Vornado baut auf erstklassige Inhalte

Um an der Spitze zu stehen, wird die beste Infrastruktur benötigt

Der gewerbliche Immobiliensektor in New York City ist im Branchenvergleich höchst anspruchsvoll. Wer in dieser Region Marktführer ist, gehört zu den Besten – und das erfordert weit mehr als nur Talent. Vornado Realty Trust hat eine Technologieinfrastruktur aufgebaut, die die Arbeit seiner fleißigen Teams fachkundig unterstützt. Dabei dient Box als wichtiger Partner und Ressourcenquelle.

Als öffentlicher, national anerkannter Immobilienfonds ist Vornado nicht nur ein führender Anbieter von erstklassigen Gewerbeimmobilien, sondern auch ein Vorreiter in Sachen Nachhaltigkeit sowie größter Eigentümer von LEED-zertifizierten Immobilien in den USA. Das Unternehmen zeichnet sich unter anderem durch die aktuelle Umgestaltung der preisgekrönten Moynihan Train Hall und des Großteils des Penn District aus.

Chief Information Officer Robert Entin ist seit fast 20 Jahren bei Vornado und hat in dieser Zeit den Wandel des Tech-Stacks miterlebt. Die Art und Weise, wie Vornado unstrukturierte Inhalte erstellt, schützt und freigibt – darunter Rechnungen und Verträge, die für das Geschäft entscheidend sind –, ist inzwischen ausgereift. Das Unternehmen ist nun in der Lage, neben anderen Tools alle Vorteile von KI für sich zu nutzen.

Eine auf die Zukunft ausgerichtete Content-Plattform

Zuvor befanden sich alle Inhalte, wie Entin es beschreibt, in einer „typischen veralteten Umgebung. Gerade im Hinblick auf die Sicherheit nicht ideal. Information Governance war schwierig. Backups waren aufwendig. Ransomware stellte eine echte Bedrohung dar. Die Freigabe an externe Beteiligte war hakelig.“

Ziel war es, alle Inhalte vom lokalen Netzwerk in die Cloud zu migrieren. Entin wollte, dass Endbenutzer:Innen von überall aus, jederzeit und auf sichere Weise auf Dokumente zugreifen und diese für externe Mitarbeiter:Innen freigeben können. Intelligent Content Management war für das Team hierbei ein entscheidender Teil der Lösung. Ihre Sorgfaltspflichten führten sie zu Box. Entin fährt fort: „Wir haben uns schlussendlich für Box entschieden, weil dieser Anbieter eine Vision für Intelligent Content Management hat.“

Diese Vision markiert den echten Vorteil einer langfristigen Partnerschaft mit Box. „Box betrachtet sich nicht nur als Speicherort für Inhalte“, erklärt er. „Sie bieten Box Shield, Box Governance, Box Notes, Box Relay, Box AI und jetzt Box Hubs. Die Plattform verfügt über viele Funktionen, mit denen alle zusammenarbeiten und ihre Arbeitsziele erreichen können.“

Workflows transformieren durch zentralisierte Inhalte

Heute dient Box als zentraler Speicherort für alle Inhalte des Unternehmens – mit integrierten automatisierten Workflows, um die Arbeitsweise der Teams zu standardisieren. „Einer der großen Vorteile von Box ist das zentrale Content Management-System, das die Möglichkeit bietet, Inhalte mit so vielen Mitarbeiter:Innen wie nötig und einer Vielzahl von Berechtigungen zu teilen“, so Entin.

Ein Beispiel: Mietrechnungen, die früher papierbasiert waren, befinden sich jetzt in Box. Mithilfe der Box Platform-API erstellte Vornado einen Software-Agenten, der jeden Monat automatisch einen Ordner für jede Eigenschaft erstellt, damit Immobilienverwalter:Innen problemlos auf Mieterabrechnungen zugreifen können. Diese Abrechnungen werden zudem per E-Mail in einem strikt koordinierten Workflow an alle Mieter:Innen gesendet, sodass niemand Mühe dafür aufwenden muss.

