Ihr ultimativer Leitfaden für die Metadatenverwaltung in Unternehmen

Ob Sie einzelne Dokumente oder umfangreiche Asset-Bibliotheken verwalten – Metadaten sind überall im Unternehmen. Sie umfassen alle Informationen, die den Kontext, die Bedeutung und die Struktur Ihrer Daten ermöglichen, und erleichtern so die Verwaltung und Interpretation. Metadaten können in verschiedenen Kategorien und Formaten vorliegen. Eine bestimmte Information zu finden, kann aber so mühsam sein wie die Suche nach einer Nadel im Heuhaufen.

Laut dem State of Data and Analytics Report von Salesforce sind erstaunliche 94 % der Führungskräfte der Meinung, dass ihre Unternehmen mehr Wert aus ihren Daten ziehen sollten. Künstliche Intelligenz (KI) verändert jedoch die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Informationen nutzen, indem sie mithilfe von Metadaten Erkenntnisse aus Dokumenten und Dateien in der Cloud gewinnen.

Sehen wir uns an, wie KI Metadaten verwendet, um Ihre Geschäftsstrategien mit wertvollen Informationen zu unterstützen. Unser Leitfaden enthält die besten Best Practices für die Metadatenverwaltung in Unternehmen, um den Zugriff auf Ihre Inhalte zu erleichtern, die Qualität Ihrer Informationen zu verbessern und Ihren Datenlebenszyklus mit KI zu optimieren.

Was ist Metadatenverwaltung?

Metadatenverwaltung besteht aus einer Reihe systematischer Prozesse und Strategien zur Erfassung, Speicherung, Organisation und Pflege der Metadaten, die Ihr Unternehmen speichert. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Metadaten genau, konsistent und leicht zugänglich sind. Dies ist entscheidend für effiziente Workflows und die Wertschöpfung aus unstrukturierten Daten.

Metadaten können in verschiedene Formen unterteilt werden, die jeweils einen anderen Zweck erfüllen, um Daten effektiv zu beschreiben, zu verwalten und zu nutzen.

• Beschreibende Metadaten: Grundlegende Informationen, die den Inhalt eines Datenassets beschreiben, wie Titel, Schlüsselwörter, Zusammenfassungen und Tags
• Strukturelle Metadaten: Struktur und Organisation einer Datei oder eines Dokuments, einschließlich Format, Größe und Anzahl der Seiten
• Administrative Metadaten: Informationen zu einem Inhalt, wie z. B. Erstellungs- und Änderungsdaten, Urheberrechtsinformationen und Zugriffsrechte
• Technische Metadaten: Die technischen Aspekte von Daten, die Informationen zu Komprimierungsformat, Dateityp, Codierung, Softwareversion und Auflösung enthalten

Verwechseln Sie Metadaten nicht mit einem Datenkatalog

Die Verwaltung von Metadaten wird häufig mit der Idee assoziiert, ein durchsuchbares Inventar von Datenbeständen zu erstellen – fast wie bei der Suche nach einem Buch in einem Bibliothekssystem. Ein Datenkatalog und die Metadatenverwaltung dienen jedoch etwas anderen Zwecken.

• Ein Datenkatalog konzentriert sich speziell auf Datenermittlung, Zugriff und Verständnis.
• Metadatenverwaltung deckt den gesamten Lebenszyklus von Metadaten ab, von der Erstellung bis zur Pflege. Es handelt sich um eine umfassendere Disziplin, die einen Datenkatalog als eine ihrer Komponenten umfassen kann

Um den Unterschied zu verstehen, stellen Sie sich eine medizinische Einrichtung vor, die umfassende Patientenakten verwaltet, Informationen aus der medizinischen Forschung extrahiert und Vorschriften wie HIPAA einhalten muss. In diesem Fall wäre ein Datenkatalog nur in der Lage, Informationen zu organisieren und zu indizieren, während eine Lösung für die Verwaltung von Metadaten integrierte Werkzeuge für die kontinuierliche Ermittlung, Speicherung, den Schutz, die Privatsphäre und Weitergabe von Daten bieten würde.

Vorteile der Metadatenverwaltung für Unternehmen

Durch die Bereitstellung von Kontext, Struktur und Bedeutung für Ihre Inhalte durch Metadaten können Sie Ihre Informationen effektiv organisieren, lokalisieren und nutzen und so Erkenntnisse aus Inhalten wie Berichten, Verträgen oder Betriebsrichtlinien gewinnen.

