungen variiert zwischen herkömmlichen On-Premise-Systemen und Cloud-Lösungen. Während bei herkömmlichen Lösungen das IT-Team die Berechtigungen direkt auf Servern konfigurieren muss, erfolgt das Berechtigungsmanagement in der Cloud meist über eine zentrale Administrationskonsole. Damit lassen sich Zugriffsrechte einfach standort- und geräteübergreifend vergeben und entziehen.

Fortschrittliche Cloud-Lösungen bieten außerdem wertvolle Funktionen wie rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) und Integration mit Identitätsprovidern für eine bessere Sicherheit und Verwaltung. Wenn Sie diese Unterschiede verstehen, können Sie intelligente Entscheidungen treffen, um die Daten Ihres Unternehmens zu schützen.

Warum Sie Standardberechtigungen für Dateien und Ordner festlegen sollten

Wahrscheinlich erhalten Sie von Ihrem Team ständig Nachrichten wie diese: „Ich kann diese Datei nicht öffnen. Könnten Sie mir bitte die Rechte zum Ansehen und Bearbeiten geben?“ Die Verwaltung von Standardberechtigungen für Dateien und Ordner – also den vordefinierten Regeln in Ihrem Dokumentenverwaltungssystem – trägt dazu bei, eine sichere Umgebung zu schaffen, in der Mitarbeiter:innen produktiv bleiben und gleichzeitig vertrauliche Informationen geschützt werden.

Durch das Festlegen von Standardberechtigungen kann Ihr Team viel Zeit sparen. Durch die Automatisierung dieser Konfigurationen entfallen ständige Unterbrechungen durch Nachrichten, in denen um manuellen Zugriff auf Inhalte gebeten wird. Es ist wie eine Assistenz, die Datei- und Ordnerzugriffe automatisch verwaltet. Das steigert die Effizienz und sorgt dafür, dass alle die passenden Zugriffsebenen erhalten – ganz ohne zusätzlichen Aufwand.

Hier sind die wichtigsten Gründe, warum Sie Ordner- und Dateiberechtigungen einrichten sollten.

Schützen Sie Daten vor unbefugtem Zugriff

Laut dem FBI Internet Crime Report wurden im Jahr 2023 in den Vereinigten Staaten 55.851 Vorfälle von Verstößen gegen persönliche Daten registriert. Die Vergabe von Berechtigungen schützt persönliche Daten und andere sensible Inhalte vor dem Zugriff durch unbefugte Nutzer:innen oder Gruppen – und senkt so das Risiko von Datenschutzverletzungen.

Da solche Vorfälle immer häufiger auftreten, ist es für Unternehmen jeder Größe entscheidend, klare Berechtigungen zu vergeben und den Zugriff auf Dokumente und Dateien zu beschränken, die besonders anfällig für Diebstahl oder Missbrauch sind.

Verhindern Sie versehentliche Änderungen und Datenverlust

Unabsichtliche Änderungen oder Löschungen können jederzeit passieren. Indem Sie steuern, wer bestimmte Dokumente bearbeiten darf, verringern Sie das Risiko, dass Verträge oder Angebote versehentlich überschrieben werden. Ein Vertriebsteam, das gemeinsam an einer Präsentation arbeitet, könnte die Berechtigungen zum Beispiel so anpassen, dass nur die Führungskraft die finale Version bearbeiten darf und so unbeabsichtigte Änderungen durch andere Teammitglieder vermeiden.

Sicherstellung von Compliance und Datenintegrität

Dateifreigabeberechtigungen helfen dabei, einen sicheren Rahmen für den Datenzugriff in Ihrer Cloud-Umgebung zu schaffen, der sicherstellt, dass nur bestimmte Nutzer:innen sensible Daten einsehen oder ändern können. Durch die Implementierung dieser Kontrollen zeigen Sie Ihr Engagement für die Datenintegrität und vermeiden hohe Geldstrafen aufgrund von Verstößen gegen Cloud-Compliance. Bestimmte Gesetze und Normen schreiben bestimmte Sicherheitspraktiken vor, einschließlich Zugriffskontrollen und Dateiverschlüsselung.

Zusammenarbeit bei Inhalten ermöglichen

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sollten alle, die auf gemeinsame Ressourcen zugreifen müssen, dies problemlos tun können. Stellen Sie sich vor, wie schwierig es wäre, einen neuen Film für eine Marketingkampagne freizugeben, wenn Sie große Videodateien nicht mit Ihren Kolleg:innen teilen könnten. Ohne die Erlaubnis, Kommentare anzuzeigen und zu hinterlassen, können Teammitglieder Schwierigkeiten haben, Feedback zu geben, was zu möglichen Verzögerungen bei der Kampagne führen kann.

