KABOOM! eröffnet Spielmöglichkeiten

Echte Zusammenarbeit an Aufgaben

Systembedingte Ungleichheit ist ein weit gefasstes Konzept, doch für Kinder ohne Zugang zu Spielplätzen ist es die harte Realität. Um dieses Problem zu lösen, wurde die gemeinnützige Organisation KABOOM! gegründet – damit jedes Kind einen sicheren Bereich zum Spielen, Lernen und Interagieren im Freien hat. Die Organisation arbeitet mit Partnern in verschiedensten Gemeinschaften zusammen. Für fast 12 Millionen Kinder sind auf diese Weise über 17.000 Spielflächen gebaut oder umgestaltet worden.

Das Modell der gemeinnützigen Organisation ist zwar skalierbar, doch nicht stereotypisch. Für jede Gemeinschaft berücksichtigt das Projektteam bestimmte Faktoren. Ein Spielplatz in Texas braucht beispielsweise mehr Schattenflächen als ein Spielplatz in North Dakota. Ein Spielplatz in Uvalde, Texas – den KABOOM! nach dem Amoklauf im Jahr 2022 baute –, benötigte etwas ganz Besonderes. (Mehr über den Verlauf dieses bedeutenden Projekts erfahren Sie hier.)

Da gegenseitiges Zuhören und Zusammenarbeit im Mittelpunkt der gemeinnützigen Organisation stehen, muss dies durch die von den Führungskräften ausgewählten Technologie-Tools gestützt werden. Beispielsweise geht jedes Spielplatzprojekt laut Marc Hutzell, Director of Information Technology bei KABOOM!, mit vielen verschiedenen unstrukturierten Inhalten einher: Tabellen, Budgetinformationen, Planungsdetails in PDF-Dateien und eine Salesforce-Datenbank, die das Projekt von Anfang bis Ende darlegt.

Mitarbeiter:Innen können über Box auf jede dieser Dateien zugreifen und sie nativ in den jeweiligen Tools bearbeiten. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die Inhalte stets geschützt und zentralisiert sind. Hutzell beschreibt es so: „Wenn Mitarbeiter:Innen in Salesforce arbeiten, greifen sie tatsächlich auf Inhalte in Box zu. Es ist praktisch, dass sie dafür nicht das Tool wechseln müssen.“

Integrationen für nahtloses Arbeiten

KABOOM! verwendet Box seit 10 Jahren. Ursprünglich wurde die Plattform für Intelligent Content Management herangezogen, um On-Premise-Server zu eliminieren. Seitdem wird sie außerdem genutzt, um zu wachsen und noch mehr Gemeinschaften zu unterstützen. Zum Zeitpunkt des Verfassens hat die Organisation 75 Mitarbeiter:Innen, die alle Box für die Freigabe und Zusammenarbeit an Inhalten verwenden. Außerdem werden häufig Salesforce- und Microsoft-Technologien eingesetzt. Daher ist es besonders entscheidend, dass sich Box gut mit anderen Tools integrieren lässt.

Dank der Integrationsmöglichkeiten von Box eröffnet sich allen Beteiligten ein nahtloses Erlebnis. Zu diesen zählen:

• Projektmanagement-Teams, die dokumentübergreifend die Ordnung bewahren müssen
• Das Finanzteam, das Budgets im Blick behält
• Die Personalabteilung, die personenbezogene Daten aufbewahren und auf diese zugreifen muss
• Das Kommunikationsteam, das ununterbrochenen Zugriff auf interne sowie externe Marken- und Marketingdateien benötigt

Box-Integrationen gewährleisten also, dass „alle wichtigen tagtäglichen Angelegenheiten direkt über Box abgewickelt werden“, wie Hutzell es zusammenfasst.