Durch die Implementierung der Metadatenverwaltung können Sie:
 

• Inhaltsermittlung verbessern: Ein von Box gesponsertes IDC-Whitepaper zeigt, dass 90 % der Geschäftsdaten unstrukturiert und häufig systemübergreifend isoliert sind. Durch das Taggen von Inhalten mit relevanten Schlüsselwörtern, Kategorien und Beschreibungen auf einer zentralen Plattform können Sie Dokumente und Dateien einfacher finden, Zeit sparen und genauere Ergebnisse erhalten.
• Verbesserung der Datenqualität: Genaue Metadaten stellen sicher, dass die Daten, die Sie für die Entscheidungsfindung verwenden, zuverlässig und aktuell sind. Die Verwaltung von Metadaten umfasst die Festlegung von Standards für die Beschreibung und Speicherung von Daten, um Fehler oder Inkonsistenzen in Ihren Inhalten zu identifizieren und zu korrigieren.
• Mehr Informationssicherheit und Compliance: Vorschriften wie DSGVO und CCPA erfordern eine detaillierte Dokumentation von Datenquellen, -nutzung und -zugriff. Tools zur Verwaltung von Metadaten für Unternehmen bieten Prüfpfade, um die Einhaltung dieser Vorschriften zu unterstützen. Darüber hinaus können Sie festlegen, wer auf bestimmte Dateien zugreifen kann, um Sicherheitsrichtlinien durchzusetzen und vertrauliche Informationen zu schützen.
• Optimiertes Daten-Lebenszyklusmanagement: Metadaten bieten eine umfassende Ansicht Ihrer Datenbestände, mit der Sie Workflows automatisieren, zeitnahe Aktualisierungen sicherstellen und fundierte Entscheidungen über die Datenaufbewahrung oder -entsorgung treffen können. Durch die Verwaltung und Verwendung von Metadaten können Sie Speicherressourcen optimieren, das Risiko veralteter Informationen verringern und den gesamten Datenlebenszyklus von der Erstellung bis zur Archivierung oder Löschung optimieren.

Die 8 bewährtesten Best Practices für die Metadatenverwaltung für Unternehmen

Hier sind die acht bewährtesten Best Practices für die Metadatenverwaltung, mit denen Sie Ihre Bemühungen optimieren und den Wert Ihrer Daten effektiv nutzen können.

1. Entwickeln Sie eine umfassende Strategie zur Verwaltung von Metadaten für Unternehmen

Stellen Sie sich ein großes Medienunternehmen vor, das Nachrichtenartikel, Videos, Podcasts und mehr produziert, wobei separate Teams für die redaktionelle Arbeit, die multimediale Produktion und die Inhaltsverteilung zuständig sind. Ohne eine kohäsive Strategie zur Verwaltung von Metadatenin Unternehmen verwenden diese Bereiche möglicherweise inkonsistente Formate, um ihre Inhalte zu organisieren, wodurch es für Teams schwierig wird, relevante Informationen zu sammeln, da die Metadaten nicht standardisiert sind oder nicht leicht durchsucht werden können.

Beginnen Sie mit der Entwicklung einer Roadmap, die Ziele, wichtige Stakeholder, Prozesse und die Ausrichtung von Metadaten auf diese Ziele umreißt. Berücksichtigen Sie Faktoren wie:

• Datenvolumen und -vielfalt: Die Menge und Vielfalt der Daten beeinflussen die Tools und Prozesse zur Metadatenverwaltung.
• Datennutzungsmuster: Wenn Sie verstehen, wie Daten innerhalb des Unternehmens verwendet werden, können Sie die wichtigsten Metadatenattribute identifizieren.
• Datenquellen: Die Datenquellen, z. B. Cloud-Speichersysteme und externe Datenbanken, bestimmen, wie Sie Metadaten erfassen und organisieren.
• Vorhandene Systeme und Technologien: Die Kompatibilität Ihrer aktuellen Systeme und Technologien mit einer Software zur Metadatenverwaltung bestimmt die einfache Integration und das Potenzial zur Verbesserung bestehender Workflows.  

2. Implementieren Sie ein zentrales Metadaten-Repository

Durch das Konsolidieren von Metadaten an einem einzigen Ort werden Probleme wie das Speichern mehrerer Versionen desselben Dokuments an verschiedenen Speicherorten vermieden, was zu potenziellen Fehlern führen kann.