So verwalten Sie Ordner- und Dateiberechtigungen in der Cloud

Die Verwaltung von Ordner- und Dateiberechtigungen in der Cloud unterscheidet sich von herkömmlichen On-Premise-Systemen durch zentrale Kontrolle sowie granulare Zugriffseinstellungen und sichere Collaboration-Tools. Mit diesen Maßnahmen können Sie den Schutz vor Sicherheitsbedrohungen verstärken, indem Sie bestimmte Berechtigungen und Zugriffsebenen für Ihre Dateien und Ordner festlegen.

Um Ihre Inhalte zu schützen, führen Sie die folgenden sechs Schritte aus, um Dateiberechtigungen in der Cloud zu verwalten:

1. Verstehen Sie die Ebenen der Berechtigungskontrolle

Die 2024 Thales Cloud Security Study zeigt, dass durchschnittlich 47 % der in der Cloud gespeicherten Daten vertraulich sind. Um all Ihre Dateien zu schützen, egal, ob sie vertraulich sind oder nicht, sollten Sie jedem Teammitglied den richtigen Zugriff auf vertrauliche Dateien und Verzeichnisse gewähren. Erweiterte Cloud-Plattformen mit granularen Zugriffskontrollen ermöglichen Ihnen die Zuweisung bestimmter Rollen basierend auf Dateiberechtigungsstufen.

Hier sind allgemeine Beispiele für Berechtigungsrollen.

• Administrator:innen: Haben volle Kontrolle über erweiterte Freigabeberechtigungen und können Dokumente sicher erstellen, ändern, herunterladen, löschen und an andere senden
• Manager:innen: Sie können Dateien innerhalb ihrer Abteilung oder ihres Projekts erstellen, ändern und löschen, haben aber möglicherweise eingeschränkten Zugriff auf Dateien in anderen Bereichen
• Bearbeiter:innen: Können Inhalte ändern und gemeinsam bearbeiten , aber keine neuen Dateien erstellen oder vorhandene löschen
• Betrachter:innen: Können nur Dateien und Ordner anzeigen, aber keine Änderungen vornehmen
• Gäst:innen: Haben begrenzten Zugriff auf bestimmte Dateien oder Ordner, oft mit Einschränkungen beim Bearbeiten oder Herunterladen

Wenn Sie Dateien für Kund:innen freigeben, berücksichtigen Sie den Grad der Zusammenarbeit, den Sie benötigen. In den meisten Fällen bieten Gast- oder Zuschauerberechtigungen den Kund:innen den Zugriff, den sie benötigen, ohne unbeabsichtigte Änderungen zu riskieren oder sensible Daten preiszugeben.

2. Dateiberechtigungen für Nutzer:innen einrichten

Beim Einrichten von Dateifreigabeberechtigungen müssen Sie den Zugriff an die Tätigkeitsrolle der einzelnen Personen anpassen. Denken Sie an das Prinzip der geringsten Rechte und gewähren Sie Nutzer:innen nur die Berechtigungen, die sie für ihre Aufgaben brauchen.

Ein Marketingteam könnte beispielsweise Bearbeitungsrechte für Kampagnenunterlagen und bestimmte gemeinsame Ordner benötigen, während Mitglieder aus anderen Abteilungen nur Lesezugriff erhalten. Diese bewährte Methode der Dateiverwaltung beschleunigt Projekte, sodass Teams strategische Dokumente freigeben und gleichzeitig die Datenintegrität sichern.

3. Einstellungen für das Teilen von Links anpassen

Das Beachten von Best Practices beim Teilen von Links kann eine praktische Möglichkeit sein, um zusammenzuarbeiten und den Zugriff auf Dateien nachzuverfolgen, birgt jedoch Sicherheitsrisiken, wenn es nicht richtig verwaltet wird. Nehmen Sie sich Zeit, die Berechtigungen zu verwalten und zu kontrollieren, wer auf geteilte Dateien zugreifen darf und was damit gemacht werden kann.

Statt einen öffentlichen Link zu erstellen, den jeder nutzen kann, sollten Sie Links generieren, bei denen sich Nutzer:innen authentifizieren müssen, bevor sie die Dateien ansehen können. Das Festlegen von Ablaufdaten für Links ist auch eine Praxis, die den Zugriff im Laufe der Zeit einschränkt. Diese Kontrollen verringern das Risiko einer unbeabsichtigten Datenbelichtung.

4. Zugriff auf freigegebene Dateien und Ordner überwachen

Wenn Sie regelmäßig auf den Zugriff auf freigegebene Dateien und Ordner achten, können Sie potenzielle Sicherheitsbedrohungen erkennen. Verwenden Sie die Audit-Trails und Reporting-Tools Ihres Cloud-Anbieters, um nachzuverfolgen, wer wann auf welche Dateien zugreift.