Entin sagt dazu: „Eines der Dinge, die Box besonders gut macht, ist die Sicherstellung, dass ihre Integration mit großen Anbietern – z. B. Microsoft und Google – so reibungslos wie möglich funktioniert. Box vermeidet also Hindernisse und verbessert die Produkterlebnisse.“

Die richtige Verschlüsselungsstufe auf jeder Ebene

Im Bereich der Gewerbeimmobilien gibt es immer viele externe Stakeholder. Daher ist es besonders wichtig, dass Inhalte mit anderen Personen außerhalb des Unternehmens geteilt werden können. Selbst bei der internen Zusammenarbeit hat Sicherheit oberste Priorität. Entin erläutert: „Wie alle Unternehmen verfügen wir über viele sensible Inhalte. Im Hinblick auf Backups und Ransomware-Probleme ist Box heutzutage aufgrund der unbegrenzten Speicherkapazität im Grunde eine Ransomware-sichere Umgebung.“

Diese Kapazität ermöglicht es dem Team, mehrere frühere Versionen jedes Dokuments zu speichern, sodass die Mitarbeiter:Innen im Falle eines Angriffs immer Zugriff auf eine aktuelle Version haben. Verschlüsselung ist für das IT-Team von Vornado besonders wichtig. „Box bietet eine zusätzliche Verschlüsselungsebene, dank der wir Datenverluste besser verhindern können“, bestätigt Entin.

Inhalte in Box werden im Ruhezustand automatisch verschlüsselt. Vornado kann zudem mithilfe des Begleitprodukts Vera hochsensible Informationen zusätzlich verschlüsseln. So kann sich die IT-Abteilung darauf verlassen, dass Benutzer:Innen Inhalte auf sichere Weise mit anderen teilen – ganz gleich, ob intern, extern oder auch per E-Mail (mit einem Freigabe-Link). Wenn jemand einen Link erhält und versucht, ihn per E-Mail an eine andere Person weiterzuleiten, kann diese zweite Person nicht auf die Datei zugreifen. Und wenn sich der Status einer Person innerhalb des Unternehmens oder während eines Projekts ändert, ist es einfach, ihren Zugriff zu entziehen.

Entin merkt an: „Box gestaltet den Prozess nahezu reibungslos. Bei der Implementierung von umfassender Verschlüsselung im Unternehmen ist das für uns ein echter Segen.

Das ultimative Ziel: Unstrukturierte Daten in einem trainierten Modell

Da Vornado große Mengen strukturierter und unstrukturierter Daten verarbeitet, ist KI der nächste logische Schritt für das Unternehmen. KI bietet Vorteile wie die umfassende Textsuche und verbesserte Workflows für Vertragsdokumente.

Gewerbliche Mietverträge sind umfangreiche, komplexe Dokumente voller Informationen, und die Konditionen dieser Mietverhältnisse sind für das Vornado-Akquisitionsteam, die Immobilienverwalter:Innen und die Buchhalter:Innen sehr wichtig. Laut Entin ist es aktuell so: „Wenn Personen komplexe Fragen zu Mietverhältnissen haben, müssen sie diese
Fragen an unsere Mietverwaltungsabteilung weiterleiten, um Antworten zu erhalten. Wenn Sie an die Menge an Inhalten denken, die wir in Box speichern, wird es eine bahnbrechende Entwicklung sein, Fragen zu diesen Inhalten auf eine praktische Weise zu stellen.“

Mit den richtigen Workflows und Prompt Engineering kann Vornado KI-Modelle rund um das Mietkonzept und seine Dokumente trainieren, um schnell Antworten auf tägliche Fragen zu Mietverträgen bereitzustellen, z. B.:

• Wer im Penn District hat 2026 Erweiterungsoptionen?
• Wer hat Versicherungsbedarf für einen Betrag von X?
• Wer verfügt über Verlängerungsoptionen auf verschiedenen Etagen einer bestimmten Immobilie?

Vornados Partnerschaft mit Box wird hier entscheidend sein. Entin erklärt: „Box ist wohl in einer einzigartigen Position, KI zu nutzen, während sich dieser wachsende Sektor weiterentwickelt. Der Einsatz von KI neben allen anderen funktionalen Elementen der Box Platform birgt transformatives Potenzial.“

Laut Entin schätzt Vornado insbesondere die folgenden drei Dinge an Box:

1. Flexibles Teamwork: „Die Möglichkeit, überall und jederzeit sicher auf Daten zugreifen zu können.“
2. Externe Zusammenarbeit: „Die Möglichkeit, Inhalte mit externen Beteiligten zu teilen, ist für jedes Content Management-System ein großer Vorteil.“
3. Sicherheit: „Die Sichtweise von Box bezüglich Sicherheit ist äußerst beeindruckend.“

 

KI ist meiner Meinung nach der wichtigste Bestandteil unserer Zukunft. Und sie ist wahrscheinlich der entscheidende Faktor bei Box, der unsere Arbeitsweise wirklich verändern könnte.

– Robert Entin, CIO, Vornado Realty Trust