Entscheiden Sie sich für eine Plattform für die Metadatenverwaltung, die für alle Beteiligten zugänglich ist und skalierbare Datenspeicherung unterstützt, um sicherzustellen, dass diese Lösung den wachsenden Datensätzen des Unternehmens gerecht wird. Integrieren Sie dieses Tool in Ihre vorhandene Software, um Metadaten aus Tools wie CRM- und Content-Management-Systemen in ein Repository zu übertragen. Achten Sie auf Lösungen, die Dokumentversionskontrolle bieten, um Änderungen nachzuverfolgen und bei Bedarf auf frühere Versionen zurückgreifen zu können.

3. Standardisieren Sie Metadatendefinitionen

Die Standardisierung stellt sicher, dass Metadaten im gesamten Unternehmen konsistent und nutzbar sind. Dieser Prozess umfasst:

• Erstellen einer Richtlinie für die Metadatenverwaltung: Das Erstellen einer Richtlinie, die die Grundlagen der Verwaltung Ihrer Metadaten umreißt, umfasst das Festlegen der Rollen der beteiligten Personen, der Arten von Unternehmensdaten und der beteiligten Prozesse.
• Erstellen von Metadatenschemata: Die Entwicklung von Modellen oder Vorlagen, die bestimmen, wie Metadaten organisiert und klassifiziert werden sollen, erleichtert die Konsistenz der Datenbeschreibungen.
• Definition von Standards für die Metadatenverwaltung: Durch das Festlegen einheitlicher Definitionen und Formate für Metadatenfelder wird sichergestellt, dass alle Abteilungen und Systeme dieselbe Sprache und Struktur verwenden.

4. Automatisieren Sie die Erfassung und Verwaltung von Metadaten

Je größer das Volumen und die Komplexität Ihrer Metadaten werden, desto mehr benötigen Sie eine Lösung, die die Erfassung, Aktualisierung und Verwaltung automatisiert. Der Markt für die Verwaltung von Metadaten für Unternehmen wird 2024 voraussichtlich 11,63 Mrd. US-Dollar erreichen, mit einem prognostizierten Wachstum von 31,68 Mrd. US-Dollar bis 2029, angetrieben durch den zunehmenden Bedarf an Automatisierung über mehrere Geschäftsprozesse hinweg.

KI kann helfen, da sie Aufgaben wie Data Tagging, Klassifizierung und Qualitätssicherung automatisiert. Sie können KI-gestützte Tools für Folgendes verwenden:

• Automatisieren der Metadatenextraktion: Algorithmen für KI und maschinelles Lernen können Metadaten aus unstrukturierten Inhaltsquellen wie Dokumenten und Bildern extrahieren.
• Verbesserte Suche und Abfrage von Metadaten: Durch die Integration mit Technologien wie RAG (Retrieval Augmented Generation) verbessert KI die Genauigkeit Ihrer Suchergebnisse für Big-Data-Datensätze.
• Routineaufgaben optimieren: KI kann Unternehmensabläufe automatisieren und Metadatenverwaltungsprozesse optimieren, wie z. B. das Erkennen und Korrigieren von Fehlern oder Inkonsistenzen in Ihren Inhalten.

5. Integrieren Sie die Metadatenverwaltung mit Data Governance

Die Metadatenverwaltung bietet die grundlegende Struktur und den Kontext für Data Governance und ermöglicht unternehmensweit einheitliche Standards, Compliance und Qualität. Beispielsweise können Life-Sciences-Unternehmen strenge Aufbewahrungsrichtlinien durchsetzen, um Vorschriften für klinische Studiendaten einzuhalten. Metadaten helfen bei der Verwaltung und Durchsetzung dieser Richtlinien, indem sie verfolgen, wann Daten erstellt, geändert und gelöscht wurden. So stellen Sie sicher, dass Sie Datensätze gemäß den gesetzlichen Vorschriften aufbewahren oder entsorgen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien für Data Governance und Metadatenverwaltung aufeinander abgestimmt sind, indem Sie ein Framework erstellen, das beides integriert. Ihre Strategie sollte definieren, wie Metadaten Governance-Ziele wie Datenqualität, Compliance und Sicherheit unterstützen.

6. Stellen Sie Schutz und Sicherheit von Metadaten sicher

Wenn Sie mit sensiblen Inhalten wie personenbezogenen Daten oder Finanzdaten zu tun haben, müssen Sie Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff und potenziellen Verstößen schützen. Durch die Anwendung von Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen wie der Verschlüsselung von Dokumenten vor der Freigabe und Implementierung granularer Kontrollen schränken Sie den Zugriff auf Ihre vertraulichen Inhalte ein und schützen sowohl die Metadaten als auch die darin beschriebenen Informationen.