Wenn Sie beispielsweise ungewöhnliche Zugriffsmuster auf eine große Datei bemerken, die in der Cloud gehostet wird, lohnt es sich, diese zu untersuchen. Ein solches Verhalten könnte auf potenzielle Datenschutzverletzungen hindeuten. Durch eine enge Überwachung der Zugriffsprotokolle können Sie unbefugte Zugriffsversuche frühzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen, bevor ein Vorfall eintritt, um die unstrukturierten Daten Ihres Unternehmens zu schützen.

5. Prüfen und passen Sie die Datei- und Ordnerberechtigungen bei Bedarf an

Das Prüfen und Anpassen der Datei- und Ordnerberechtigungen ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung einer sicheren Cloud-Umgebung. Wenn Teams wachsen, Projekte sich weiterentwickeln oder Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlassen, ändern sich die Zugriffsanforderungen.

Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßige Überprüfungen von Berechtigungen durchführen, um sicherzustellen, dass sie aktuell sind und auf dem neuesten Stand bleiben. Wenn beispielsweise Teammitglieder in eine andere Rolle wechseln, passen Sie umgehend ihren Zugriff an, um verbleibende Berechtigungen zu verhindern, die Sicherheitsrisiken darstellen könnten. Ein proaktiver Sicherheitsansatz kann Ihnen dabei helfen, neuen Bedrohungen einen Schritt voraus zu sein.

6. Schützen Sie Ihre Daten über die Standardberechtigungen für Dateien und Ordner hinaus

Gemäß dem Cisco Cybersecurity Readiness Index 2024 erlebten 54 % der Unternehmen im Jahr 2023 einen Cybersicherheitsvorfall. 73 % der Unternehmen glauben, dass eine ähnliche Störung in den nächsten 12 bis 24 Monaten wahrscheinlich ist.

Tools für die Zusammenarbeit in der Cloud bieten in der Regel diese erweiterten Sicherheitsfunktionen, um sensible Informationen zu schützen und schnell auf Bedrohungen zu reagieren.

• Verschlüsselte Dokumentenfreigabe: Indem Sie Ihre Dateien verschlüsseln, bevor Sie sie an andere senden, stellen Sie sicher, dass nur Nutzer:innen mit dem richtigen Entschlüsselungsschlüssel auf den Inhalt zugreifen können
• Passwortschutz: Diese Maßnahme schränkt den Zugriff auf Dateien oder Ordner ein, indem Nutzer:innen ein Passwort eingeben müssen, um Daten vor Eindringlingen zu schützen
• Vermeiden von Datenverlusten (DLP): Diese Tools überwachen Datennutzungsmuster und blockieren nicht autorisierte Aktionen wie Kopieren, Herunterladen oder Freigeben von Daten außerhalb genehmigter Kanäle
• Versionskontrolle dokumentieren: Diese Funktion verfolgt Inhaltsänderungen und ermöglicht es Nutzer:innen, bei Bedarf auf frühere Versionen zurückzusetzen, um versehentlichen Datenverlust oder Datenbeschädigung zu verhindern
• Multifaktor-Authentifizierung (MFA): MFA erfordert, dass Nutzer:innen verschiedene Identifikationsformen – wie Passwörter, Biometrie oder Sicherheitstoken – angeben, um auf ihre Konten zugreifen zu können, was dem Cloud-System eine zusätzliche Sicherheitsebene verleiht

Lesen Sie unseren Leitfaden zur Dateifreigabe in Unternehmen und entdecken Sie die Vorteile sicherer Lösungen.

Sichere Zusammenarbeit mit Box-Dateifreigabeberechtigungen

Jedes Team oder Unternehmen kann durch Zusammenarbeit erfolgreich sein und Box bietet die einfachste Möglichkeit, Dateien sicher in der Cloud zu erstellen, zu bearbeiten und zu senden. Mit dem Intelligenten Content Management können Sie Ihre Inhalte von überall und mit jedem Gerät speichern, teilen und verwalten.

Mit Box können Sie Ihre sensiblen Daten mit granularen Zugriffsberechtigungen, Passwortkontrollen, Dateiverschlüsselung, starker Nutzerauthentifizierung und anderen Funktionen schützen, die Ihnen die vollständige Kontrolle über die Datensicherheit geben.

Sie können Box auch mit mehr als 1.500 Anwendungen verbinden – von Videokonferenz- und Kommunikationsplattformen bis hin zu Projektmanagement- und CRM-Systemen. Auf diese Weise vereinfachen Sie Workflows, steigern die Produktivität und fördern die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.

Kontaktieren Sie uns noch heute und entdecken Sie, was Sie mit erweiterten Ordner- und Dateiberechtigungen alles tun können.

*Wir sind stets bestrebt, Produkte und Services anzubieten, die den besten Datenschutz sowie die höchste Sicherheit und Compliance gewährleisten, jedoch stellen die in diesem Blogbeitrag enthaltenen Informationen keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und aktuellen Kund:Innen dringend, ihre eigene Sorgfaltspflicht bei der Einhaltung geltender Gesetze zu erfüllen.