Kosten einsparen und Workflows optimieren mit Box Sign

KABOOM! nutzt auch noch andere Box-Tools. Dazu zählt unter anderem Box Sign. Das IT-Team der Organisation verwendet zwar andere E-Signatur-Tools, aber der Wechsel zu Box Sign spart Kosten. Beispielsweise nutzt das Finanzteam Box Sign, um Rechnungen zu übermitteln und Genehmigungen einzuholen. Wenn ein Anbieter eine Rechnung einsendet, wird diese zur Prüfung und Abzeichnung an die entsprechende Person weitergeleitet und von dieser dann sofort zurückgeschickt.

„Box Sign ist ein wichtiges Tool für uns“, so Hutzell. „So können wir Kosten sparen, denn andere E-Signatur-Tools sind mitunter teuer.“

Wertvolle organisationsübergreifende Datenkontinuität

Mittlerweile betrachtet das Technologieteam von KABOOM! Box als einen zentralen Ort, an dem Mitarbeiter:Innen im gesamten Unternehmen in Echtzeit auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten können – von Vorstandsmitgliedern über Abteilungsleiter:Innen bis hin zu einzelnen Beteiligten. Hutzell bestätigt: „Es ist schön, dass Box regelmäßig Aktualisierungen durchführen kann, wie z‎. B. für unser Ziele-Dokument, ohne mehrere Dateien geöffnet werden müssen.“

Die Zeit- und (entsprechendend) Kosteneinsparungen, die sich daraus ergeben haben, sind enorm. Hutzell nennt die Datenkontinuität als einen der größten Vorteile von Box: „Das ist unsere Informationsquelle. Es ist schwer zu bemessen, aber die Kontinuität der Daten ist für jede Organisation von entscheidender Bedeutung. Box ermöglicht es uns, diese Kontinuität aufrechtzuerhalten.“

Box für gemeinnützige Organisationen

„Kein Spielplatz gleicht dem anderen“, meint Hutzell. „Wir bringen unser Fachwissen ein, doch verlassen uns auf Input von den Gemeinschaften, um sicherzustellen, dass das Ergebnis ihren Bedürfnissen gerecht wird. Wir haben sogenannten Designtage, an denen die Kinder die Spielplätze aufmalen, die sie sich wünschen. Wenn wir dann alles zusammenbringen, können die Kinder am Ende sagen, dass sie auch geholfen haben. Sie arbeiten mit an den Lösungen für ihre Gemeinschaft.“

IT-Teams haben in mehr als einer Hinsicht direkten Einfluss auf die Ziele der gemeinnützigen Organisationen, die sie unterstützen. Hutzell fährt fort: „Man sieht bei anderen gemeinnützigen Organisationen nicht immer die Ergebnisse der Mühe, die hineingesteckt wurde. Aber hier (bei KABOOM!) treten wir mit den Gemeinschaften in Kontakt, behalten den Aufbau der Spielplätze im Blick und sehen am Ende sogar die Kinder beim Spielen“.

„Ich habe schon immer sehr geschätzt, dass sich Box viel Mühe dabei gibt, die Anforderungen gemeinnütziger Organisationen zu berücksichtigen und sie zu unterstützen“, so Hutzell. „Nahezu vom ersten Tag an hat Box gemeinnützige Organisationen als einen wichtigen Teil ihres Geschäfts- und Unterstützungsmodells betrachtet.“

Die drei Dinge, die KABOOM! laut Marc Hutzell am meisten an Box schätzt:

1. Einfachheit: „Ich kann Dokumente direkt innerhalb der Plattform bearbeiten.“
2. Integration: „Mir gefällt die gute Integration mit Microsoft Teams und Salesforce.“
3. Support: „Der technische Support von Box ist ebenfalls wirklich gut. Die Mitarbeiter:Innen von Box haben uns bisher einwandfrei unterstützt.“

 

„Box liefert uns einen Ort, an dem mehrere Personen gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten können. Es ist eine zentrale Anlaufstelle für Inhalte.“

– Marc Hutzell, Director of Information Technology, KABOOM!