7. Ermöglicht die Zugänglichkeit und Verwendbarkeit von Metadaten

Mit zugänglichen und nutzbaren Metadaten können Benutzer:Innen die benötigten Informationen einfach finden und verwenden. Sie können Metadatenvorlagen erstellen, d. h. Attributgruppen, die bei der Klassifizierung von Inhalten helfen. Beispielsweise kann ein Vertriebsteam eines Softwareunternehmens über eine Pitch-Vorlage verfügen, die die wichtigsten Elemente einer Präsentation definiert, einschließlich Metadatenelemente wie Zielgruppe, wichtige Verkaufsargumente, Wettbewerbsanalyse und Handlungsaufruf.

Diese Praxis bietet einen einheitlichen Rahmen, der es einfacher macht, Informationen effizient zu suchen, abzurufen und zu interpretieren. Sie können Metadatenvorlagen auch an die Anforderungen Ihrer Abteilungen anpassen und so die Dateneingabe durch Ihre Teammitglieder erleichtern.

8. Nutzen Sie Tools zur Metadatenverwaltung, um die Auffindbarkeit von Inhalten zu verbessern

Teams, die täglich Inhalte überprüfen, erstellen oder bearbeiten, haben oft Schwierigkeiten, relevante Informationen in Dokumenten und Dateien zu finden. Effektive Tools zur Verwaltung von Metadaten bieten erweiterte Such- und Filterfunktionen, damit Teams schnell die benötigten Informationen finden können, wodurch der Zeitaufwand für manuelle Suchen reduziert und die Produktivität insgesamt verbessert wird.

Mit KI-basierten Lösungen kann Ihr Team auch Fragen zu Dokumenten oder Tabellenkalkulationen stellen und sofortige Antworten auf Basis von Metadaten-Tags und Kategorien erhalten. Diese Plattformen ermöglichen eine aktive Metadatenverwaltung, d. h. die Integration von Echtzeitaktualisierungen und dynamischen Interaktionen, um Metadaten aktuell und zugänglich zu halten.

Hier erfahren Sie, wie Sie KI unternehmerisch nutzen können.

Verbessern Sie Ihre Strategie zur Metadatenverwaltung in Ihrem Unternehmen mit Box

Um eine umfassende Strategie zur Metadatenverwaltung umzusetzen, benötigen Sie eine zentralisierte Plattform, um Ihre Inhalte effektiv zu erstellen, zu speichern, zu organisieren und gemeinsam an ihnen zu arbeiten. Das bietet Box: eine Unternehmenslösung, die den gesamten Lebenszyklus Ihrer Metadaten mit automatisierten Workflows, KI-basierten Funktionen und sicherem und konformem Cloud-Speicher erleichtert.

Mit der Intelligenten Content Cloud können Sie Ihre Metadaten optimal nutzen:

• Box AI: Nutzen Sie künstliche Intelligenz und fortschrittliche Modelle für maschinelles Lernen, um Fragen zu einem Dokument zu stellen oder Erkenntnisse aus einer Tabelle basierend auf Ihren Inhaltsmetadaten zu gewinnen.
• Box Hubs: Erstellen Sie Portale, um Inhaltsressourcen zu zentralisieren und mithilfe von KI über mehrere Dokumente hinweg Fragen zu stellen.
• Box Relay: Nutzen Sie Ihre Metadaten, um Ihre Verträge einfach zu signieren, optimieren Sie Ihren Prozess zur Inhaltsüberprüfung und erstellen Sie Workflows innerhalb weniger Minuten mit Tools und Vorlagen.
• Box-APIs:Stellen Sie Entwickler:Innen und IT-Teams Tools zur Verfügung, mit denen sie Metadatenvorlagen erstellen und anpassen können, die Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen.

Treten Sie mit uns in Kontakt, um über Lösungen für das Metadaten-Management in Unternehmen zu sprechen.

** Wir sind stets bestrebt, Produkte und Services anzubieten, die den besten Datenschutz sowie die höchste Sicherheit und Compliance gewährleisten, jedoch stellen die in diesem Blogbeitrag enthaltenen Informationen keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und aktuellen Kund:Innen dringend, ihre eigene Sorgfaltspflicht bei der Einhaltung geltender Gesetze zu erfüllen.